+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Памятка для подотчетных лиц с июля. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

Содержание

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

Памятка для подотчетных лиц с июля. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

  • Новости
  • Кассовая дисциплина

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

12 марта 2019 Денис Покшан Эксперт «Бухгалтерии Онлайн»

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

  • покупки товарно-материальных ценностей;
  • осуществления расходов в командировке;
  • расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: – сумма наличных денежных средств; – срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

 4 Указания): – главный бухгалтер; – бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; – руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается  получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы  (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

  • получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
  • в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
  • ознакомить с приказом работника  (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Неоднозначные ситуации

СитуацияРешение
Заявление на выдачу денег
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске.По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства.Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.
Лимит выдаваемых сумм
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей).Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.
Внештатный работник
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику.С 1 июня 2014  года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.
Материальная ответственность
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности.Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.
Использование банковских карт
Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту.Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:– оплаты командировочных расходов;– компенсации документально подтвержденных расходов.Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:- предусмотреть такую возможность в локальном акте;- указать в платежке, что перечисляется именно  подотчетная сумма;- получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде Обсудить на форуме (16) В закладкиРаспечатать 156 905

156 905

Обсудить на форуме (16) В закладкиРаспечатать 156 905

На какой срок выдается подотчетная сумма. в какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства. как

Памятка для подотчетных лиц с июля. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

Статьи о бухучете и справочная информация

На сколько дней могут выдаваться подотчет денежные средства

Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, могут выдаваться только определенному кругу лиц, список которых утверждается руководителем.

Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет.

Срок, на который могут выдаваться суммы, на хозяйственные расходы законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

на любой срок утвержденный приказом

вообще остаток подотчета возвращается в кассу в день выдачи, но можно сделать приказ и прописать другие сроки возврата подотчета, например месяц, 2 месяца, год.. . как вам угодно (т. е на любой срок)

непомню в каком, но в нормативном акте консультанте я читала что до 90 дней календарных! вообще считаю: надо в рамках ЭТОГО приказом утвердить такой срок или другой-а потом по сроку просто делать запись о возврате и следующей по дате выдаче денежных средств-тогда не будет нарушена кассовая дисциплина, ну и суммы разумеется адекватные наберите в консультанте-плюсе горячую линию в вашем городе по телефону!

а на любой дорогой ты наш Онатолий

Согласен с предшественницей.

Но по закону, на практике сумма может не отдаваться сколько угодно. Как вы можете видеть из Порядка о штрафе там ничего не написано. -:)

Этот срок должен отражен в приказе » О подотчетных лицах, который издается в начале каждого года

Нормативная база уже не действует которой Вы руководствуетесь.

С какого дня считать выдачу в подотчет на 3 дня

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится.

Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г.

№ А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1). Особые правила установлены в отношении командировочных расходов.

В какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства

«б» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). При этом иностранный гражданин признается резидентом, если он имеет статус постоянно проживающего или лица без гражданства.

Нерезидентами являются граждане, имеющие статус временно пребывающих или временно проживающих. Такой вывод позволяет сделать подпункт «б» пункта 6 и подпункт «а» пункта 7 части 1 статьи 1 Закона от 10 декабря 2003 г.
№ 173-ФЗ.

Российская организация является резидентом России (подп.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Распоряжение должно содержать такую информацию:

  • перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
  • должности сотрудников;
  • суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
  • срок использования средств;
  • дата подачи авансовой отчётности.

Скачать образец заявления о выдаче аванса под отчет Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств. Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Срок подотчета

Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет.
Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату.

По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В какие сроки нужно отчитываться по подотчетным суммам

О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки? Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет.

При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы.

В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

  • оплата служебных поездок (командировка);
  • наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
  • на приобретение товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата работ и услуг, выполненных для организации;
  • покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями.

Как происходит выдача денег в подотчёт

При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц.

Как подтверждать подотчетные расходы с 1 июля?

Памятка для подотчетных лиц с июля. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

С 1 июля 2018 года большинство компаний обязаны применять онлайн-кассы. Поправки в 54-ФЗ ужесточили требования к подотчетным документам. Стало больше случаев, когда при выдаче подотчетных средств работнику нужно предоставить чеки. Сегодня специалисты «Дельта Финанс» расскажут об основных нюансах, которые должен знать руководитель подотчетного лица.

