+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Акт о недостаче товара при инвентаризации. Акт о недостаче и(или) пересортице товара

Акт о недостаче

Акт о недостаче товара при инвентаризации. Акт о недостаче и(или) пересортице товара

Акт инвентаризации является одним из самых главных документов, составляемый инвентаризационной комиссией по специальной установленной форме, утверждённой соответствующим постановлением, и представляет собой ни что иное, как документированное подтверждение фактического наличия всех материальных ценностей компании, её денежных средств и бланков имеющимся записям в соответствующих регистрах ведущегося на предприятии бухгалтерского учета.

При этом, акты инвентаризации вполне могут иметь отличающиеся друг от друга формы и содержание, например различными по формату являются следующие документы: акт инвентаризации кассы, акт проверки задолженности по недостачам и хищениям, акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, а также другими кредиторами и дебиторами, акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, или, например, акт инвентаризации расходов будущих периодов. Каждому из таких актов соответствует свой собственный, утверждённый бланк установленной формы.

Бланки инвентаризации

Бланки инвентаризации – то, без чего не может обойтись ни одна инвентаризация, проводимая по правилам и современным стандартам, причём каждому этапу её проведения соответствует свой бланк со своей собственной утверждённой формой документа.

Мы постарались собрать в одном разделе все формы необходимых документов по учету результатов инвентаризации для предприятий, здесь вы можете найти и скачать все основные и необходимые образцы документов по инвентаризации: акт инвентаризации, инвентаризационную опись, сличительную ведомость, и другие бланки инвентаризации.

Утверждённые формы документов, связанных с проведением инвентаризации: акты и бланки инвентаризации, опись, ведомости и образцы других документов

Примечание: все представленные в этом разделе бланки и акты инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

Индекс формыФормат документаНазваниеФормат архива
Форма ИНВ-1описьИнвентаризационная опись основных средств.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-1aописьИнвентаризационная опись нематериальных активов.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-2ярлыкИнвентаризационный ярлык.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-3описьИнвентаризационная опись товарно-материальных ценностей.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-4актАкт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-5описьИнвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-6актАкт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-8актАкт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-8aописьИнвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-9актАкт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-10актАкт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-11актАкт инвентаризации расходов будущих периодов.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-15актАкт инвентаризации наличных денежных средств.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-16описьИнвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-17актАкт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-18ведомостьСличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-19ведомостьСличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-22приказПриказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-23журналЖурнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-24актАкт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей.rar (.xls + .jpg)
Форма ИНВ-25журналЖурнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.rar (.xls + .jpg)

Подробнее о стандартах процедуры и последовательности этапов подготовки и самого процесса смотрите в разделе “проведение инвентаризации”. Заказ самой услуги можно осуществить по телефону агентства Интерпрайм, указанному на нашем сайте.

Статистика случаев обнаружения при приемке груза внутритарной недостачи совсем не радужна, что обуславливает актуальность следующих вопросов:

  • причины возникновения внутритарной недостачи;
  • кто несет ответственность;
  • как свести к минимуму риски возникновения этой недостачи;
  • как получить возможность подачи правомерной претензии (и к кому) с расчетом на реальное возмещение.

Причины и зона ответственности

К внутритарной недостаче относятся два факта несоответствия груза накладным и другой сопроводительной документации. Первый – ненадлежащая комплектность или меньшее количество единиц (веса) товара в коробке (другой транспортной таре). Второй – утрата грузом своих потребительских характеристик в результате перевозки. Причинами этого могут быть:

  • ошибки в комплектации на этапе формирования заказа покупателя, подготовки и упаковки груза. Вина в этом случае — на отправителе (продавце), к нему и должны предъявляться претензии по неверной или недостаточной комплектации;
  • изначально неправильная упаковка: некачественная тара, отсутствие или низкое качество крепежа, использование упаковочных материалов, которые не могут применяться при транспортировке конкретного груза и т.д. Зона ответственности опять же за отправителем;
  • нарушение целостности качественной тары в процессе транспортировки. Ответственность на перевозчике;
  • внутритарная недостача при ненарушенной целостности упаковки и правильной начальной комплектации. Здесь виноватым может быть как отправитель, так и транспортировщик. Если последний не был проинформирован про особенности перевозки груза (что должно быть подтверждено документально) – вина на отправителе. В прочих случаях, включая вероятность хищения, виноват перевозчик.

