Должностная инструкция секретаря делопроизводителя в доу. Организация делопроизводства в дошкольном учреждении

Содержание

Должностные обязанности делопроизводителя в детском саду

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 .

Это быстро ибесплатно!

Делопроизводитель детского сада — служащий, заведующий канцелярскими делами, делопроизводством в учреждении.

На ставку делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее специальное или высшее экономическое образование и стаж работы от 1 года на аналогичных должностях по делопроизводству.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель в детском саду свои обязанности выполняет строго по должностной инструкции. В зависимости от устава учреждения они могут быть дополнены или сокращены.

и приоритетная функция — ведение документооборота (упорядоченное перемещение внутренней входящей и исходящей документации в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел.
Делопроизводитель работает в тесном контакте с заведующим ДОУ и его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений и вышестоящими инстанциями, например департаментом образования города.
Организовывает подготовку необходимых актов для руководства, отвечает за качество их подготовки, правильности составления и оформления. Согласует и оформляет документы, которые рождаются в процессе деятельности детского садика;
Подготавливает и отправляет служебную отчетную документацию, справки и заявления для вышестоящих учреждений и администраций.
Составляет и печатает приказы по основной деятельности и иные приказы детского сада. Ознакомляет сотрудников с их содержанием в день издания, берет подпись.
Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, в т. ч и по электронной почте, передает ее в соответствии с указаниями заведующего ДОУ в структурные подразделения или исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Выдает по запросу справки по зарегистрированным документам и регистрирует их в системе документооборота.
Ведет работу по оформлению, хранению и трудовых договоров, трудовых книжек и личных карточек всех сотрудников детского сада.
Ведет необходимую документацию воинского учета и сдает по данному направлению своевременную отчетность в военкомат.
Участвует в качестве секретаря заведующего детского учреждения на собраниях, где ведет запись происходящего и оповещение всех его участников. Контролирует их своевременное прибытие.
Производит архивное делопроизводство: хранение, учет, систематизацию, регистрацию и контроль выдачи всей документации детского сада под подпись. Несет обязанности по ее полной сохранности.
Занимается учетом табельного времени других работников, в который входит обязанности делопроизводителя по контролю за соблюдением рабочего графика других сотрудников. Сдача к положенному сроку табеля учета рабочего времени для начисления в бухгалтерии детского садика заработной платы (зарплата включает себя оклад и премии). И своевременное оповещение об изменениях в кадровом расписании, графике работы детского сада.
В пределах своей компетенции участвует в разработке программы развития делопроизводства и электронного документооборота. Вносит свои предложения по совершенствованию.
С помощью программистов выполняет работу по обработке и систематизации информации, проводит необходимые технических расчеты, разрабатывает несложные проекты и простые схемы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным актам.
Оформляет личные дела воспитанников ДОУ, заполняет алфавитную книгу воспитанников образовательного учреждения, обрабатывает и регистрирует сдачу личных дел в архив.
В десятках детских садов делопроизводитель выполняет еще одну функцию — прием родителей (законных представителей) каждый вторник в рабочие часы с 16:00 до 18:00.
Оформляет договоры, дополнительные соглашения с родителями (законными представителями) и своевременно ознакомляет с ними родителей (законных представителей) воспитанников детского сада.
Должностная обязанность делопроизводителя ДОУ включает в себя один важный момент — строгую конфиденциальность персональных данных работников сада и воспитанников. Не допускает распространения информации без официального согласия.
Проходит плановое профессиональное обучение или переобучение, повышает квалификацию, если этого требует должностные обязанности.
Участвует в организационных и общественных мероприятиях коллектива.
Строго соблюдает должностную инструкцию и регулярно проходит медицинские осмотры.
Обеспечивает выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей». Соблюдает нормы и правила по охране труда, санитарно-гигиенические требования, технику безопасности, противопожарную защиту, электробезопасность и антитеррору.

Вывод

Работа любого дошкольного учреждения связана с большим потоком различного рода документов. Классифицировать ее и превращать в бесперебойный механизм документооборота должен непосредственно делопроизводитель.

Качество управления таким учреждением прямо пропорционально уровню организации делопроизводства. Поэтому администрация любого детского учреждения должна с ответственностью подойти к выбору кандидата на должность делопроизводителя.

