+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Настройка графика работы вручную 1с 8

Содержание

Настройка графиков работы и учет рабочего времени в 1С ЗУП 8.3

Настройка графика работы вручную 1с 8

В данной статье разберем типовые пользовательские ошибки, которые допускаются при расчете зарплаты. Изучим как правильно вести Табель учета рабочего времени, настройку и заполнение графиков работы в программе 1С 8.3 ЗУП 3.0 (3.1).

Более подробно как организован учет рабочего времени в программе 1С ЗУП 8.3, как работать с документами «Табель» и «Индивидуальный график», чем они отличаются, когда нужны – рассмотрено на нашем курсе.

Ошибка 1. В программу 1С ЗУП 8.3 всегда по всем сотрудникам вводится документ «Табель»

Разработчики программы по поводу документа «Табель» верны своей концепции и считают, что документ «Табель», как документ программы не нужен, так как работает метод отклонений.

Есть график учета рабочего времени и есть отклонения – больничные, отпуска. В 1С 8.3 ЗУП автоматически рассчитывается отработанное время, а для того, чтобы распечатать табель, используется отчет.

В то же время документ «Табель» в программе 1С ЗУП есть и вносить его можно, но делать это без надобности не рекомендуется.

 Бывают случаи, что без документа «Табель» не обойтись. Например:

  • Когда нужно скорректировать отработанное время;
  • Ввести отработанное время по специфическим видам времени, когда невозможно запланировать в графике;
  • Или когда ведем учет в разрезе условий труда, когда сотрудник переходит между этими условиями труда в течение дня.

В этих случаях документ «Табель» нужен, во всех других случаях этот документ, как документ программы 1С ЗУП не нужен, так как сильно утяжеляет систему.

С другой стороны, почему возникает логическое противоречие, потому что на практике документ «Табель» – это первичный документ, на основании которого проводится расчет зарплаты. Поэтому кажется логичным, что всегда должен быть документ «Табель», а потом расчет зарплаты.

В 1С ЗУП 3.0 (3.1) логика немного другая и предполагает что «Табель» – это отчет:

Сначала делаем отчеты по зарплате, где формируем «Табель учета рабочего времени» как отчет, проверяем, а после этого приступаем к расчету зарплаты:

Почему не рекомендуется вводить документ «Табель»

Рассмотрим на примере.

Вводим документ «Табель»:

Добавляем сотрудника и автоматически документ «Табель» заполняется: проставляются явки по графику пятидневки:

Многие пользователи так и делают, берут документ «Табель», заполняют на всех сотрудников, проводят документ и приступают к расчету зарплату.

Однако в программе 1С ЗУП 8.3 есть технический регистр сведений «Графики работ по видам времени», который представляет собой техническое хранилище данных, необходимое для того, чтобы правильно считать зарплату. Изначально в этом регистре хранится информация о количестве часов по общим графикам:

Если вносите «Табель», то при расчете зарплаты за текущий месяц и заполнении документа «Начисление зарплаты», по кнопке «Заполнить» происходит расчет:

Вместе с тем, при начислении зарплаты заполняется технический регистр «Графики работ по видам времени»:

Далее по кнопке Еще выведем список:

Видим, что за один месяц на одного сотрудника с учетом того, что у него только явка и выходные дни, нет ночных и сверхурочных – это 52 записи. Лишь по одному сотруднику в регистре сведений появляется:

А если в организации 1000 сотрудников и по каждому будет вводится «Табель», то будет появляться в регистре 52 000 записей, как минимум, каждый месяц. Через некоторое время база вырастет до невероятных размеров и снизится быстродействие.

Поэтому рекомендуется лишний раз программу 1С ЗУП не нагружать. Если в документ «Табель» не вносятся правки и формируете, чтобы посмотреть, то не нужно его проводить. Можно просто записать, но не проводить. В противном случае при начислении зарплаты будут формироваться лишние записи в регистрах. И база будет становиться «тяжелее» с каждым месяцем.

Если документ «Табель» проводили, то уже ничего делать не нужно. Регистр «Графики работ по видам времени» с независимым режимом записи, то есть данные можно удалять:

Так как регистр технический, поэтому такая операция разрешена. Но не стоит этого делать, если есть рассчитанные данные за прошлые периоды, пусть они там будут. Но поменяйте бизнес-процессы, бизнес-логику начиная с текущего периода.