Надо ли пробивать чек при выдаче подотчетных средств?

При выдаче денег под отчет сотрудника не нужно применять ККТ. Эта операция не подходит под определение расчетов из №54-ФЗ.

Надо ли подотчетнику выбивать чеки при трате наличных?

Не спешите покупать мобильную кассу для подтверждения выдачи подотчетных средств. Налоговые инспекторы апеллируют к письму УФНС по г. Москве № 17-26/2/125945@ от 14 июня 2018 года. Оно говорит, что подотчетник должен выбить чек с признаком «расход» в момент оплаты наличными.

Однако квалифицированный эксперт в сфере бухгалтерского обслуживания ООО знает, что это необязательное условие. Статья 4.3 54-ФЗ говорит, что ККТ применяет «лицо, которое рассчитывается с покупателем». Таким образом, выбить чек — обязанность продавца. Работнику нужно лишь приложить чек к авансовому отчету.

Как подтвердить расходы на хозяйственные нужды?

Во-первых, объясните всем подотчетникам, что чеки ККТ — это святое. Без них не подтвердить покупку после выдачи подотчетных средств. Причем неважно, какой сущности этот чек: бумажный или электронный. Минфин РФ в своем письме № 03-01-15/24307 от 21 апреля 2017 года разъясняет, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы.

Что делать, если онлайн-чека просто нет?

Хотя наличие чека — святое, отсутствие документа — не всегда нарушение. Например, бухгалтерское обслуживание ИП без работников, торгующих в розницу, не требует наличия ККТ. В таком случае, объясните подотчетному лицу, чтобы тот просил у продавца хотя бы одно подтверждение легальности работы без онлайн-кассы:

  • письмо в произвольной форме со ссылкой на норму,
  • копию заявления о постановке на учет на ЕНВД,
  • копию патента (ПСН).

Если после выдачи подотчетных средств работник принес только товарный чек и квитанцию, отразите покупку в бухгалтерском учете и книге учета. Оприходовать покупку без чека позволяет п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Что делать, если онлайн-чек некорректен?

В нашей практике был случай, когда клиент принес некорректный чек от командированного сотрудника — без QR-кода. В таком случае принимать чек опасно. Списать расходы можно только если в остальных бумагах есть все нужные реквизиты и нет других недостатков — об этом говорит определение ВС РФ № 302-КГ16-450 от 9 марта 2016 года.

Есть подозрения, что работник сам напечатал или купил чек? Не тратьте время на экспертизу. Не отражайте расходы в бухучете и требуйте от сотрудника принести остальные бумаги или произвести возврат подотчетных средств.

Аналогичная ситуация, когда в чеке нет ИНН.

Что делать, если работник принес слип без чека?

Предположим, вы перевели подотчетные средства на карту сотрудника. При оплате товара или услуги сотрудник получил товарный чек и слип из терминала. Кассового чека нет — как правило, он остается у кассира, если тот применил онлайн-кассу.

Заранее разъясните сотруднику, чтобы он попросил от продавца отдать бумажный чек или выслать электронный вариант на e-mail. Если «поезд ушел», учитывайте расходы на основании слипа и товарного чека, однако будьте готовы доказать затраты инспектору ФНС.

Выдача подотчетных средств наличными, а оплата — картой

Вы не переводили подотчетные средства на карту, а дали деньги из кассы, но сотрудник все равно расплатился кредиткой. Тут все просто: возьмите у подотчетника слипы — чеки об оплате с карты. Того требует Минфин в письме № 03-03-06/2/19106 от 6 апреля 2015 года.

В большинстве слипов терминалы печатают фамилию и имя владельца карты на латинице. Если использовалась карта коллеги или родственника, примите расходы к учету и попросите вашего работника приложить к авансовому отчету две бумаги:

  1. Пояснительную записку, почему работник не сам оплатил товар.

  2. Расписку владельца карты о том, что подотчетник вернул ему деньги.

Как подтвердить расходы на командировку?