Не нашли ответа на свой вопрос?Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
+7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно! Не нашли ответа на свой вопрос?Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
+7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Профстандарт делопроизводителя. Составление должностной инструкции, права и обязанности работника

Должностная инструкция делопроизводителя представляет собой внутренний документ, регламентирующий его деятельность и определяет пределы его компетенции внутри хозяйствующего субъекта. Этот документ очерчивает круг должностных обязанностей делопроизводителя, его ответственность за ненадлежащее их исполнение, а также его права.

При совпадении общих положений некоторые пункты должностных инструкций могут варьироваться в зависимости от специфики места их применения.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва
+7 (812) 467-38-65 Санкт-Петербург

Показать содержание

Профстандарт

В 2020 г содержание ДИ базируется на профстандарте 07.002, который был утверждён приказом Министерства труда РФ № 276н от 06.05.2015. При этом различная специфика конкретного места применения ДИ позволяет вносить в неё необходимые коррективы. Но в любом случае данный документ обязательно должен состоять из:

общих положений;
должностных функций делопроизводителя;
его должностных обязанностей;
прав;
ответственности.

Внимание! В 2018 г. Росархивом была утверждена новая примерная инструкция, касающаяся делопроизводства в государственных организациях. Госучреждениям предписывается выполнять её без всячеких изменений.

Кто должен разрабатывать ДИ в организации?

В предусмотренном законодательством трудовом договоре обязательно должны быть оговорены должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности и предоставляемые ему права. Поэтому создаётся впечатление, что должностные инструкции в хозяйствующем субъекте излишни.

Однако на практике в процессе трудовой деятельности зачастую происходят изменения в первоначальных функциях сотрудника, требующие заключения с ним дополнительных соглашений. Чтобы избежать этого и упростить делопроизводство и разрабатываются должностные инструкции, предусматривающие различные варианты служебных функций и обязанностей.

В качестве инициатора разработки ДИ выступает руководитель хозяйствующего субъекта, который поручает работу над документом своим подчинённым. Практика свидетельствует, что наиболее действенной ДИ получается, когда в её разработке участвуют несколько разнопрофильных специалистов. Чаще всего к составлению ДИ делопроизводителя привлекаются:

представитель отдела кадров;
штатный юрист;
руководитель хозяйствующего субъекта, который и подписывает документ.

Правила оформления

Как уже говорилось выше, существуют обязательные пункты, которые должны содержаться в ДИ делопроизводителя. Они присутствуют в любых должностных инструкций независимо от специфики хозяйствующего субъекта.

Общие положения констатируют, что делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и перечисляет квалификационные требования к кандидату на эту должность. В этой же главе описывается порядок назначения на должность, снятия с неё и замещения во время отсутствия делопроизводителя.

Функции

Глава, описывающая должностные функции, включает в себя:

работу с деловой корреспонденцией;
доведение до сведения персонала указаний руководителя;
контроль за исполнением документированных распоряжений руководства;
создание реестра всей существующей на предприятии документации;
организацию архива;
выдачу необходимых справок и копий документов по запросам сотрудников.

Права и обязанности

Список должностных обязанностей, которые включают в себя основные функции делопроизводителя, наиболее подвержен изменениям, зависящим от специфики:

предприятия;
организации;
учреждения;
заведения;
фирмы;
компании и т. д.

Например, на крупных производствах может быть несколько делопроизводителей, у каждого из которых свой узкий круг непосредственных обязанностей, которые не пересекаются с обязанностями коллег. И наоборот, в небольших организациях делопроизводитель может ещё параллельно выполнять и обязанности секретаря руководителя, из-за чего сфера его деятельности заметно расширяется.

Кроме должностных обязанностей, делопроизводитель обладает и особыми правами, которыми зачастую наделяет его руководитель хозяйствующего объекта, что свидетельствуют о важности выполняемой работы. Например, делопроизводитель имеет прямой доступ к нужной информации и возможность запрашивать необходимые сведения, связанные с деятельностью предприятия.

При этом в его ДИ прописаны также и права, предоставляемые всем остальным сотрудникам хозсубъекта. У него есть право предлагать руководству свои мысли о совершенствовании документооборота на предприятии, а также участвовать в совещаниях, где обсуждаются проекты важных для компании решений.

Ответственность

Обсуждаемая категория работников при ненадлежащем выполнении своих должностных обязанностей, а также при нанесении ущерба хозсубъекту и при совершении правонарушений несёт такую же ответственность, как и остальной персонал. Однако особые права, зачастую даваемые делопроизводителям руководством компании, влекут за собой и повышенную ответственность.

