+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кто может подписывать приказы? Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации? Где и сколько хранится.

Содержание

Согласование и регистрация приказов

Кто может подписывать приказы? Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации? Где и сколько хранится.

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа.

Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих.

И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции.

В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя.

Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
 

 
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба

Кто может подписывать приказы? Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации? Где и сколько хранится.
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.

Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений.

Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

По цели издания приказы бывают:

 

  • инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
  • исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:
 

  • структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;  
  • разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;  
  • создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;  
  • финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;  
  • вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;  
  • работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;  
  • вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах.

Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах. Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

  • эмблема или логотип – если есть;  
  • название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;  
  • вид документа;  
  • место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;  
  • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;  
  • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;  
  • заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;  
  • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;  
  • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__).

В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:
 

  1. Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
  2. Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
  3. Ограничение доступа.
  4. Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.

Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.

Как составить шаблон приказа в MS Word

Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д.

Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать? 1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10. 2.

В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 3.

Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.

4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.

Количество показов: 2454

Срок хранения приказов по основной деятельности

Кто может подписывать приказы? Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации? Где и сколько хранится.

Хозяйственная деятельность, да и вообще функционирование любого предприятия и организации, регулируется огромным количеством документов для внутреннего пользования. Большинство этих бумаг утилизируется в установленном порядке, но срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен.

Иными словами, распорядительные документы директора и менеджеров высшего звена хранятся постоянно и передаются в архив лишь при ликвидации юридического лица. В данной статье рассмотрим принципы делопроизводства и учета. Приказам по основной деятельности (сроку хранения) уделим основное внимание.

Общие положения

Срок хранения приказов по основной деятельности – не ограничен. Руководство организации обязано по требованию контролирующих или судебных органов предоставить эти документы. Важность бумаг данной категории трудно переоценить.

История знает случаи, когда отсутствие приказов по личному составу и основной деятельности за определенный период приводило к банкротству предприятия. Поэтому сохранности именно данного вида документации уделяется особое внимание.

Независимо от того, к какой сфере деятельности относится юридическое лицо (промышленное производство, оказание услуг, образовательная организация), приказы по основной деятельности, как правило, хранятся в юридическом отделе. Речь идет об оригиналах. Копии же их могут и должны передаваться для выполнения в соответствующие подразделения. Здесь они и остаются в последующем времени.

Где хранится документация?

Следует четко разделять приказы, которыми регулируются вопросы личного состава и основная деятельность. Это далеко не равнозначные понятия. Если первые должны храниться в отделе кадров организации, то вторые, как уже отмечалось, в юридическом отделе. Это позволит избежать путаницы и более оперативно находить необходимые документы.

Особенности создания хранилища

Организация архива – дело весьма и весьма непростое. Качественно выполнить эту задачу сможет лишь человек, имеющий необходимое образование (архивариус, специалист по архивной работе, делопроизводитель) и опыт работы.

Поэтому в штате крупных организаций и предприятий обязательно есть заведующий архивом. Маленьким компаниям целесообразней нанять человека по договору подряда, чтобы тот организовал хранилище документов на предприятии.

Как показывает практика, попытки самостоятельно урегулировать данный вопрос оборачиваются большими проблемами с контролирующими органами.

Как правило, приказы, которые регулируют основную деятельность организации, хранятся отдельно от всех остальных, в юридическом отделе. Однако это лишь в теории все бумаги данного типа должны храниться вечно. На практике производятся периодические чистки и все документы, которые утратили свою актуальность, подвергаются уничтожению.

Разумеется, для этого должна соблюдаться определенная процедура. Создается специальная комиссия, которая и принимает окончательное решение об утилизации документации. Уничтожение приказов по основной деятельности становится возможным лишь при выполнении одного из условий:

  • действие документа приостановлено или вовсе отменено иным распоряжением;
  • срок действия, прописанный в документе, истек.

В комиссию по утилизации в обязательном порядке должны быть включены представители всех отделов, чью деятельность напрямую или косвенно затрагивают рассматриваемые документы.

Особенности хранения копий документов

В соответствии с действующим законодательством в области делопроизводства, храниться должны не только оригиналы бумаг. Это же касается и их заверенных вторых экземпляров. Однако срок хранения копий приказов по основной деятельности отличается. И это вполне логично.

С течением времени количество обращений к документации сокращается в геометрической прогрессии, и хранить огромное количество бумаг не имеет никакого смысла, да и это довольно затратная статья. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств из архива юридического отдела запрашиваются оригиналы документов.