Когда виновата принимающая сторона

Если же покупателем не была осуществлена должная приемка груза в сроки, по схеме и с документальным подтверждением согласно договорам купли, поставки, транспортировки и пр. или процедуре, предусмотренной Инструкциями П-6 (7), ст. 469, 513, 474 ГК РФ, виноватым окажется именно приемщик.

Что делать?

Во-первых, четко следовать «букве договоров и закона».

Акт недостачи при приемке товара образец скачать

Это заключение (и изучение) прозрачных, четких и детальных договоров поставки и транспортировки, особенно в пунктах, касающихся упаковки и используемой тары. Плюс грамотная (согласно договорам и ГК РФ) приемка груза с проверкой на предмет соответствия внутритарного количества (возможно привлечение независимых специалистов).

Во-вторых, использовать дополнительные меры защиты. Например, изучать репутацию поставщиков и перевозчиков, сотрудничать с продавцами, использующими для упаковки фирменные материалы, герметичную тару и т.д.

Запись опубликована автором admin в рубрике Без рубрики. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Акт о недостаче товара

Получатель: ______________________ ______________________ адрес: ______________________ ______________________ УТВЕРЖДАЮ Руководитель получателя _______________________ ____________/__________ “___”___________ ___ г. АКТ N _______ об обнаружении недостачи продукции г. __________________ “___”___________ ___ г.

Образец акта о недостаче товара при приемке

Мы, нижеподписавшиеся _________________________________________________ __________________________________________________________________________, (Ф.И.О.

лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя отправителя на участие в приемке продукции) составили настоящий акт о выявлении недостачи продукции: 1. Место составления акта ____________________________________________. 2.

Время начала приемки ___ час. ___ мин. Время окончания приемки ___ час. ___ мин. 3. Документ о вызове представителя грузоотправителя (поставщика, производителя): ______________________________________ N _____ от “___”_________ ___ г. (телеграмма, факт, телефонограмма) 4. Грузоотправитель __________________________________________________.

(наименование, адрес) 5. Поставщик _________________________________________________________. (наименование, адрес) 6. Изготовитель ______________________________________________________. (наименование, адрес) 7. Договор N _________ от “___”__________ ___ г. 8. Счет-фактура N __________ от “___”_________ ___ г. 9.

Транспортная накладная N __________ от “___”_________ ___ г. 10. Способ доставки __________________________________________________. (вид транспортного средства) 11. Дата отправки продукции “___”__________ ___ г. Место отправки ____________________. 12. Дата прибытия продукции “___”________ ___ г. Место прибытия ____________________. 13.

Время: — выдачи груза органом транспорта ____________________________________; — вскрытия опломбированных транспортных средств (вагона, контейнера и т.п.) __________; — доставки груза получателю __________________________________________. 14. Дата и время вскрытия тары и упаковки и сведения об их состоянии: ____________________. 15. Сведения о: 15.1.

Пломбах: _______________________________________________________. 15.2. Общем весе продукции: — фактический вес ____________________________________________________; — по документам ______________________________________________________. 15.3. Вес каждого места, в котором обнаружена недостача:

Расхождения по количеству мест и массе в актируемой партии товара, обнаруженные на складе товарополучателя

Количество мест

Масса, кг

Степень заполнения тарного места, вагона, контейнера и т.п.

бруттотаранеттоПо документам грузоотправителяФактически поступилоРасхождение (+, -)

16. Способ определения количества недостающей продукции: ______________________________________. (взвешивание, счет мест, обмер и т.п.) 17. Количество недостающей продукции и ее стоимость:

Товар(наименование)Номер местаЕдиница измеренияПо документам поставщика значится
наименованиекод по ОКЕИартикул товарасортколичество(масса)цена,руб. коп.сумма,руб. коп.

18. Другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения недостачи: ____________________ __________________________________________________________________________. 19.

Заключение о причинах и месте образования недостачи продукции: ____ __________________________________________________________________________. Лица, составившие акт, предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Подписи лиц, составивших акт: _____________________________________ _____________ ______________ (место работы, должность) (подпись) (Ф.И.О.) _____________________________________ _____________ ______________ (место работы, должность) (подпись) (Ф.И.О.

) _____________________________________ _____________ ______________ (место работы, должность) (подпись) (Ф.И.О.) Представитель грузоотправителя (поставщика, производителя): _____________________________________ _____________ ______________ (место работы, должность) (подпись) (Ф.И.О.

) Документ, удостоверяющий полномочия представителя: ________________________ N _________________от “___”_________ ___ г. Решение руководителя получателя: _________________________________________.

Акт пересортицы, образец

Акт о недостаче товара при инвентаризации. Акт о недостаче и(или) пересортице товара

Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.

Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

  • Место приемки товара;
  • Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
  • Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
  • Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
  • Способ доставки и дата отправления товара;
  • Дата отправления товара со склада или станции отправления.

Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.

Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:

  • Наименование товара;
  • Номер места;
  • Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
  • Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
  • Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
  • Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
  • Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
  • Номер паспорта.

Под таблицей стоит зафиксировать, каким образом проводилось измерение количества товара, подробно описать дефекты (характер недостачи, боя и др.) и мнение комиссии о причинах их возникновения. Затем стоит зафиксировать подробно заключение комиссии. Заполненный акт подписывают члены комиссии, указывая место работы и расшифровку подписи, и представитель транспортной компании.

На практике иногда путают акт о недостаче товара и акт недостачи товара при ревизии (образец), однако это разные документы. Акт недостачи при ревизии – это документ, составленный при проведении инвентаризации, проводимой в компании, и обнаружении расхождений реального количества ТМЦ на складе с количеством в учете.

Пересортица при инвентаризации

Если вы торгуете в розницу, то наверняка знакомы с таким явлением как пересортица. Хотя бы гипотетически. Обнаруживается пересортица при инвентаризации.

Вдруг выясняется, что фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше.

Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.

В каком случае это можно признать пересортицей, а в каком — нет? Как оформить пересортицу при инвентаризации документально, как ее правильно отразить в учете? Почему пересортица вообще случается и как снизить ее вероятность? На эти вопросы мы постараемся ответить в нашей статье.

Как происходит пересортица и в каком случае возможен взаимозачет

Итак, у вас проводится инвентаризация. О том, каков порядок этой непростой процедуры, вы можете прочитать . Пересчитав весь товар и сличив его с документами, инвентаризационная комиссия обнаруживает излишек и недостачу определенных товаров.

Произойти такое может по разным причинам. Например, кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.

Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу излишками? Проверяем.

Как говорится в Методических указаниях при инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. №49 (пункт 5.3), взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:

  • излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
  • ответственен за это один человек;
  • излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета одного товара другим быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.

Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием товара. Законом данное понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции (ОКП).

Что делать, если какое-либо условие, необходимое для зачета пересортицы, не выполнено? Излишек товаров в этом случае оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса.

Но представим, что условия соблюдены. Выявлена пересортица при инвентаризации. Что делать дальше?

Объяснительная от материально-ответственного лица

Первым делом материально-ответственному лицу (например, кладовщику), на участке которого была обнаружена пересортица при инвентаризации, необходимо предоставить комиссии подробное объяснение. Об этом говорится в тех же Методических указаниях, о которых уже шла речь выше.

Как написать письмо о пересортице на складе? Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии.

[attention type=green]
В ней необходимо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину (например, схожесть упаковки) и рассказать, какие меры будут приняты, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем. В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу.
[/attention]

Еще лучше понять, как написать объяснения при пересортице, вам поможет наш образец. Скачайте его и просто подставьте свои данные.

Приказ о зачете пересортицы (образец)

Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.

В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть. В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.

Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться формами документов МоегоСклада.

Здесь вы можете скачать образец приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои:

Сличительные ведомости

На основании приказа результаты пересортицы фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19. Эту ведомость оформляют сотрудники бухгалтерии в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии, второй передается материально-ответственному лицу.

Затем эти сведения указываются в ведомости ИНВ-26. Именно в ней отражается, как будут регулироваться возникшие расхождения — зачетом по пересортице, списанием или отнесением на виновных лиц.

Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов в учете

Что делать, если общая стоимость разных сортов товаров, излишек и недостача которых были обнаружены, различается? Это может произойти, например, из-за разницы в цене товаров и не является основанием, запрещающим зачесть пересортицу товаров. Необходимо знать порядок отражения ее результатов в учете.

Другая причина — недостача товара оказалась больше, чем излишек или наоборот. Тогда часть продукции можно зачесть как пересортицу, а оставшуюся отразить в учете так, как сказано ниже.

В том случае, если общая стоимость товаров, по которым обнаружена недостача, оказалась выше стоимости товаров в излишке, то есть, деньги вы потеряли, эту разницу должен возместить виновный сотрудник.

Однако может так случиться, что виновника установить невозможно. Тогда разница рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки.

При этом ситуация для вас серьезно усложняется, поскольку факт отсутствия виновника необходимо подтвердить документально. Инвентаризационная комиссия должна будет подробно объяснить причины, почему разницу нельзя отнести на виновных сотрудников.

При этом, подтверждение требуется не только от вашей компании, но и от уполномоченного органа государственной власти. Например, от органов предварительного следствия. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст.265, п.

2), в этом случае убытки могут быть приравнены к внереализационным расходам. Если же товары в излишке оказались дороже тех, по которым обнаружена недостача, то разница включается в прочие доходы.

Добавим, что пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете. В последнем необходимо полностью отображать сумму выявленных во время инвентаризации недостач и излишков. Пересортица в налогообложении — это списание одних товаров и оприходование других.

Акт недостачи при инвентаризации, образец

Акт о недостаче товара при инвентаризации. Акт о недостаче и(или) пересортице товара

  1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
  2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций.

    Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.

  3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций.

    Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.

  4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние.

    Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.

  5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.

  6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
    • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
    • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
    • Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

На акте обязательно указывается дата составления документа. Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.

Бланк (форму) такого акта можно скачать .

Образец акта о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

Что делать дальше с таким документом

  • После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
  • Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.

Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

В деятельности любого предприятия есть такая статья прихода, как закупка товарно-материальных ценностей у сторонних организаций.

ТМЦ закупаются и принимаются по особой процедуре с соблюдением установленных правил и норм.

При обнаружении излишков товара или его недостаточности данный факт фиксируется документально. Составление акта о сумме ТМЦ входит в компетенцию кладовщика или иного уполномоченного на прием товара сотрудника. Данный бланк также используется при обнаружении недостачи при ревизии хранящихся в организации ценностей.

ТМЦ всегда принимаются и хранятся сотрудниками, которые по документам несут ответственность за их приемку и дальнейшую сохранность. С такими сотрудниками организации заключают договоры о . Такой договор наделяет работника рядом полномочий, но в то же время и увеличивает до максимума степень ответственности.

При приемке товарных ценностей уполномоченный работник обязан проверить их количество и качество, а по их результату составляется:

  1. Акт приемки, если никаких несоответствий не выявлено и нареканий нет.
  2. Акт возврата, при выявлении порчи всей поставленной продукции или большей его части.
  3. Акт о недостаче, в случае недопоставки.
  4. Акт об обнаруженных излишках, если принимающая сторона желает забрать лишнее себе.

Любой документ составляется по строго установленным нормам, с четким указанием причины его написания и письменным свидетельствованием обеих сторон.

Акт о недостаче – это документ, который составляется в различных случаях:

  1. Принимаемая партия товара не соответствует количественному параметру, прописанному в товарной накладной.
  2. Ревизионная комиссия обнаруживает разногласия между указанными в перечне остатками товара и действительному количеству на складе или в ином помещении при инвентаризации.
  3. Обнаружена недостаточность денег в кассе организации или в банковском пакете.

