+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Командировка за границу: сложности оформления. Командировка сотрудника за границу

Содержание

Командировка за границу: сложности оформления. Командировка сотрудника за границу

Командировка за границу: сложности оформления. Командировка сотрудника за границу

Размеры суточных при загранкомандировках в 2018 – 2019 гг. имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
  • при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет – просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Полученная сумма учитывается в расходах.

Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ — УЧЕТ И ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАТРАТ

Расчеты с сотрудниками, направляемыми в командировку за рубеж, а также учет и подтверждение затрат по таким командировкам несколько отличаются от аналогичных действий по командировкам внутри страны.

Кроме того, по данным вопросам существуют достаточно обширная судебная практика и ряд разъяснений контролирующих органов. Попробуем разобраться, как же правильно учесть затраты на заграничную командировку.

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.

Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Особенности направления работников в служебные командировки определены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749), содержание которого рассмотрим позднее.

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Командировка за границу: сложности оформления. Командировка сотрудника за границу

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.

2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

 Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

 В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки.

К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п.

 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.  

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения.

Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата.

Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Командировка за границу оформление

Командировка за границу: сложности оформления. Командировка сотрудника за границу

Для стран дальнего зарубежья не оформляют командировочное удостоверение. Суточные при однодневных деловых поездках за рубеж выплачивают в половинном размере. Иностранные подтверждающие документы следует переводить.

Оформляют ли командировочное удостоверение для стран дальнего зарубежья? – Нет.

Как выплачиваются суточные при однодневных деловых поездках за рубеж? – В половинном размере.

Надо ли переводить иностранные подтверждающие документы? – Да.

Шаг 1. Готовим служебное задание

Служебное задание на командировку. Оно утверждается работодателем, в нем указывается цель командировки работника, место назначения и срок.

Особенность этого документа в том, что он заполняется в два этапа: до отъезда работника в командировку и по возвращении из нее.

Сначала служебное задание должен подписать руководитель того структурного подразделения, в котором работает командируемый. Затем задание утверждает руководитель учреждения.

www.kdelo.ru
Дополнительный образец в электронной версии статьи: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Шаг 2. Издаем приказ о направлении в командировку

В качестве основания для отправления в командировку, как правило, указывается служебное задание. Образец приказа на стр. 74.

Шаг 3. Выдаем денежный аванс работнику

Он потребуется для оплаты расходов по проезду и найму жилья, а также иных трат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Размер аванса рассчитывается с учетом сумм, установленных в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

Командировка за рубеж предполагает определенные расходы для работника в иностранной валюте. Поэтому выдача аванса имеет некоторые особенности.

Итак, аванс на командировку за рубеж можно выдать как в иностранной валюте, так и в рублях для того, чтобы работник сам приобрел наличную валюту в обменном пункте.

Кроме того, аванс работнику можно выдать либо наличными из кассы, либо в безналичном порядке.

Узнайте об оплате командировки в выходные дни

Совет
Чтобы работник мог оплачивать расходы за рубежом или снимать валюту через банкоматы, удобно аванс перечислить ему на банковскую карточку

ДокументПоможет вам
Статья 168 Трудового кодексаОпределить расходы, которые работодатель обязан возместить работнику в связи с командировкой
Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749)Правильно определить порядок направления сотрудника в командировку
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»Правильно оформить документы на командировку
Приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739нОпределить порядок учета командированных работников

Шаг 4. Оформляем командировочное удостоверение*

По общему правилу командировочное удостоверение для командировки за рубеж оформлять не нужно.

Исключение – командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.

В этом случае даты пересечения государственной границы России при следовании с нашей территории (и на нашу территорию) определяются по отметкам в командировочном удостоверении (оформляется как при внутренней командировке).

Дата пересечения государственной границы (время пребывания работника в зарубежной командировке) определяет момент, с которого суточные должны выплачиваться в иностранной валюте.