Ошибка 2. В случае отклонений от графика в документе “Табель” проставляется “НН”, а документ “Прогул, неявка” не вводится

Также не рекомендуется использовать документ «Табель», потому что есть еще нюансы. Например, если в документе «Табель» проставляем НН. Допустим, сотрудник в конце июня отсутствовал по неизвестной причине:

Проведем документ и посчитаем зарплату. Отработанное время внесется из табеля:

В следующем месяце сотрудник уходит в отпуск. Когда начинаем считать средний заработок, то неправильно определяется количество отработанных календарных дней: программа 1С ЗУП считает, что сотрудник отработал в июне 30 дней из 30:

Наглядно это будет видно в печатной форме «Расчет среднего заработка», где будет коэффициент в июне для расчета среднего заработка использовать 29.3, хотя он работал неполный месяц:

Дело в том, что документ «Табель» не отменяет собой необходимость ввода документов отклонений. То, что проставили НН – этого мало. В 1С ЗУП 8.3 нужно еще внести документ «Прогул, неявка» и зарегистрировать отсутствие сотрудника с помощью данного документа:

Если внесли документ «Прогул, неявка», то необходимо перепровести начисление зарплаты, чтобы переучлось время:

После этого перезаполним документ «Отпуск». Окрываем «Ввод данных для расчета среднего заработка» – кнопочка Перечитать. Видим, что отработанных дней календарных 26 из 30:

Соответственно, коэффициент при расчете среднего заработка будет определяться по правилам, 29.3/30 календарных дней в июне*на количество отработанных календарных дней:

Ошибка 3. Программа 1С ЗУП 8.3 «не видит» явку, введенную документом «Табель»

Допустим, по сотруднику заполнили «Табель» за июнь, где за весь месяц явка по пятидневке, 21 день отработал, 168 часов:

Но помимо этого, по сотруднику внесем документ отклонения «Прогул, неявка» с 15 по 30 июня:

Но в «Табеле» указали, что сотрудник этот период работал и у него весь месяц явка. Причем в печатной форме документа «Табель» также видно, что у сотрудника явка:

Но при расчете зарплаты программа 1С ЗУП 8.3 посчитает с учетом отклонения. В этом можно убедиться, посмотрев документ «Начисление зарплаты» за июнь. Видно, что рассчитан оклад не полный, потому что программа «считает», что сотрудник работал неполный месяц:

В печатной форме документа «Табель» будут стоять явки. В то же время, если сформируем отчет «Табель учета рабочего времени», на основании которого программа зарплату считает, то увидим, что у сотрудника НН стоят с 15 числа, как и внесли. Сотрудник отработал 9 дней, а не 21 день:

Документ «Табель» он самый приоритетный, но с учетом отклонений. Если поставили явку в «Табеле», но зарегистрировали документ-отклонение, то отклонение будет первичным.

Этот момент тоже учитывайте, когда будете выбирать для себя концепцию учета в 1С ЗУП 8.3, и решать использовать документ «Табель» или не использовать.

Ошибка 4. Для сокращенного графика сотрудника с вредными условиями труда выставлен флажок «Неполное рабочее время»

Допустим, в организации есть сотрудники с вредностью, с льготной пенсией, за которых необходимо выплачивать дополнительные взносы в Пенсионный фонд.

В таком случае настраивается отдельный «График работы с вредными условиями», потому что вредность 3 или 4 класса и график должен быть сокращенным:

Многие любят поставить флажок «Неполное рабочее время» с «Неполным рабочим днем»:

Потом этот флажок приводит к ошибкам при формировании отчетности персонифицированного учета в 1С ЗУП 8.3. Дело в том, что в правилах персонифицированного учета прописано, что если сотрудник занят во вредности меньше 80% рабочего времени, то значит это «не вредность». В 1С ЗУП процент занятости не проверяется, а идет привязка к данному флажку.

Если установлен флажок «Неполное рабочее время» и «Неполный рабочий день», то совершенно не важно, что у сотрудника настроены параметры: код условий труда указан в штатном расписании 27.1, 27.2, код позиции списка, программа 1С ЗУП в отчетности персонифицированного учета будет ставить сотруднику стаж совершенно обычный.