Акт о недостаче может выражаться в различных единицах измерениях: вес, штуки, денежные суммы.

Кто составляет документ

Обычно приемкой товарных ценностей занимаются кладовщики, если, конечно, такая единица в организации введена. Если фирма небольшая, а поставка ТМЦ не регулярна и берется только для собственных нужд, то такая обязанность может быть возложена на любого другого работника. Главное, что человек, который принимает ценности и отвечает за их хранение, отличается следующим:

  1. В его должностной инструкции прописаны четкие указания о наличии у него таких обязательств.
  2. С ним заключен договор о полной материальной ответственности.

При отсутствии уполномоченного на приемку работника его обязанности выполняет тот сотрудник, который по должности обязан его замещать.

Такие строгие правила позволяют наладить учет ТМЦ и иметь возможность впоследствии строго спросить за выявленные несоответствия.

Документ о недостаче составляет именно ответственный работник, чаще всего это:

  1. Кладовщик.
  2. Кассир.
  3. Специально назначенная ревизионная комиссия.

В отличие от кладовщика и кассира полномочия комиссии непостоянны, они ограничены не только временем, но и пространством. Комиссия назначается для проверки ТМЦ на складе или денежных средств в кассе или проверки наличия оборудования и в иных случаях, но в строгих пределах.

Правила оформления

Кладовщик или иное ответственное лицо при приемке товара обязан тщательно сверить все прописанные в ТТН позиции с их реальным отгружаемым количеством. До того как ТМЦ будут сверены по количеству и качеству подпись о приеме товара в ТТН не проставляется.

Если получатель смог обнаружить недостачу или выявить порчу части доставленной продукции, то он должен придерживаться следующих правил оформления:

  1. Распечатать нужную форму документа.
  2. Определиться с точным количеством недостачи. В бланк можно включать не только отсутствующие позиции, но и те, что неполно укомплектованы.
  3. Бланк заполняется только в присутствии второй стороны представителя.
  4. Вместе с актом о недостаче составляется претензия, в которой получатель указывает возможные .
  5. Если поставщиков одновременно несколько, то документ выписывается на каждого представителя отдельно.

При наличии разногласий по поводу количества или качества, приглашаются иные представители, например, транспортной компании.

Существует несколько различных форм актов недостаточности ТМЦ:

  1. ТОРГ-2, самый распространенный бланк, применяется при обнаружении несоответствий ценностей при приемке. Пишется в четырех экземплярах.
  2. ТОРГ-3 понадобится тем организациям, которые сотрудничают с зарубежными организациями и закупают товары у них. Заполнение производится в пяти экземплярах.
  3. ТОРГ-12 совмещает в себя две функции – перечисляет ТМЦ, которые необходимо вернуть из-за несоответствия качества или их излишка, а также одновременно приводят перечень .

Каждый из них заполняется с учетом индивидуальных особенностей, но с большего все три бланка имеют много общего.

Документы делопроизводства предприятия → Акт о недостаче и(или) пересортице товара

акт №от «»20г. о недостаче и(или) пересортице товара 1. название организации 2. фио уполномоченного ли…

  • Образец . Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара )

    Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара)

    акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара ) наименование и реквизиты предприятия: «» 20 г. no…

  • Образец . Акт на порчу, бой, лом товара (материала). Форма № 12

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на порчу, бой, лом товара (материала). Форма № 12

    Его уценке (списанию) вследствие материала. (порчи, боя и т.д.) в результате осмотра оказалось: — no. колич. актир уценка сумма прей- +- +-уценки скур.наименование товара ,сортедин.бруттонетто цена сумма новаясумма или материалов, арт…

  • Образец . Акт на передачу товаров , тары и инвентаря при смене буфетчиков

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на передачу товаров, тары и инвентаря при смене буфетчиков

    код по окуд 0903115 (предприятие, организация) акт no. на передачу товаров , тары и инвентаря при смене буфетчиков на 20 г. сдающий: принимающий: (должность, фа…