Если же командировка планируется в страны СНГ, работник кадровой службы должен проверить, к какой категории относится страна назначения. Так, в соответствии с заключенными межправительственными соглашениями не проставляются отметки о пересечении границы при командировках в Азербайджан, Армению, Белоруссию, Казахстан, Киргизию, Молдову, Таджикистан, Узбекистан, Украину.

Командировочное удостоверение (в тех случаях, когда его оформление необходимо) заполняют в одном экземпляре. Документ также готовят в два этапа. Сначала заполняется только лицевая сторона и первая запись о выбытии на оборотной стороне. После возвращения работника из командировки заполняется оставшаяся часть документа.

www.kdelo.ru
Дополнительные образцы в электронной версии статьи: командировочное удостоверение, авансовый отчет

Шаг 5. Заполняем журнал учета командировок

Работников, направляемых в служебную командировку, регистрируют в специальном журнале учета работников, выбывающих из командирующей организации (образец выше).

В журнале указывают фамилию, имя, отчество командированного работника, дату и номер командировочного удостоверения (при поездке в страны СНГ), наименование организации, в которую он командирован, и пункт назначения.

Шаг 6. Оформляем авансовый отчет

По возвращении из служебной командировки работник не позднее трех рабочих дней должен составить отчет о выполнении служебного задания (дозаполнить графу 12 в служебном задании) и представить в бухгалтерию авансовый отчет о командировочных расходах с оправдательными документами. Например, подтверждающие расходы по найму жилого помещения / на проезд до места назначения и обратно, уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, работник обязан вернуть не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Ошибка

На время передвижения по территории России работнику, командированному за рубеж, суточные выплачены в иностранной валюте

Как правильно

В соответствии с Положением № 749 на время передвижения по территории России суточные должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в руб.) (например, при въезде в Россию – со дня пересечения границы, включая этот день)

Что будет, если…

В этом случае работодатель может быть подвергнут административному наказанию за нарушение валютного законодательства в виде штрафа в размере от трех четвертых до одного размера суммы незаконной валютной операции (в соответствии со ст. 15.25 КоАП РФ). Однако стоит сказать, что риск применения этого вида наказания на практике весьма невелик.

Шаг 7. Рассчитываемся с работником

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, положением о командировках).

Совет
Установите размер суточных в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте по тем странам, куда планируются деловые поездки

Положение предусматривает некоторые особенности при расчете суточных работнику, направленному в командировку за рубеж:

  • за время следования по территории РФ суточные выплачиваются по норме работодателя для командировок по России (то есть в руб.);
  • со дня пересечения границы при выезде из России (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для страны, в которую направляется командированный работник (в валюте той страны, куда работник направляется);
  • со дня пересечения границы при въезде в Россию (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для командировок по России (в руб.);
  • если за время командировки работник посещает несколько стран – суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направлен работник.

Пример

Харламов А.В., специалист по внедрению программы автоматизированного бухгалтерского учета, направляется в командировку в компанию N в г. Вена, Австрия, а затем в компанию S в г. Мюнхен, Германия. Его поездка распланирована следующим образом:

  • 1 сентября 2010 г. – вылет из Москвы в Вену (Австрия);
  • 2–4 сентября 2010 г. – пребывание в Вене (Австрия);
  • 5–7 сентября 2010 г. – пребывание в Мюнхене (Германия);
  • 8 сентября 2010 г. – вылет из Мюнхена в Москву.

www.kdelo.ru Статьи в тему: «Отправляем сотрудника в командировку за рубеж» (№ 5, 2008)

«Загранкомандировки по-новому» (№ 1, 2009)

За указанные периоды Харламову А.В. будут выплачены суточные в следующем порядке:

  • 1–4 сентября 2010 г. – 90 евро в сутки (норма суточных, установленная работодателем для Австрии);
  • 5–7 сентября 2010 г. – 85 евро в сутки (норма суточных, установленная работодателем для Германии);
  • 8 сентября 2010 г. – 700 рублей в сутки.

В нашем примере работник планирует посетить две страны, являющиеся участниками Шенгенского соглашения. Определить день пересечения границы между этими государствами по отметкам в паспорте будет невозможно, так как пограничный контроль между Австрией и Германий не осуществляется.

