+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Группировка документов в дела.

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Группировка документов в дела.

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

  • постоянного хранения,
  • временного хранения свыше 10 лет,
  • временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения.

Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли. 

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

  • наименование по номенклатуре дел;
  • номер тома;
  • период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
  • количество листов;
  • место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями.

Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи»  (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем. 

Рис. 1

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

  • создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
  • размещение дел;
  • проверка наличия и состояния документов и дел;
  • соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.

Формирование дел делопроизводство. Признаки группировки документов в дела и требования по оформлению дел. Переписка с иностранным корреспондентом

Группировка документов в дела.

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

    помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;включать в дело по одному экземпляру документа;помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;помещать приложения вместе с основными документами;группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.

Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

    о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);изменении фамилии;поощрении, награждении;оплате труда, премировании, различных выплатах;всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);дежурствах по профилю основной деятельности;длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

    о дисциплинарных взысканиях;ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;дежурствах;краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

    внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;автобиография, резюме;документы об образовании;заявление о приеме на работу;приказ (распоряжение) о приеме на работу;трудовой договор;договор о материальной ответственности (при его наличии);копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;дополнительные соглашения к трудовому договору;копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;аттестационные листы;копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;справки о регистрации по месту жительства;медицинские справки;заявление об увольнении;копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Группировка документов в дела, основные правила формирования дел

Группировка документов в дела.

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

 

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

   Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями.

Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Толковый словарь

   Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).
   Дело – совокупность документов( или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
   Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).

Основные правила формирования дел.

С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализовано, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы.

При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.Зачем необходимо формировать документы в дела?   В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование.

Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.   Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив.

Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения – 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.

   Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002).

Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч.

в архивах, хранящих документы по личному составу.   Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек.Можно выделить несколько правил формирования дел.

   Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.

Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями. Например:

Признак для формирования делПринцип формирования документов в делоПример оформления заголовка дела
НоминальныйПо названию разновидности документовПриказы по основной деятельности
Предметно-вопросныйПо содержанию документовДокументы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки)
АвторскийПо автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автораПротоколы заседаний аттестационной комиссии
КорреспондентскийИспользуется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопросаПереписка с учебными заведениями о производственной практике студентов
ГеографическийСлужит для объединения в одном деле нескольких корреспондентовПереписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом
ХронологическийИспользуется для группировки документов за какой-либо определенный периодКвартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г.

Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.
   Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
   Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:- наименование организации;- наименование структурного подразделения;- индекс (номер) дела;- заголовок дела;- срок хранения документов дела.Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.

Вопрос.

В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?

Ответ : В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.
   Правило 4.

В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
   Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
   Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.

Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:- приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.

);- документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.

Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.

), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др.    Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

   Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.Раздельно группируются:   • документы постоянного и временного хранения;   • разные виды распорядительных документов;   • подлинники и копии документов;   • годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;   • утвержденные документы и их проекты.

   Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.

Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

   Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.

   Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.

Группировка документов в дела

ДокументыПравила группировки документов в дела
Входящие документыГруппируются в дела по датам поступления
Исходящие документыГруппируются в дела по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов
Локальные нормативные акты, утвержденные в качестве самостоятельных документовГруппируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года
Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документамиЯвляются приложениями к распорядительным документам (приказам, распоряжениям, решениям, постановлениям) и группируются в дела вместе с указанными документами
Приказы по основной деятельностиГруппируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров
Документы к приказам по основной деятельностиГруппируются и подшиваются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся у лица, готовившего их проекты
Приказы по личному составуГруппируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения
ПерепискаГруппируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается в дело за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
ПротоколыРасполагаются в хронологическом порядке по датам их составления
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнениюГруппируются в дела по направлениям деятельности организации
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные спискиГруппируются отдельно от их проектов
Плановые и отчетные документыХранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления
Перспективные планы, рассчитанные на несколько летФормируются в деле первого года, а отчеты по выполнению этих планов – в деле последнего года
Документы в личных делахРасполагаются в хронологическом порядке по мере их поступления
Личные карточки работниковФормируются в дело по алфавиту фамилий
Лицевые счета по заработной плате работниковГруппируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий

   Правило 12. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.

Делопроизводство — формирование дел. Дело

Группировка документов в дела.

Первая задача данной операции — проверка соответствия деловой бумаги и ее заголовка, зафиксированного в номенклатуре дел. Вторая — проверка порядка расположения бумаг внутри дела. Бумаги могут сортироваться по разным критериям: в алфавитном порядке — по имени корреспондента, тематически — по затрагиваемым вопросам, по времени создания, по месту создания и т.д.

Когда дело окончательно сформировано, его требуется подшить и переплести. Перед проведением этой операции нужно совершить ряд вспомогательные действий:

  1. Удалить со всех листов посторонние предметы: скрепки, булавки и т.п.
  2. Снять листы со скоросшивателя;
  3. Под последний документ дела вложить лист-заверитель дела (о нем речь пойдет ниже);
  4. В начало дело (в случае необходимости) вложить внутреннюю опись.