Важно! Поскольку делопроизводители имеют доступ практически ко всей документации компании, с ним в обязательном порядке заключается соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

Специфика дошкольных образовательных учреждений и школы неизбежно накладывает свой отпечаток на должностные инструкции работающего там делопроизводителя. Кроме выполнения общих для его коллег должностных функций и обязанностей, он должен также соблюдать технику безопасности, правила внутреннего распорядка и придерживаться инструкции по охране здоровья и жизни детей.

При этом необходимо наличие у него опыта и способностей общения с детьми. При разработке ДИ для делопроизводителей в ДОУ должны обязательно учитываться требования, содержащиеся в Федеральном законе РФ № 124-ФЗ «Об основных гарантиях прав ребенка в РФ» от 24.07.1998, которых специалист в дошкольном образовательном учреждении обязан придерживаться в своей работе.

Обычно на данную должность принимаются граждане, имеющие общее среднее образование и стаж работы по специальности свыше 1 года.

В школах начального, среднего, профессионального и специального назначения на должность делопроизводителя, как правило, берутся лица с начальным профессиональным образованием, знакомые с психологией учащихся и имеющие навык общения с подростками.

На делопроизводителя в школе ложится немалая нагрузка, которая, кроме ведения дел каждого из учеников школы, состоит из необходимости:

готовить материалы для педсовета школы;
для попечительского совета;
совета школы;
организовывать директорские совещания;
создавать условия для максимально эффективной работы директора.

Тот факт, что многие высшие учебные заведения России активно открывают у себя курсы, дающие знания по документоведению и архивоведению, свидетельствует о растущей востребованности специальности делопроизводителя. Кроме того, о престижности профессии говорит и то обстоятельство, что зарплата опытного делопроизводителя на многих хозяйствующих объектах достигает уровня менеджера среднего, а то и высшего звена.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва
+7 (812) 467-38-65 Санкт-Петербург

Должностная инструкция секретаря – образец 2017

Документовед– ответственное лицо, которое прежде всего отвечает за организацию рабочего процесса и соблюдение всех правил внутреннего распорядка на предприятии. Данную категорию специалистов, как документовед, в том числе и всех делопроизводителей, вправе увольнять, только лишь руководитель. Принимать на данную должность документоведа, может также только директор предприятия.

В зависимости от направленности и характера деятельности самого предприятия, разнятся должностные обязанности, согласно инструкции, а также права и границы ответственности данного лица.

В образовательном учреждении, а также в учебной части школы, помощник может нести функции, не характерные для данной должности документоведа (как секретарь в делопроизводстве, основная задача которого — ведение точного протокола судебного заседания, во избежание замечаний от любой из сторон).

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Согласно должностной документации, секретарь обязан:

Принимать всю приходящую прессу, а также письма, приходящие руководителю предприятия.
Систематизировать документацию, а также обеспечивать бережное хранение документов, необходимых руководителю предприятия.
Докладывать начальству организации об изменении внутреннего трудового распорядка, а также дисциплины на предприятии.
Снабжать руководителя предприятия, необходимой канцелярией, согласно запросу и следить за своевременным ее пополнением.
Принимать типовую документацию на подпись и своевременно подносить их руководителю.
Выполнять некоторые личные должностные поручения начальника, согласно запросу.
Выполнять поиск необходимой документации.
Вести учет данных картотеки.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

В приемной руководителя, секретарь делопроизводитель и документовед, должен выполнять следующие функции:

Выполнение непосредственных поручений руководителя, в указанном порядке.
Составляет типовые письма, с указанием адресатов и следит за своевременной их доставкой.
Выполняет организационную типовую работу, при проведении различного рода мероприятий.
Обеспечивает нумерацию технической документации.
Организовывает рабочее место начальника и занимается подготовкой, перед каждым рабочим днем руководителя.
Занимается копированием типовой документации.
Занимается организацией комфортного нахождения посетителей в приемной у начальника.

Пример обязанностей документоведа должен находиться на видном месте. В детском саду и в учебной части школы, деятельность документоведа и его обязанности, регулируются начальством предприятия, согласно примеру:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

На судебном заседании, присутствие секретаря документоведа, обязательно.