Как тогда Харламов А.В. может подтвердить свое время пребывания на территории Австрии и Германии? Исходя из сложившейся практики оформления командировок в качестве подтверждающих документов можно предъявить проездные билеты (из Австрии в Германию), счета за проживание в гостинице.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Татьяна БУКВИЧ,
начальник юридического отдела ООО ЧОА «Щит и меч» (г. Сургут):

– В загранкомандировку можно отправить не всех. Так, запрещается направлять в командировки работников в период действия ученического договора (если командировка не связана с ученичеством), работников в возрасте до 18 лет и беременных женщин (ст. 203, 259 и 268 ТК РФ).

Заграничная командировка: суточные, как отчитываться

Командировка за границу: сложности оформления. Командировка сотрудника за границу

Многие предприятия сталкиваются с необходимостью отправлять сотрудников в зарубежные командировки. Встречи с деловыми иностранными партнерами, подписание международных контрактов, открытие филиала, переговоры, расширение сферы деятельности. Поводов много. Поговорим о том, как по всем правилам оформить командировку в другое государство.

Нормативная база

Начнем с трудового российского законодательства. Понятие командировки и процесс ее постановления описан в статье 166 Трудового кодекса. Закон гарантирует, что за командированным будет сохранено его рабочее место, он получит компенсацию затрат на поездку и свою обычную зарплату.

Другие нормативные документы, которыми нужно руководствоваться, отправляя сотрудника в зарубежную командировку:

  • Статья 167 российского ТК.
  • Постановление правительства №749, на которое мы уже не раз ссылались в своих статьях о командировках.
  • Налоговый кодекс.
  • ФЗ №173, принятый в 2013 году.

Кроме того, на предприятии также могут прописать особенности заграничных командировок в специальном положении, принять коллективное соглашение по этому вопросу, а также другие локальные документы.

Важно

Ситуация на политической арене и отношения между государствами изменяются часто. Поэтому руководителю необходимо получать актуальную информацию о системе въезда иностранцев в то или иное государство. Только в таком случае все документы сотрудника, который направляется в командировку за рубеж, будут оформлены по всем правилами принимающей страны.

Кого нельзя отправлять в командировку за границу

Прежде чем отправить сотрудника в командировку за границу, необходимо знать, кого категорически нельзя использовать для таких деловых поездок:

  • Беременных.
  • Несовершеннолетних. Исключением являются работники творческого и культурного профиля, например, дети-актеры.
  • Субъектов, которым в конкретную страну въезд запретили.
  • Сотрудников, у которых есть ограничения на выезд из страны.
  • Работников, которые находятся в студенческом отпуске.

Нужно брать согласие на заграничную командировку у следующих категорий работников:

  • Матерей, детям которых нет 3 лет.
  • Опекунов малолетних детей.
  • Родителей и опекунов-одиночек, детям которых нет 5 лет.
  • Родителей несовершеннолетних инвалидов.
  • Сотрудников, которые ухаживают за тяжело больным близким родственником.

Суточные в случае заграничной командировки

В сфере оформления командировок в целом и выплаты суточных в частности российское законодательство менялось неоднократно. В том числе в 2015 году, когда отменили служебные задания и командировочные удостоверения. Впрочем, многие работодатели их по-прежнему оформляют, но закон это делать не обязывает, просто руководителям так удобней.

Кроме того, с начала 2017 года установлено, что суточные делятся на две части — фиксированную, которая налогом не облагается, и дополнительную, превышающую установленный на законодательном уровне лимит. На сумму превышения лимита налоги начисляются.

Важно

В настоящее время суточные для деловых поездок по российской территории составляют 700 рублей, для заграничных командировок — 2500 рублей.

Работодатель может принять решение увеличить сумму суточных своему сотруднику, Трудовой кодекс не устанавливает предельный размер таких выплат. Данный момент нужно прописать в положении о командировках или другом локальном документе предприятия. Следует помнить, что на сумму, превышающую 2500 рублей, нужно будет начислить НДФЛ.