Кроме того, в ряде случаев копии документов (пусть и заверенные печатью организации) не имеют юридической силы, а значит, их архивирование теряет всякий смысл.

В общем случае срок хранения подобных дел составляет три года. Хотя эта цифра может варьироваться. Иногда рекомендуют хранить копии вплоть до уничтожения оригиналов документов.

Некоторые особенности архивирования бумаг

Документы, регулирующие основную деятельность организации, хранятся на протяжении всего существования предприятия. Однако, как и в любом правиле, здесь имеются исключения. Дело в том, что хранить в течение многих десятилетий документацию обязаны лишь те организации, которые принимают участие в формировании фондов государственных архивных учреждений.

Довольно большая часть учреждений и предприятий не принимает участия в этой деятельности. В таких организациях документы с пометкой «хранить постоянно» должны складироваться лишь на протяжении десяти лет, после чего могут быть утилизированы.

При этом следует учитывать, что срок исчисления архивного хранения начинается с первого календарного дня года, следующего за годом издания документа.

Особенности подсчета сроков хранения

Регулирующие данный вопрос законы и подзаконные акты весьма размыты и непрозрачны, поэтому могут по-разному истолковываться. Непонятно, почему подобные оплошности не были исправлены еще на этапе разработки закона.

В соответствии с его положениями, сроки хранения устанавливаются «со дня создания» документации. Но в отечественной архивной практике такое никогда не практиковалось.

Заграничные архивные учреждения также ведут отсчет не с момента подписания приказа руководителем и регистрации в журнале, а со следующего календарного года.

Особенности смены лица, ответственного за хранение документов

Жизнь не стоит на месте, и рано или поздно возникает необходимость в назначении нового лица, ответственного за архив предприятия. Кто-то из бывалых и проверенных временем работников уходит на пенсию, кто-то увольняется по семейным обстоятельствам.

Процедура смены ответственного лица строго регламентирована. Приказом директора создается специальная комиссия. Оформляется акт приема и передачи всей документации, находящейся в архиве.

Минимальный состав упомянутой комиссии – три человека. Помимо составления описи документов, срок хранения которых не истек, в обязанности членов комиссии входит проверка сохранности и состояния бумаг.

Упомянутый акт подписывают передающий и принимающий дела на хранение работник.

Основная деятельность организации

Среди огромного количества бумаг постоянно должны храниться лишь документы и приказы по основной деятельности.

Это какие направления, возникает вопрос? К данной категории, прежде всего, следует отнести приказы о преобразовании внутренней структуры предприятия в результате слияния (раздела) отдельных его структурных составляющих.

Смена рабочего режима также относится к важным решениям. Такие бумаги тоже должны храниться в юридическом отделе.

К данной категории относятся также приказы:

  • направленные на усовершенствование системы повышения квалификации рабочего и офисного персонала организации;
  • о проведении аттестации рабочих мест и сотрудников;
  • об увольнении персонала в связи с сокращением численности штата;
  • о приеме на баланс предприятия оборудования (основных средств);
  • о создании комиссии по вопросам инвентаризации имущества и (или) активов организации.

И это далеко не полный состав приказов по основной деятельности.

Требования к организации архива

В основе классификации приказов лежит нормативный срок хранения бумаг. Для определения этого показателя делопроизводители пользуются специальным перечнем документации организаций. Следует сказать, что в ряде случаев для отдельных организаций устанавливаются свои, ведомственные нормативы хранения бумаг с учетом особенностей работы и специфики отрасли. Рассмотрим подробнее.

Срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен. Иными словами, документация такого рода находится в архиве на протяжении существования организации – с момента ее регистрации в государственных органах и до момента ликвидации. Иные бумаги не должны уничтожаться на протяжении 75 лет (документы по кадровым вопросам), либо в течение пяти лет (все иные приказы).

Документы, предназначенные для длительного хранения должны подшиваться в отдельные дела. Это позволит избежать ненужных хлопот впоследствии.

Сформированному пулу бумаг в соответствии с установленными правилами присваивается свой особый шифр, состоящий в большинстве случаев из комбинации букв и цифр.

Хранение документов на электронных носителях

В наше время информационные технологии приобретают все большую популярность. И все чаще прогрессивные руководители предпочитают вести документооборот компании в электронном формате.

Реалии таковы, что даже набранный в текстовом редакторе приказ, имеющий электронную подпись уполномоченного лица, имеет юридическую силу.

Следует сказать, что большинство директоров и менеджеров высшего звена, особенно в государственных компаниях, предпочитают вести дела традиционным способом, с использованием бумажных носителей и чернил. Однако с приходом нового поколения ситуация в корне изменится.