Накладки случаются и при подтверждении командировочных расходов:

  1. Работник потерял посадочный талон на самолет. Запросите у авиакомпании справку о перелете с ФИО сотрудника, маршрутом, № рейса, № посадочного места, ценой билета и датой рейса. Справка платная, около 1000 рублей.

    Однако можно попробовать признать расходы после выдачи подотчетных средств распечаткой электронного билета и приказом о командировке — иногда это помогает (письмо Минфина № 03-03-РЗ-84409 от 18 декабря 2017 года).

  2. Работник ездил на своем авто в другой город и приложил чеки на топливо. Сначала попросите сотрудника составить путевой лист с маршрутом поездки, а затем отразите в бухучете расходы на бензин (пункт 7 ПП РФ №749 от 13 октября 2008 года).

  3. Работник привез из гостиницы только счет. Гостиницы могут не применять онлайн-кассы до 2019 года, если принимают наличку и выписывают бланки строгой отчетности. Поэтому вы можете без опаски отразить расходы на проживание.

Воспользуйтесь услугой бухгалтерского обслуживания ООО от компании «Дельта Финанс», чтобы не беспокоиться о подтверждении выдачи подотчетных средств. Закажите бесплатную консультацию бухгалтера или позвоните по телефону +7 (495) 230-20-11. Наши клиенты не знают проблем с бухучетом — любая ошибка сотрудника застрахована на сумму операции.

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Памятка для подотчетных лиц с июля. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Памятка для подотчетных лиц с июля. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

Памятка для подотчетных лиц с июля. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

В 2019 году правила для выдачи подотчетных не изменились. В статье вы узнаете о значении подотчетных сумм, порядке их выдачи и расходования, а также скачаете бесплатно памятку для подотчетников.

Компания вправе потребовать от сотрудников вернуть подотчетные, если они вовремя за них не отчитались. Как оформить и отразить в учете:

Выдача в подотчет в 2019 году

В 2019 году действуют правила, которые Центробанк утвердил с 19 августа 2017 года (Указание от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Вы можете упросить себе работу, если воспользуетесь правилами, которые перечислены ниже.

Кому можно выдать подотчет в 2019 году

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ.

Не стоит делать список сотрудников, имеющих право получать в 2019 году, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях.

В 2019 году деньги вправе получить даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым авансам. Раньше нельзя было выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные авансы.

К слову, подотчет при задолженности компании выдавали и прежде, хотя формально действовали по правилам. Когда подходил срок авансового отчета, бухгалтеры делали приходник на весь аванс, как будто сотрудник ничего не потратил. Затем в тот же день оформляли расходник на того же сотрудника на сумму старого и нового авансов.

  • Вопрос – может ли кассир быть подотчетным лицом?
  • Может. Никаких ограничений по этому поводу в законе нет. Решение о том, кто в компании вправе получать подотчет, отдано на откуп директору (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Например, кассирам-операционистам выдают под отчет разменный фонд.

Лимит подотчетных сумм с 2019 года

В 2019 году лимиты выдачи в подотчет денежных средств не установлены в законодательстве, максимальную сумму подотчетных определяет руководитель компании. Сколько можно выдавать в подотчет, он указывает на заявлении работника или в приказе.

Как выплатить подотчетные суммы

Наиболее привычный способ выплатить аванс на хознужды или командировку — выдача денег в подотчет из кассы. Еще один способ — выдача . Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций. Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной.

Кроме того, в 2019 подотченые деньги году разрешили перечислять на зарплатную карту работника (письмо Минфина России от 21 июля 2017 г. № 09-01-07/46781). Но тогда реквизиты зарплатной карты, на которую будете отправлять деньги, отразите в приказе директора. Либо пусть сотрудник напишет их в заявлении на подотчет.

Чтобы налоговики не решили, что вы отправили сотруднику зарплату, и не потребовали НДФЛ с подотчетных сумм в 2019 году, заполните платежку особым образом. В поле 24 «Назначение платежа» уточните, что перечисленные деньги являются подотчетными.

Например, можно делать такие записи: аванс на оплату командировочных расходов, аванс на хозяйственные нужды и т. д.