Согласно общепринятому стандарту объем дела должен быть не более 250. В ситуации, когда листов накапливается больше, создается второй том дела.

Справка

Нумерация листов

Данная операция имеет две цели — контроль сохранности всех бумаг и облегчение их поиска.

Для осуществления данной процедуры используется черный графитовый карандаш или специальный нумератор. Чернила или карандаши других цветов использовать нельзя. Номера страниц ставят только с лицевой стороны листа, в правом верхнем углу, при этом нужно следить, чтобы не был задет основной текст.

Если формат листа больше, чем А4, то порядок нумерации следующий. Если лист подшит за один край и потом свернут, то он считается одной страницей. Если лист сложен и подшит за середину, то двумя.

Фотографии и иллюстрации нумеруются в левом верхнем углу обратной страницы. Иногда в состав дела входят конверты, содержащие текстовые данные и вложения, в этом случае сам конверт нумеруют отдельно, а вложения — очередным номером за ним, каждое отдельно.

При формировании нескольких томов в каждом из них создается отдельная нумерация.

Как уже отмечалось выше, лист-заверитель дела размещается на специальном последнем листе дела. В нем фиксируются итоги предыдущей операции — нумерации. В листе цифрами и прописью фиксируют количество листов, которые были пронумерованы, потом пишут слова «в том числе» и на отдельных строках указывают количество литерных листов и количество пропущенных листов.

Далее ставится знак « » и после него указывается количество листов внутренней описи, если таковая имеется.

Лист-заверитель должен быть подписан лицом, который его составил. Нужно указать должность этого лица, фамилию, инициалы и дату составления бумаги. Ни в коем случае нельзя использовать обложку дела и оборотную сторону последнего листа в качестве размещения данных, содержащихся в листе-заверителе.

Рис. 1. Форма листа-заверителя дел

Иногда в состав дел входят документы, имеющие особую ценность. Это личные дела, папки с бумагами, связанными с присуждением ученых степеней или присвоением ученых званий. Вся документация, связанная с областью авторских свидетельств и патентов. Дела, имеющие отношение к судебному производству, следствию и т.п. Во всех этих случаях необходимо наличие внутренней описи компонентов дела.

В отличие от заверительного листа, внутренняя опись размещается на первом листе дела. Сведения, содержащиеся в обоих бумагах, аналогичны — это количество единиц дела, а также количество листов самой описи.

Рис. 2. Форма внутренней описи документов дела

Название компании;

Название отдел компании;

Индекс дела в системе делопроизводства компании;

Заголовок дела;

Срок хранения.

Если дело имеет несколько томов, то нужно добавить номер текущего тома;

Даты начала и окончания дела (крайние даты);

Общее количество листов в деле;

Номер фонда, описи и дела по описи.

Следует отметить, что последний пункт добавят на обложку сами работники архива.

Разработка и оформление обложки требуют соблюдения ряда требований. Название компании пишется в именительном падеже. Иногда название компании меняется в течение года. В таком случае нужно привести оба названия. Делается это следующим образом: старое название заключается в скобки, а сразу под ним приводится новое.

Обычно заголовок дела совпадает с тем, который зафиксирован в номенклатуре дел. Он ставится на обложку сразу при формировании дела. Однако может возникнуть такая ситуация, что последующий анализ содержания папки приведет к заключению о необходимости корректировки заголовка. Если он будет изменен, то в номенклатуру дел нужно внести соответствующее дополнение.

Справка

  1. Вид дела: дело, переписка, документы, материла и т.д. или вид деловых бумаг: протоколы, отчеты, акты, приказы.
  2. Автор или корреспондент. Последний указывается в случае переписки.
  3. Основной вопрос, который отражают суть документов.

Следующий обязательный атрибут, который размещается на обложке — крайние даты. Ими являются даты самого раннего и самого позднего документа, входящих в папку.

Далее следует указать срок хранения. Для бумаг постоянного хранения — «Хранить постоянно», а для всех остальных — конкретный срок.

Когда будет указывать количество листов дела, обратите внимание, что листы внутренней описи и листа-заверителя не включается в это количество.

Рис. 3. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Справка

Заключительная процедура подготовки деловых бумаг на передачу в архив — составление описи.Опись представляет собой архивный справочник, содержащий сведения о единицах хранения фонда. Эти сведения организуются в форме систематизированного перечня. Основное назначение описи — учет и фиксация систематизации. Она также является справочным материалом в процессе делопроизводства.

Расположение дел в описи соответствует их значимости. В качестве примера можно привести такой порядок: устав фирмы, протоколы собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы генерального директора, годовой план и т.д.

Типовая форма описи представлена на Рис. 4

Рис. 4. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

3.5. Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.

Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.).

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно– логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

5) подшивку или переплет дела;

6) внесение необходимых изменений в обложку дела.

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

Нумерация листов (осуществляется черным графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа).

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

1. Переплет дела ( подшиваются в твердую папку или обложку прочной ниткой в четыре прокола или могут быть переплетены).

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.