Затраты предприятия на командировку за рубеж

Все расходы предприятия на командировки сотрудников в другие государства можно разделить на следующие категории:

  1. Оплата проезда. Согласно приобретенным билетам на поезд, самолет, автобус и так далее. Поездки общественным транспортом во время самой командировки тоже оплачиваются.

Важно

Если сотрудник едет за границу на личном автомобиле, он должен будет предоставить путевой лист и чеки с АЗС. Если автомашина была арендована, такие затраты тоже компенсируются на основании оправдательного документа — арендного соглашения.

  1. Оплата проживания. Бывает, что место временного проживания командированного предоставляет принимающая сторона. Если нет, то расходы на номер в отеле или съемную квартиру берет на себя фирма, в которой трудится сотрудник. Жилплощадь в таком случае бронируется заранее на весь запланированный срок командировки.
  2. Оплата госпошлины за загранпаспорт. Если его еще нет у сотрудника, нужно срочно оформлять. И зачастую платит именно работодатель, который решил отправить наемного работника за границу.
  3. Оплата визы. Она тоже необходима в ряде случаев при поездке за границу, поэтому оплачивается работодателем.
  4. Суточные. Их размер, согласно законодательству, мы уже указали.
  5. Дополнительные расходы. Согласно статье 264 Налогового кодекса, сюда входят всевозможные сборы, в том числе консульские, аэродромные, транзитные.

Оформление командировки за границу

Начинается оформление командировки в другую страну точно так же, как и внутри государства — с соответствующего приказа руководителя предприятия. Мы уже писали подробно о приказе на командировку, поэтому повторяться не будем. Важно прописать в данном документе реквизиты принимающей стороны, маршрут и продолжительность поездки.

Ранее отметки о пересечении проставлялись в командировочном удостоверении сотрудника. Теперь эти даты и время фиксируются на таможенных пунктах.

Важно

У сотрудника после возвращения из-за границы есть три рабочих дня на то, чтобы подать авансовый отчет о своих расходах.

В отделе кадров предприятия должна быть унифицированная форма АО-1, которую обязан будет заполнить вернувшийся командированный. К отчету прилагаются все документы, которые подтвердят суммы расходов во время поездки. Без авансового отчета затраты командированному не компенсируются.

Продолжительность заграничной командировки

Ограничений на продолжительность зарубежной командировки с 2017 года нет. Нужно только указать в приказе на командировку, когда планируется возвращение сотрудника. При необходимости сроки деловой поездки могут быть продлены отдельным приказом руководителя предприятия.

Длительность командировки зависит от задач, поставленных перед сотрудником, экономической целесообразности и времени, которое придется потратить на дорогу.

Важно

Если сотрудник находится за границей более 183 дней суммарно, но НДФЛ насчитывается по ставке не 13%, а 30%. Именно такая ставка действует для налоговых нерезидентов России.

Как отчитываться по заграничной командировке

В целом, деловая поездка сотрудника за границу оформляется по тем же правилам, что и командировки внутри страны. Однако есть некоторые нюансы, поэтому приведем вам пошаговую инструкцию:

  1. Руководство предприятия решает отправить одного сотрудника или целую группу за рубеж.
  2. Издается соответствующий приказ, с которым следует ознакомить подчиненного.
  3. Если на предприятии есть локальные нормативные акты, предусматривающие оформление командировочного удостоверения, выдается данный документ.
  4. Рассчитываются расходы предприятия на дорогу сотрудника, его проживание, сумма суточных, исходя из продолжительности поездки.
  5. Аванс выдается сотруднику.

Важно определиться, какую часть расходов будет брать на себя принимающая сторона, чтобы точно рассчитать затраты предприятия. Кроме того, следует заранее узнать, есть ли у сотрудника загранпаспорт, сколько стоит виза в государство, куда он едет, каковы правила оформления въезда.