Поэтому в настройках графика поменяем переключатель и поставим «Неполная рабочая неделя». Если у сотрудника действительно неполное рабочее время, но необходимо, чтобы параметры вредности отрабатывались, тогда нужно поставить переключатель, как неполная рабочая неделя:

Далее, если обновим сведения персонифицированного учета, то сотрудник будет выделен в отдельную пачку, потому что там есть вредность и параметры стажа будут заполнены правильно. Видим, что сработала вредность из позиции штатного расписания и запись о стаже заполнилась соответствующим образом:

Таким образом, для того чтобы программа 1С ЗУП вредность «увидела», в штатном расписании должно быть все настроено и не должен стоять флажок «Неполное рабочее время». Если флажок стоит, тогда переключатель должен быть установлен в режим «Неполная рабочая неделя».

Поставьте вашу оценку этой статье: (5 5,00 из 5)
Загрузка… Поставьте вашу оценку этой статье: (5 5,00 из 5)
Загрузка…

Заполняем графики работ сотрудников в 1С 8.3 – Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт»

Настройка графика работы вручную 1с 8

Где найти и как заполнить график работы в 1С, особенности заполнения и настроек  нестандартных графиков работы в 1С:ЗУП3.8 – читайте в нашей статье.

Работодатель устанавливает графики в соответствии с целями продуктивности на своем предприятие. Рассмотрим их отражение в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (1С:ЗУП).

Где и как заполнить график работы в 1С:ЗУП 8.3: «пятидневка»

Для заполнения графиков в программе зайдем в меню «Настройки» – раздел «Предприятие» – графики работы сотрудников. По кнопке «Создать» открывается настройка и создание нового графика. Указываем его наименование, устанавливаем текущий год и проваливаемся в предложенное нам меню «Изменить свойства графика».

Сначала рассмотрим настройку графика в 1С, по которому работает большинство россиян – пятидневка. Указываем:

  1. Способ заполнения графика « По дням недели (пятидневка, шестидневка, и т.п.)» и что при заполнении учитываются праздничные дни. Расписание работы будет заполнено автоматически в соответствии с заданными настройками.
  2. В разделе «Виды времени» устанавливаем «Явка». После всех действий мы видим, что длительность рабочей недели составляет 40 часов (Рис.1).
  3. Нажимаем кнопку «ОК» и график в 1С автоматически заполняется, указывая все рабочие дни цифрами «8», а выходные и праздничные дни пустыми красными графами. Удобно, что настройки мы производим единожды – на следующий год достаточно указать новый период и по кнопке «Заполнить» график будет настроен.

Заполняем график при неполном рабочем времени в 1С:ЗУП 8.3

Встречаются случаи, когда сотрудник работает пять дней в неделю, на неполном рабочем дне. В этом случае мы:

  1. создаем новый график, указываем такие же настройки, как и в графике «Пятидневка»
  2. устанавливаем галку «Неполное рабочее время» – неполный рабочий день (здесь же можно указать, что ведется учет по неполной рабочей недели); и считать норму по другому графику «Пятидневка».
  3. В табличной части с расписанием работы необходимо вручную указать количество часов работы на каждый день. 

Заполняем сменный график работы в 1С:ЗУП 8.3

Существует учет по видам времени: явка, ночные часы и вечерние часы – они берутся за основу составления графиков со сменным характером работы на каждом предприятие.   Рассмотрим составления такого графика, например график: день – явка (12 часов), второй день – вечернее время (3 часа) и ночное (9 часов), третий день – отсыпной, четвертый – выходной.

  1. В свойствах графика указываем способ заполнения «По циклам произвольной длины (сменные графики)» и то, что при заполнении не стоит учитывать праздничные дни; ведется суммированный учет рабочего времени; при подсчете переработок определять норму по «Производственному календарю».
  2. Виды времени: если на предприятие ведется учет не только ночного времени, но и вечернего (а в нашем примере таковой учет и ведется); устанавливаем флажки на «Явка», «Ночные часы» и «Вечерние часы».
  3. В таблице «Расписание работы» указываем номер дня «1»: явка 13; номер дня «2»: ночные часы 9, вечерние часы 3; два последних дня остаются пустыми (Рис.2). После нажатия кнопки «Ок» график заполнится корректно.

Существует большое количество способов составления в программе  «Зарплата и управление персоналом, редакция 3.0», стоит лишь задать правильные параметры и заполнить график.

Важно! Без составленных графиков зарплата сотрудникам начисляться не будет. График необходимо подвязать к сотруднику при приеме на работу, а изменить график на другой можно с помощью документа «Кадровый перевод» или «Кадровый перевод списком» (добавить сотрудника – на закладке «Главное» устанавливаем галку «Перевести на другой график»).