При этом важно отметить основные функции документоведа, согласно образцу:

Формирование судебных заявок, которые позволят явиться в суд истцу судебного заседания.
Изготавливает копии документов, которые необходимы для данного процесса.
Оформляет журнал заседания, согласно установленному образцу.
Подготавливает исполнительные листы.
Оформляет списание документов и исполнительных актов.
Выполняет личные поручения судьи на судебном заседании.
Сотрудничает с коллекторской компанией.

Скачать образец

Типовая должностная инструкция секретаря – образец

Скачать пример типового документа документоведа возможно ниже:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря

Согласно изменениям и законодательным актам в 2017, вне зависимости от рода предприятия и характера деятельности, будь то детский сад или судебное заседание, опции документоведа не отличны между собой и составляют:

Организацию всех мероприятий, которые происходят в стенах данной организации.
Выполнение всех требований руководителя в полном объеме.
Сглаживание конфликтов между всеми участниками трудового процесса.
Внутреннее поддержание трудового распорядка в организации, по типовому образцу документоведа.
Ведение типовой документации, порученной документоведу.

Должностная инструкция секретаря-документоведа в образовательном учреждении

Инструкция секретаря учебной части школы, содержит не только обязанности, но и права и нормы ответственности, которые должны быть затронуты при работе на данной должности.

Согласно инструкции, документовед обязан:

Заниматься организацией мероприятий.
Представлять интересы образовательного учреждения на иных мероприятиях.
Вести соответствующую документацию.
Выполнять личные поручения директора образовательного учреждения в полном объеме.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря в детском саду

Обязанности секретаря в детском саду:

Тесное взаимодействие с заведующей детского сада, внесение коррективов в работу дошкольного учреждения.
Непосредственная работа с компьютерной базой, хранение необходимых документов и отчетов.
Оформление личного дела каждого ученика детского сада.
Взаимодействие с родителями воспитанников детского сада при необходимости.
Подготовка документов, для организации мероприятий, проводимых в детском саду.
Контроль за написанием писем и ответов на заявки иных дошкольных учреждений.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря директора колледжа

Обязанности секретаря директора:

Распределение типовой корреспонденции.
Взаимодействие с директором колледжа.
Организация мероприятий, согласно установленным нормам и образцам.
Выполнение личных поручений директора.
Осуществление функций документоведа в полном объеме.

Скачать образец

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(5 4,80 из 5)
Загрузка…

Должностная инструкция делопроизводителя в доу 2017-2018 – Юрист Барсов

Муниципальное дошкольное образовательное учреждение

центр развития ребёнка – детский сад № 17 1 категории

администрации городского округа

закрытого административно-территориального образования п. Горный

СОГЛАСОВАНОПредседатель общего собрания трудового коллектива МДОУ центр развития ребёнка – д/с №17 1 категории администрации городского округа ЗАТО п. Горный«_____» ___________ 20______г.______________ Т.А. Иванова

УТВЕРЖДАЮЗаведующий МДОУ центр развития ребёнка – д\с №17 1 категории администрации городского округа ЗАТО п. Горный«_____» ___________ 20______г.______________ И.А. Федечкина

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ (СЕКРЕТАРЯ)

(ответственного за ведение делопроизводства в ДОУ)

п. Горный

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе “Квалификационных характеристик должностей работников образования» утвержденных приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 г. N 761н.

1.2. Делопроизводитель относится к категории учебно-вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности заведующим ДОУ в порядке, предусмотренным законодательством РФ.

1.3. В своей деятельности делопроизводитель опирается на следующие документы:

Законодательные акты и нормативно-методические документы рассматривающие вопросы делопроизводства и регламентирующие правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
Трудовой Кодекс РФ;
Приказы заведующего и вышестоящих органов, нормативно-методические документы Правительства РФ;
Устав и Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные акты учреждения;
Положения и инструкции по ведению делопроизводства учреждения;
Основные положения ЕГС делопроизводства;
Стандарты УСОРД;
«Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы дошкольных учреждений. СанПиН 2.4.1.3049-13;
Трудовой договор и настоящую должностную инструкцию.

1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно заведующему ДОУ.

1.5. Продолжительность рабочего времени делопроизводителя – 40 часов в неделю.

1.6. В период, не совпадающий с отпуском, привлекается администрацией учреждения к организационной работе в пределах установленного рабочего времени.

1.7. На должность делопроизводителя принимаются лица, имеющие начальное профессиональное образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3-месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

3.1. Обеспечивать выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей», соблюдать правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты, электробезопасности, антитеррористической защищенности, а также санитарно-гигиенические требования.