В соответствии с установленными нормами, электронные копии документов должны храниться в течение такого же срока, что и аналогичные традиционные документы на бумажных носителях.

Где искать нормы хранения приказов по основной деятельности?

Закон РФ «Об архивном деле» является основным источником правил организации складирования документов, как на предприятии, так и в государственных архивах. В настоящее время действует его редакция от 23 мая 2016 года.

Сам закон вступил в силу 22 октября 2004 года.

Следует отметить, что соблюдать нормы упомянутого Закона обязаны не только специализированные архивные учреждения и государственные предприятия, но и частные субъекты хозяйствования.

Состав приказов по основной деятельности и другая важная и полезная информация содержится в специализированном «Перечне типовых документов».

В данном отраслевом нормативно-правовом акте дается подробная характеристика и требования к оформлению бумаг, которые образуются в процессе хозяйственной (или любой другой) деятельности предприятия. Разработчиком документа является Министерство культуры России.

Дата утверждения упомянутого Перечня – 25 августа 2010 года. В настоящее время действует редакция от 16 февраля 2016 года.

В некоторых, имеющих особый статус организациях, архивное дело регулируется отдельными отраслевыми нормативно-правовыми актами.

Срок хранения книги приказов по основной деятельности

В соответствии с установленными требованиями, любому приказу присваивается уникальный номер, а отметка о его выходе заносится в специальный журнал. Рекомендуется для удобства при нумерации этих документов использовать алфавит.

Например, латинские буквы OD в начале номера приказа сразу дают понять, что документ регулирует основную деятельность организации. Лишь после внесения соответствующей записи в журнал, документ становится юридически значимым. И наоборот, если запись в журнале регистрации отсутствует, приказ будет являться просто бумажкой.

В данном случае будет поставлена под вопрос его значимость в случае рассмотрения судебных либо иных дел.

Журнал регистрации приказов – чрезвычайно важный элемент, не менее значимый, чем сами приказы.

В соответствии с классификацией Перечня документов и требованиями законодательства, он относится к таковым, которые должны быть в сохранности на протяжении существования организации (то есть постоянно).

Таким образом, срок хранения приказов директора по основной деятельности и журнал регистрации приказов – «постоянно».

Особенности оформления журнала

В статье неоднократно подчеркивалась важность такого документа, как книга регистрации приказов по основной деятельности. Иногда ее называют журналом. Допустимо использовать оба эти названия.

Несмотря на такую первостепенную важность данного документа, отсутствует его унифицированная форма. Любая организация вправе оформить его страницы по своему усмотрению.

Главное, чтобы в книге были следующие графы – номер приказа и дата регистрации (вступления в силу), тезисное описание содержимого документа.

Источник

Кадровые приказы

Кто может подписывать приказы? Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации? Где и сколько хранится.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

“ЭЛЕКТРОННЫЕ
трудовые книжки”
новый вебинар
Юлии Жижериной

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Кто может подписывать приказы в организации?

Кто может подписывать приказы? Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации? Где и сколько хранится.

В общем случае правом представлять компанию (действовать от имени компании), в том числе подписывать первичные учетные документы, не имея доверенности и каких-либо иных документов, обладает единоличный исполнительный орган компании — ее руководитель или получившее такие функции по договору лицо (например, управляющий).

Если ли еще, кто может подписывать первичные документы? Ведь может получится так, что руководитель отсутствует на рабочем месте, находится на больничном или в отпуске, или документооборот организации слишком большой и одному человеку нереально справиться с таким объемом работы. Что делать в таком случае? Можно ли передать право подписи документов другим лицам?

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяет руководитель компании приказом или другим распорядительным документом. Руководитель имеет право выдать доверенность на право подписания соответствующих документов как за руководителя организации, так и ее должностных лиц.

Какой документ подтвердит право подписи первичных документов — приказ или доверенность? Подтвердить полномочия гражданина на подпись первичных документов может и тот, и другой документ. В чем отличие между этими документами? Давайте разберемся.

Подписание первичных документов по доверенности

Учредитель компании, акционер, другие граждане не являются единоличным исполнительным органом компании и не вправе действовать от имени компании. Однако они могут представлять интересы компании на основании выданной им доверенности.

Кроме того, доверенность на подпись первичных документов (образец текста документа приведем далее) может быть выдана гражданину, с которым у компании не оформлены трудовые отношения, то есть он не является сотрудником компании.