Заполняем индивидуальный график работы в 1С:ЗУП 8.3

Если у сотрудника нет определенного, установленного графика, то есть ежемесячно изменяются рабочие дни, в этом случае рекомендовано создавать «Индивидуальные графики работы» (меню «Зарплата» – Учет времени –  Индивидуальные графики). В данном случае график заполняется вручную ежемесячно: в верхней колонке указываем «Явку» и количество часов, в нижней части «ночное» или «вечернее» время и количество часов (Рис.3).

Итак,  мы рассмотрели, где и как заполнить графики работы в 1С:ЗУП 3.8, сделали настройки нестандартных графиков работы в 1С.

Если у вас остались вопросы по заполнению и настройке графиков работы в 1С:ЗУП 3.8, ответим на нашей Линии консультаций 1С. Наши эксперты не только консультируют устно, но и могут подключиться к вашей рабочей базе 1С, чтобы помочь найти ошибку или сделать настройку программы 1С.

Изменение графика работы в ЗУП 3.1 – пошаговая инструкция

Настройка графика работы вручную 1с 8

Первоначально назначение сотруднику графика работы выполняется документом Прием на работу, но изменить график сотрудника в ЗУП 3.1 можно двумя документами. Рассмотрим пошагово как изменить график работы в 1С 8.3 ЗУП, используя эти документы, а также рассмотрим важную настройку программы, которую следует учитывать при изменении графика работы сотрудника.

Использование документа «Изменение графика работы списком»

Использование документа Изменение графика работы списком удобно в том случае, если происходит изменение графика для списка сотрудников, а также для случаев, когда требуется скорректировать только график, без необходимости вводить прочие кадровые изменения (позицию, плановые начисления и т.п.).

Документ Изменение графика работы списком можно найти в журнале документов Все кадровые документы или Приемы, переводы, увольнения раздела Кадры:

В документе необходимо:

  1. Указать график, на который будут переводиться сотрудник или сотрудники.
  2. Ввести дату, с которой изменяется график сотрудника. Также можно указать период, если график устанавливается на определенный период.
  3. Подобрать сотрудников.

После заполнения документа, в нем показывается ФОТ и совокупная тарифная ставка, которые рассчитаны с учетом нового графика сотрудника:

Использование документа «Кадровый перевод»

Если вместе с графиком требуется выполнить перевод сотрудника на другую позицию и/или изменить прочие кадровые данные (ставка, вид занятости, право на отпуск, плановые начисления, аванс, порядок пересчета), то удобнее изменить график вместе с этими данными в документе Кадровый перевод.

В документе Кадровый перевод необходимо:

  1. Выбрать сотрудника.
  2. Указать дату или период перевода. Эта дата или период будет общей для всего документа.
  3. Изменить график работы — изменение выполняется на вкладке Главное. Устанавливается флажок Перевести на другой график и указывается новый график сотрудника:

Настройка нормы времени при изменении графика не с первого числа месяца

В случае если сотруднику назначено плановое начисление, зависящее от нормы времени графика работы, и происходит изменение графика работы этого сотрудника не с первого числа месяца, следует учитывать, что в 1С 8.3 ЗУП 3.

1 в этом случае норма времени может рассчитываться двумя способами, в зависимости от установленного переключателя в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – При изменении нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца, считать норму времени):

Рассмотрим на примере, чем отличаются две эти настройки.

Сотрудник Долохов В.С. имеет плановое начисление Оплата по окладу (по часам) с типовой формулой расчета. С 15 декабря сотрудник переводится с графика «Пятидневка» на график «Смена 1».

Норма, установленная в графике «Пятидневка» на декабрь 2018 года: 21 день; 167 часов:

Для графика «Смена 1»: 11 дней и 132 часа:

В настройках расчета зарплаты установлен переключатель Исходя из графика работы до и после изменения:

В этом случае при расчете зарплаты сотрудника, оклад до перевода на новый график будет рассчитываться из нормы графика «Пятидневка», а оклад за период после изменения — по норме графика «Смена 1»:

Изменим настройку расчета зарплаты, установим переключатель Исходя из индивидуального графика работы:

В этом случае необходимо ввести за декабрь по сотруднику Долохову документ Индивидуальный график работы (Зарплата – Индивидуальные графики). Просто заполнить его по сотруднику и провести. В этом случае в документе будет рассчитана совокупная норма с учетом этих двух графиков:

И именно с учетом этой нормы будет рассчитан оклад и до, и после изменения графика:

См. также:

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме:

  • Графики работы и производственный календарь

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.