Подотчетнику напомните, чтобы к авансовому отчету приложил не только кассовый чек и документы по расходам, но и слип, который подтвердит оплату с карты.

Какие документы оформить, чтобы выдать подотчет

Чтобы выдать подотчет в 2019 году, оформляют любой из двух документов (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У):

  • распорядительный документ руководителя. Например, приказ или распоряжение;
  • заявление работника с визой руководителя.

Значит, можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора. Это удобно в трех ситуациях.

Первая — бывает, что получить подпись на приказе проще, чем заявление. К примеру, если деньги берет сам директор. Вторая — если в один день подотчетные получают несколько сотрудников.

Третья причина — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму.

Если выберете первый вариант, составьте приказ (распоряжение) на каждую выдачу наличных денег, к которым подотчетник не написал заявление. Укажите в документе:

  • фамилию, имя и отчество подотчетника;
  • сумму наличных;
  • срок, на который они выдаются;
  • подпись руководителя;
  • дату;
  • регистрационный номер документа.

Хотя заявления на выдачу подотчетных больше не нужны, многие компании продолжают их использовать. В этом случае проследите за отметками руководителя. Он должен проставить сумму и срок, на который выдаете наличные, подпись и дату. Образец заявления в подотчет в 2019 году смотрите в конце статьи.

Выдавать деньги по заявлению удобнее, когда они нужны для разовой покупки. А если выдаете сотруднику сумму на расходы в деловой поездке, в любом случае компания издает приказ на командировку. Тогда удобно указать информацию о выдаче подотчетных прямо в нем.

  • Важно
  • Если выдавать деньги без заявления от подотчетника или распорядительного документа руководителя, проверяющие из ФНС решат, что фактически подотчетных нет. Сумму прибавят к остатку по кассе и, если он окажется выше лимита, который действует в компании, оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Срок составления отчета по подотчетным суммам

Ограничений по срокам, на которые выдаются подотчетные, в законодательстве нет. Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Изменить этот срок руководитель организации не может.

Как погасить перерасход или взыскать неиспользованный аванс

Расходы превысили выданный подотчет. При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить.

Возмещаемые подотчетному лицу суммы — это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда.

Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода). Поэтому независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги не облагаются ни НДФЛ, ни взносами.

Конечно, если есть подтверждающие документы.

Подотчет потрачен не весь. Теперь обратная ситуация — работнику выдали больше денег, чем он потратил.

Если неизрасходованный подотчет в 2019 году сотрудник не вернул в срок, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме.

Оформить приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для отчета сотрудника.

С сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Когда истечет срок, не позднее которого сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете придется отразить недостачу материальных ценностей.

Работник потратил собственные деньги.И еще одна возможная на практике ситуация. Работник потратил собственные деньги. На практике может возникнуть вопрос – как провести такую покупку и оформить документы?

Сразу скажем, что сотрудник может не оформлять авансовый отчет. Ведь по общему правилу этот документ составляют работники, которые предварительно получили деньги на нужды компании. То есть отчет нужен, чтобы сотрудник показал, на что он израсходовал деньги предприятия. А если компания работнику ничего не выдавала, то и отчитываться не за что.

В данной ситуации от сотрудника потребуется другой документ — заявление о компенсации расходов. К нему работник должен приложить оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д. В заявлении сотруднику необходимо указать, какие товары, материалы или услуги он оплатил за свой счет, а также их стоимость по документам.

На основании заявления сотрудника оформите расходный кассовый ордер. По нему выдайте деньги из кассы.

Налоги с выданного подотчета в 2019 году

Для целей налогообложения операцию по передаче подотчета 2019 рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

Налог на прибыль

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Страховые взносы с подотчетных денег

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги — это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи, а компенсация будущих расходов.

НДФЛ с подотчета в 2019 году

Деньги, потраченные на хознужны и командировки не считаются выплатами в пользу сотрудников, если есть документы, подтверждающие расходы. Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием отчета об их использовании. То есть, никакой выгоды от подотчетных денег работники не получают. Поэтому НДФЛ с подотчетных сумм не удерживайте.

Памятка для подотчетного лица

Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.

Наличные расчеты

Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.