Если компания выдала физлицу доверенность, то гражданин становится ее уполномоченным представителем и имеет право подписи первичных документов от имени компании.

Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:

  • выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
  • обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.

Доверенность на право подписи первичных документов образец, утвержденный официально, не имеет. Она составляется в свободной форме. В шапке указывается название компании, номер доверенности, число, когда была выдана доверенность. Основная часть документа будет выглядеть следующим образом:

«ООО «Людмила» в лице генерального директора Назарова Д.В., действующего на основании устава, настоящей доверенностью предоставляет учредителю общества с ограниченной ответственностью «Людмила» Волниной Дарье Владимировне (необходимо указать полностью паспортные данные и место проживания) право подписи договоров (соглашений, контрактов).

Доверенность выдана на срок со 2 сентября 2016 до 2 сентября 2017 года.».

Далее идет образец подписи доверенного лица и подпись генерального директора.

Приказ на право подписи первичных документов

Приказ оформляется руководителем на определенных должностных лиц, трудящихся в компании, и действует все время, пока они являются работниками компании. Таким образом, можно выделить несколько отличий доверенности от приказа:

  • доверенность оформляется на определенное физлицо, а не на работника, занимающего определенную должность в компании;
  • доверенность выдается обычно на конкретно определенный срок (например, на год);
  • доверенность может быть выдана на физлицо, не состоящее в трудовых отношениях с компанией, тогда как действие приказа распространяется на сотрудников компании.

Форма приказа на право подписи первичных документов законодательно не утверждена, компания может составить данный документ самостоятельно. В приказ целесообразно включить следующую информацию:

  • ФИО сотрудников;
  • должности сотрудников, которые наделяются правом подписи документов;
  • приказ может содержать конкретный перечень документов.

Факсимильная подпись на первичных документах

Некоторые руководители полагают, что наделять правом подписывать документы работников необязательно – можно просто использовать факсимиле вместо собственной подписи. Согласно гражданскому кодексу, использовать факсимиле можно в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако использование факсимиле именно на первичных документах — вопрос спорный: контролирующие органы считают, что использование факсимиле при оформлении первичных документов неправомерно.

Несмотря на то, что были случаи, когда судебная практика доказывает противоположную точку зрения в данном вопросе, тем не менее, если вы не хотите возникновения спорных моментов, факсимиле лучше не использовать. 

Источник: https://spmag.ru/articles/kto-mozhet-podpisyvat-pervichnye-dokumenty

Кто имеет право подписи на приказах

Статья 105-107 Конституции РФ определяют все особенности разработки и принятия федеральных законов. Структура принятия предполагает одобрение государственной думой и советом федераций.

В обязательном порядке законопроект должен быть подписан президентом страны в течение 14 дней, после того, как тот или же иной законопроект получил одобрение со стороны совета федераций и государственной думы.

Кто именно обязан подписывать законы РФ?

Сразу же нужно сказать о структуре принятия законодательства:

  1. Законы изначально составляются опытными юристам и рассматриваются государственной думой. На данном этапе протекают всевозможные обсуждения, которые смогли бы сделать законодательство идеальным с той или же иной позиции. Не менее важный момент – соответствие созданного закона конституционным нормам и уже имеющемуся законодательству.

    В нашей стране законодательным органом считается именно государственная дума, поэтому, очень важно, чтобы на данном этапе, сразу же, были устранены определенные недостатки законопроекта;

  2. Депутаты в обязательном порядке производят ание. Законопроект считается принятым в том случае, если за него отдало голоса более половины депутатов, далее, законопроект передается на рассмотрение совету федераций;
  3. Совет федераций также производит весьма детальное изучение законопроекта, производятся различные обсуждения и пр. Если законопроект не имеет никаких негативных аспектов, производится ание, и он принимается. В тоже время, законопроект может быть возвращен депутатам на доработку;
  4. Если депутаты согласны с замечанием совета федераций, производится работа по доработке закона. Если же государственная дума не согласна с внесенными поправками, производится повторное ание, и при наборе 2/3 , законопроект считается принятым.

Кто имеет право подписывать приказы по организации?

Кто может подписывать приказы? Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации? Где и сколько хранится.

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк распоряжения .docСкачать образец заполнения распоряжения .doc

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

  • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
  • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать.

Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»).

После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

  1. Распоряжению обязательно следует
    • присвоить номер,
    • поставить дату его создания,
    • написать наименование организации.
  2. Далее в документе нужно указать
    • обоснование или основание для его формирования,
    • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
    • задачи, которые перед ними стоят,
    • сроки их решения.
  3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.