Важно

При подсчете расходов предприятия нужно учитывать курс валюты страны, куда отправляется сотрудник. Курс нужно брать актуальный, на дату планирования поездки.

Расходы предприятия будут включать:

  • Оформление визы и загранпаспорта.
  • Оплату проезда.
  • Оплату проживания.
  • Суточные.
  • Среднюю зарплату сотрудника за все время командировки.
  • Налоги, в том числе НДФЛ.

Существенная разница между командировками по стране и за ее пределы есть в размере суточных. Кроме того, если сотрудник едет за рубеж всего на день, то есть ночевать в другом государстве не будет, суточные ему не положены. Остальные затраты на такую короткую деловую поездку компенсируются как обычно.

Заключение

В целом, процесс оформления командировки по стране и за границу очень схож. Но у предприятия возникают дополнительные расходы, ведь проезд чаще всего обходится дороже, нужно оформить визу и, возможно, загранпаспорт. Кроме того, возникает необходимость в покупке валюты.

Рекомендуем всем руководителям предприятий знакомиться с нововведениями в сфере командировок сотрудников, а также узнавать о правилах въезда в конкретную страну. Наша инструкция поможет вам избежать ошибок и неточностей в процессе оформления заграничной командировки.

Основные правила оформления командировка за границу

Командировка за границу: сложности оформления. Командировка сотрудника за границу

Любая командировка за границу доставляет работодателям определенные трудности. А все потому, что достаточно непросто рассчитать все расходы лица и возместить излишек. Хотя оформление таких командировок осуществляется достаточно просто.

Общая информация

Командировка за границу подразумевает нахождение лица за пределами РФ в связи с исполнением служебных обязанностей в течение определенного периода времени. Существует определенная процедура отправления сотрудника в командировку, которая с 2015 года немного упростилась.

Изменения произошли на основании ПП №1595 от 29.12.14 г. Например, теперь нет необходимости оформлять командировочные удостоверения. Несмотря на это, командировка подчиненных за рубеж осуществляется не так часто, как служебные поездки по территории России. Поэтому должностным лицам обязательно важно знать все нюансы оформления и выдачи суточных в 2020 году.

Оформление

Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель.

Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат.

Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.

Для этого оформляется специальная форма приказа – Т-9 или Т-9а, если направляется несколько лиц. Закон также не запрещает использовать бланки приказов, разработанные работодателем для организации собственноручно. Главное, чтобы ни были утверждены соответствующими внутренними документами.

Этот этап оформления командировки за границу осуществляется очень просто. Кадровому сотруднику потребуется только приказ и служебное задание, наличие которого не является обязательным. Далее работодателю необходимо возместить расходы, которые сотрудник понесет в поездке. То есть, оформить суточные.

Расходы

Перед тем, как оформить выдачу денежных средств, необходимо учесть все траты работника. Основные виды расходов в загранкомандировках следующие:

  1. Суточные. Сюда входят личные траты работника, включая питание и т. д.
  2. Проездные. Работодатель оплачивает дорогу до места назначения, а также оформление документов для поездки (загранпаспорта, визы).
  3. Аренда. Оплату наемного жилья, включая номер в гостинице или квартиру, также компенсирует организация.
  4. Остальное. Работодатель может оплачивать мобильную связь, Интернет, почтовые услуги и т. д.
  5. Возмещению подлежат также траты на обязательное медицинское страхование.

Все расходы командированного лица за границей, которые оплачивает предприятие, должны быть указаны в коллективном договоре или ином локальном документе. Важно знать, что чаще всего оплате не подлежат следующие траты:

  • обслуживание в ресторанах, кафе и т. д.;
  • расходы на оздоровительные клубы;
  • расходы за услуги посторонних компаний.

Трата командировочных средств (всех, кроме суточных), должна быть подтверждена с помощью документов.

Что касается суточных, то в 2020 году выплата осуществляется следующим образом:

  • деньги в иностранной валюте командируемому лицу выдаются только за время пребывания за границей;
  • выдача суточных в рублях происходит только за те дни, которые он находился на территории РФ.