3.2. Принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать ее руководителю учреждения.

3.3. Вести картотеку учета прохождения документов. Контролировать их исполнение, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.4. Отправлять исполненную документацию адресатам.

3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

3.6. Подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную карточку.

3.7. Обеспечивать сохранность проходящей документации.

3.8. Организовать подготовку необходимых документов для руководства.

3.9. Оформлять документы, печатать приказы по личному составу и основной деятельности, печатать отдельные материалы.

3.10. Отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласование и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения.

3.11. Вести работу по оформлению личных дел и трудовых книжек сотрудников Учреждения.

3.12. Вести необходимую документацию воинского учёта и сдавать своевременно отчётность по данному направлению.

3.12. Систематически повышать профессиональную квалификацию.

3.13. Проходить медицинский осмотр в нерабочее время согласно графику.

Делопроизводитель имеет право:

Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей.
Запрашивать для руководителя ДОУ и педагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства ДОУ.
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения.
Вносить на рассмотрение руководителя ДОУ предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий.
На защиту профессиональной чести и достоинства.
На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ.
На ежегодный оплачиваемый отпуск.

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, распоряжений заведующего ДОУ и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ.

5.2. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, электробезопасности, антитеррористической защищенности, санитарно-гигиенических правил привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством.

5.3. За виновное причинение ДОУ ущерба в связи с ненадлежащим исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым законодательством РФ.

Взаимоотношения и связи по должности

Делопроизводитель:

В процессе своей деятельности взаимодействует с педагогическим, административным, учебно вспомогательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя ДОУ.
Выполняет поручения руководителя ДОУ и информирует его о возникших трудностях в работе.

С должностной инструкцией ознакомлен(а)_______________ / _____________________________(подпись) (расшифровка подписи)«______» ____________________ 20 ___ г.

Второй экземпляр получен на руки_______________ / _____________________(подпись) (расшифровка подписи)«______» ____________________ 20 ___ г.

Источник: http://ds_gorn_17.gorn.zabedu.ru/?page_id=554

Должностная инструкция секретаря – образец 2017

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя в доу. Должностная инструкция делопроизводителя. Должностная инструкция делопроизводителя детского сада

Делопроизводитель относится к категории вспомогательного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей ДОУ.

Образец должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ

1. Общие положения.

1.1.Делопроизводитель относится к категории вспомогательного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей ДОУ.

1.2.На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству.

1.3.Делопроизводитель непосредственно подчиняется заведующему ДОУ.

1.4.В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

законодательными и нормативно-методическими документами рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
Уставом ДОУ;
правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями заведующей ДОУ;
настоящей должностной инструкцией делопроизводителя .

1.5.Делопроизводитель дошкольного учреждения должен знать:

трудовое законодательство;
основные правила постановки документальной части общего делопроизводства;
инструкцию по делопроизводству;
структуру учреждения;
Правила внутреннего трудового распорядка.

2. Функции.

На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение, учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение.

3. Должностные обязанности.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, передает руководителю дошкольного учреждения.

3.2. Осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения.

3.3. Организовать подготовку необходимых документов для руководства.

3.4. Отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения.

3.5. Осуществлять контроль:

исполнения документов, поручений и заданий руководства дошкольного учреждения, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения;
за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

3.6. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов.

3.7. Подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку.

3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель имеет право:
Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей.
Запрашивать для руководителя ДОУ от педагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства ДОУ.
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения.
Вносить на рассмотрение руководителя ДОУ предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий.
На защиту профессиональной чести и достоинства.
На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ.
На ежегодный оплачиваемый отпуск.

5. Ответсвенность.

5.1. Делопроизводитель несет ответственность:

за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых
действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
за неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ.
за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством РФ.

6. Взаимоотношения и связи по должности.

Делопроизводитель:

В процессе своей деятельности взаимодействует с педагогическим, административным, воспитательским и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя ДОУ.
Работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40 часовой рабочей недели и утвержденному руководителем ДОУ.
Выполняет поручения руководителя ДОУ и информирует его о возникших трудностях в работе.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):______________________________________.

Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение делопроизводителем;
регистрация;
рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
контроль исполнения.

Для исходящих:

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

Для внутренних:

разработка, оформление;
регистрация;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для всех:

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2019

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Реквизит документа — элемент оформления документа.