+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Отмена командировочного удостоверения. Командировочные удостоверения отменили, но не спешите о них забыть Нужно ли оформлять командировочное удостоверение в

Содержание

Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов

Отмена командировочного удостоверения. Командировочные удостоверения отменили, но не спешите о них забыть Нужно ли оформлять командировочное удостоверение в

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении.

Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку.

В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Период поездки подтвердят проездные документы

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Документальное оформление командировочных расходов

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

НДФЛ

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить.

Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см.

«Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет.

Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010).

Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

И в случае отсутствия этого  приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см.

«В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными.

Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181).

То есть и в этой части проблем быть не должно.

Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет.

Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку.

И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках».

Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

  • исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
  • прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
  • закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв.

приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать).

И нарушения в этом не будет.

Оформление командировочных удостоверений в году. Командировочные удостоверения отменили, но не спешите о них забыть. Служебное задание отменили: как теперь подтвердить командировочные расходы

Отмена командировочного удостоверения. Командировочные удостоверения отменили, но не спешите о них забыть Нужно ли оформлять командировочное удостоверение в

С января 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Законодатель посчитал, что нет смысла указывать цель служебной поездки в каких-либо иных документах кроме приказа о направлении в командировку.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как отмена служебного задания отразится на документообороте при направлении в командировку;
  • какими документами подтвердить командировочные расходы в связи с тем, что отменили служебное задание в командировке;
  • можно ли оформлять командировку в 2015 году по старым правилам.

Отмена служебных заданий на командировку

До 2015 года служебное задание оформлялось каждому работнику, который направлялся в командировку.

В служебном задании в краткой форме излагались задачи предстоящей служебной поездки (например, проведение переговоров, заключение партнерского соглашения и т. д.).

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении были одними из важных первичных документов, которые позволяли компании подтвердить командировочные расходы. В связи с этим много внимания уделялось правильности их заполнения.

Отмена служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о выполнении служебного задания должна была упростить документооборот при направлении работника командировку. Действительно, отмена служебных заданий на командировку уменьшила количество оформляемых документов.

С другой стороны командировочное удостоверение и служебное задание позволяли достоверно определить время нахождения сотрудника в командировке, ведь принимающая сторона фиксировала в командировочном удостоверении фактическое время прибытия и убытия (окончание работ) сотрудника.

В связи с этим отмена служебного задания и командировочного удостоверения была скептически воспринята многими кадровиками.

Можно ли оформлять командировку по-старому, ведь служебное задание отменили?

Да, можно. Несмотря на то, что с 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания, работодатель вправе использовать эти документы при направлении сотрудников в командировку. Однако для этого потребуется закрепить этот порядок в соответствующем локальном акте организации, например в Положении о командировках (образец).

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Кактус»
(ООО «Кактус»)

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Кактус»

СимачевД.В. Симачев

16.03.2015
М.П.

ПОЛОЖЕНИЕ
о командировках

3. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВКИ

3.1. Работник направляется в служебную командировку на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, составленной на имя руководителя организации. 3.2. Если руководитель организации подтверждает необходимость направления работника в командировку, он ставит соответствующую визу на служебной записке и направляет ее в отдел кадров. 3.3.

После получения служебной записки сотрудник отдела кадров направляет работнику уведомление о праве отказаться от служебной командировки и, при необходимости, запрашивает его письменное согласие на командировку. 3.4.

Сотрудник отдела кадров не обязан запрашивать письменное согласие на командировку и уведомлять о праве на отказ от командировки работников, в трудовые договоры которых внесено условие о возможности направления их в служебные поездки. 3.5.

На основании служебной записки сотрудник отдела кадров составляет проект приказа о направлении работника в командировку по унифицированной форме № Т-9 или унифицированной форме № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), проект служебного задания по унифицированной форме № Т-10а, а также проект командировочного удостоверения по унифицированной форме № Т-10, и передает указанные документы на подпись руководителю организации. 3.6. После подписания руководителем приказа и служебного задания, они представляются на подпись работнику. 3.7. Не позднее, чем за три рабочих дня до командировки, работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем организации. 3.8. Для подтверждения факта и периода нахождения в служебной командировке в командировочное удостоверение работника вносятся: отметки об убытии в служебную командировку и возвращении к месту работы; о прибытии в место служебной командировки и убытии из него (эти отметки вносит уполномоченное должностное лицо принимающей стороны).

Служебное задание отменили: как теперь подтвердить командировочные расходы

Отмена служебного задания никак не отразилась на порядке подтверждения командировочных расходов. Даже до того, как служебное задание отменили, для подтверждения командировочных расходов требовались:

  • авансовый отчет об израсходованных суммах:
  • командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
  • документы о найме жилья;
  • документы о расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных командировочных расходах;
  • отчет о выполненной в командировке работе.

С 2015 года в числе документов, подтверждающих командировочные расходы, оставлены только авансовый отчет и документы о найме жилья и расходах на проезд (п.

26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Работник должен предоставить эти документы работодателю в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Авансовый отчет заполняется строго по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. В качестве документов, подтверждающих командировочные расходы, могут выступать чеки, квитанции, путевые листы, счета и т. д.

Командировка является неотъемлемой частью жизнедеятельности организации. Естественно, необходимо знать, как правильно отправить сотрудника в деловую поездку по заданию организации и какие документы при этом необходимы. С 8 января 2015 года вступили в силу поправки введенные по постановлению правительства, согласно которых внесли некоторые изменения, рассмотрим их в данной статье.

Согласно постановлению правительства, которое было принято 29.12.2014 года, под номером 1595, с 8 января 2015 года были внесены корректировки в порядок направления сотрудника в командировку. Согласно новых правил отменили обязательное применение некоторых документов.

В данный момент не требуется составление ряда документов, хотя их использование не запрещено:

  • Отсутствует необходимость в постановке служебного задания
  • Более не требуется выдавать командировочное удостоверение (КУ)
  • Так же не требуется отчет сотрудника о произведенной работе

Осталось по-прежнему, необходимо следующее:

  • Прежде чем отправить сотрудника в деловую поездку, необходимо издать приказ (распоряжение или решение)
  • Также необходимо вести журнал учета командировок сотрудников, в котором записываются даты их убытия и прибытия в организацию (отменена необходимость ведения журнала с 08.08.2015)

Стоит отметить, что отсутствие такого журнала или их не заполнение могут повлечь за собой ответственность, согласно ст. 5.27, ч.1:

  • Предупреждение, либо
  • Штраф на должностных лиц, в размере 1-5 тыс. руб.
  • На юр.лиц, в размере 30-50 тыс. руб.
  • Индивидуальных предпринимателей, в размере – 1-5 тыс. руб.

Однако данный документ может проверить лишь трудовая инспекция, поскольку он относится к кадровому учету.

Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены еще некоторые коррективы в порядок оформления командировки. .

Оформление приказа (решения или распоряжения)

Обязательных требований к форме приказа не предъявляется, он может быть издан по унифицированной при отправлении одного сотрудника или же по форме Т-9а, если отправляется группа работников, а также можно издать свою форму приказа. Если вы будете использовать форму Т-9, то у вас возникнет вопрос о необходимости заполнения поля «основание», которое раннее заполнялось.

Данное поле можно заполнять в том случае, если вы продолжаете для себя использовать документ, по которому составлялось служебное задание, таким образом в поле «основание» можно будет внести данные о дате составления и номере такого задания.

Если же данный документ не издавали, то можно в этом поле записать данные другого документа, на основании которого сотрудник выезжает в рабочую командировку, например, если составляется служебная записка, написанная непосредственным руководителем.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.