Заграничные командировки могут оплачиваться без каких-либо ограничений со стороны законодательства. Но в расчет следует брать то, что НДФЛ не облагаются только суточные, да и то, если они не превышают нормы. В 2020 году это 2, 5 тыс. рублей на один день.

Но это не значит, что работодатель обязан придерживаться этой нормы проживания. Он может платить любую сумму, но придется платить налог. Помимо этого, наниматель компенсирует сотруднику ту сумму в рублях, которую он потратил для приобретения иностранной валюты.

 

Минимальный срок командировки не установлен. Она может длиться неделю или всего один день. Что касается однодневных командировок, то при их оформлении в приказе ставится соответствующая отметка. После поездки сотрудник обязан отчитаться работодателю и получить возмещение. Однако суточные за такие командировки не выплачиваются.

Служебная записка

Это документ требуется, если командировочное лицо отправляется в поездку на автомобиле. При этом неважно, личный это транспорт или служебный. Несколько лет назад оформлялось так же командировочное удостоверение или служебное задание. Эти документы уже не требуется, но без записки доказать свое пребывание в командировке не может.

Интересно, что предоставлять служебную записку после командировки обязаны также руководители фирм. Не учитывается даже то, то за рулем может быть другой водитель. Обычно компании разрабатывают собственные бланки служебных записок, чтобы подчиненным было проще их оформлять. Документ содержит следующую информацию:

  • наименование предприятия;
  • личные данные командировочного лица;
  • дату;
  • место поездки;
  • продолжительность командировки;
  • марку и номер автомобиля;
  • подпись.

Изначально документ оформляет сотрудник. К записке прикладываются бумаги, подтверждающие пребывание в указанной стране и т. д. При необходимости подтвердить осуществление командировки может принимающая сторона. Для этого указывается название организации, необходимые даты и другие сведения. Запись подтверждается подписью должностного лица и печатью компании.

Учет расходов

Важно знать о том, как правильно в 2020 году необходимо отчитываться перед работодателем за траты в поездке. Итак, сотрудник не позднее 3 дней после возвращения обязан предоставить:

  • авансовый отчет;
  • окончательный отчет;
  • копию загранпаспорта.

К этим документам обязательно нужно приложить все чеки и квитанции, которые он привез с собой. При поездке за границу многие документы будут на иностранном языке. Их следует перевести.

Можно сделать это самостоятельно или с помощью переводчика, если такой есть в штате организации. Но работодателю нужно подавать как оригинал чеков, так и бланки с переводом.

Если у сотрудника остались неизрасходованные средства, то они возвращаются. По суточным отчитываться не нужно.

Справка: Авансовый отчет заполняется несколькими лицами. Это сотрудник, который вернулся из командировки, и бухгалтер компании. Вся информация вносится в специальный бланк формы № АО-1.

Правила заполнения документа подотчетным лицом в 2020 году следующие:

  1. Он указывает название организации, дату оформления, а также свои личные данные, включая должность.
  2. Указывается назначение аванса.
  3. Специальные графы должны содержать сведения о документах, подтверждающих расходы лица. Обязательно пишутся суммы.
  4. Общая сумма расходов указывается в графе 6.

После заполнения отчет предоставляется бухгалтеру. Должностное лицо обязательно должно составить справку, подтвердив тем самым получение документа. В ней указывается, когда был получен отчет, после чего ее отдают сотруднику. Далее специалист проверяет документы и заполняет графы с 7 по 9. После этого обязательно указывается, есть ли перерасход, сумма потраченного аванса и т. д.

И только после осуществления всех этих процедур можно передавать авансовый отчет руководителю предприятия. После утверждения им документа бухгалтер осуществляет списание денег и расчет с сотрудником. Если у командировочного осталась неизрасходованная сумма, то он обязан сдать ее на основании приходного кассового ордера.

Главной обязанностью сотрудника во время командировки является не только выполнение служебных обязанностей, но и правильное расходование полученных средств. Никогда не нужно забывать, что после возвращения придется отчитываться перед работодателем.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.