  • Образец . Акт об обнаружении недостачи продукции (товара ) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)

    Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении недостачи продукции (товара) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)

    акт об обнаружении недостачи продукции (товара ) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона) «» 200 г. место составления…

  • Образец . Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров . Специализированная форма № 2-он

    Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров. Специализированная форма № 2-он

    специализированная форма no.2-он +-+ код по окуд 0903002 +-+ «утверждаю» «» 20 г. акт no. от «» 20 г. об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров место составления акта : …

  • Пересортица при инвентаризации

    Акт о недостаче товара при инвентаризации. Акт о недостаче и(или) пересортице товара

    Если вы торгуете в розницу, то наверняка знакомы с таким явлением как пересортица. Хотя бы гипотетически. Обнаруживается пересортица при инвентаризации.

    Вдруг выясняется, что фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше.

    Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.

    В каком случае это можно признать пересортицей, а в каком — нет? Как оформить пересортицу при инвентаризации документально, как ее правильно отразить в учете? Почему пересортица вообще случается и как снизить ее вероятность? На эти вопросы мы постараемся ответить в нашей статье.
    Как происходит пересортица и в каком случае возможен взаимозачет

    Итак, у вас проводится инвентаризация. О том, каков порядок этой непростой процедуры, вы можете прочитать здесь. Пересчитав весь товар и сличив его с документами, инвентаризационная комиссия обнаруживает излишек и недостачу определенных товаров.

    Произойти такое может по разным причинам. Например, кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.

    Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу излишками? Проверяем.

    Как говорится в Методических указаниях при инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. №49 (пункт 5.3), взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:

    • излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
    • ответственен за это один человек;
    • излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

    То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета одного товара другим быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.

    Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием товара. Законом данное понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции (ОКП).

    Что делать, если какое-либо условие, необходимое для зачета пересортицы, не выполнено? Излишек товаров в этом случае оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса.

    Но представим, что условия соблюдены. Выявлена пересортица при инвентаризации. Что делать дальше?

    Объяснительная от материально-ответственного лица

    Первым делом материально-ответственному лицу (например, кладовщику), на участке которого была обнаружена пересортица при инвентаризации, необходимо предоставить комиссии подробное объяснение. Об этом говорится в тех же Методических указаниях, о которых уже шла речь выше.

    Как написать письмо о пересортице на складе? Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии.

    [attention type=green]
    В ней необходимо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину (например, схожесть упаковки) и рассказать, какие меры будут приняты, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем. В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу.
    [/attention]

    Еще лучше понять, как написать объяснения при пересортице, вам поможет наш образец. Скачайте его и просто подставьте свои данные.

    Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации

    Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы (его еще называют заключением о зачете пересортицы).

    Предложение пишется от лица руководителя инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании.

    В тексте необходимо указать информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица, наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код по ОКП.

    В документе также приводится информация из объяснительной записки материально-ответственного лица, а также, если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода Общероссийского классификатора продукции.

    Образец предложения (заключения) о зачете пересортицы вы можете скачать на нашем сайте.

    На какую дату признается пересортица?

    Как ответить на вопрос, на какую дату признается пересортица? Фактически очень трудно, а то и невозможно, определить, в какой именно момент произошла ошибка, которая привела к пересортице.

    Очевидно только, что случилось это между предпоследней и последней инвентаризацией.

    Таким образом, логично будет признать и указать не дату пересортицы, а дату ее обнаружения, то есть, день проведения инвентаризации.

    Чем шире ассортимент и больше разнообразия товаров, которыми вы торгуете, тем выше вероятность, что вам придется разбираться с пересортицей. Однако эту вероятность можно значительно снизить с программой складского учета МойСклад.

    Сервис помогает содержать документы и товары в порядке, контролировать работу сотрудников и проводить инвентаризации.

    Именно это необходимо для того, чтобы избежать ситуаций с неучтенными излишками и недостачами на вашем складе или в магазине.

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.