+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Придание документу юридической силы. Придание юридической силы документам на электронных носителях

Содержание

Придание юридической силы документам на электронных носителях

Придание документу юридической силы. Придание юридической силы документам на электронных носителях

Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов.

Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Одним из основополагающих моментов использования электронной цифровой подписи является подтверждение принадлежности открытого ключа ЭЦП конкретному лицу посредством выдачи сертификата ключа подписи, который должен содержать: уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра; фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи; открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование и место нахождения удостоверяющего центра выдавшего сертификат ключа подписи; сведенья об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.

Придание электронному документу юридической силы

Внимание Июл 2010 09:19 В последнее время все больше организаций переходят на электронные системы документооборота. И некоторые хотят полностью убрать оформление документов на бумажном носителе из практики.

Составив документ, мы нередко забываем про него до проверки, отчетности либо конфликта, в котором этот документ используется в качестве доказательства.
Конфликты в трудовых отношениях чаще всего разрешаются в суде.

И как же обстоит дело в этом случае с электронными документами? Доказательствами по делу в соответствии со ст.

55 ГПК РФ являются полученные в предусмотренном законом порядке сведения о фактах, на основе которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела.

Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам

Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя.

Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.
Практические рекомендации Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем.

Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия.

Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

  • наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
  • применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
  • наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота. Частные случаи Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail.

33.. придание юридической силы документам на машинном носителе

Электронный документооборот в России регламентируют:

  • федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,

Юридическая сила электронного документа

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Согласно Федеральному закону « Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.

Понятие электронного документа, его юридическая сила

Внимание В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа?

  • 1 От бумажного к электронному документообороту
    • 1.1 Реквизиты, определяющие юридическую силу
  • 2 Защита корреспонденции
  • 3 Частные случаи
  • 4 Практические рекомендации
  • 5 Что дальше?

От бумажного к электронному документообороту В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи.

Требования к оформлению кадровой документации, придание документам юридической силы

Придание документу юридической силы. Придание юридической силы документам на электронных носителях

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
требования к оформлению кадровой документации, придание документам юридической силы
– Продолжение 1 варианты оформления
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

 

Чем определены требования к ведению кадрового делопроизводства

  Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов.

Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Из статьи 11 Федерального закона № 149-ФЗ :

  1. -Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
  2. -В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

   Руководителям и работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ означает придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).
Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Судебная практика знает множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств и не имеют юридической силы. Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства.

Правила оформления документов

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.Системой документации согласно п. 2.

1 ГОСТ Р 51141-98 признается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г.

№ 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:— унифицированную систему организационно-распорядительной документации;— унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

   Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и к бланкам документов.Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.Однако в ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.

Так, стандарт «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4.

-84», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 9 октября 1984 г.

№ 3549, устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. 

В их число входят: • наименование организации — создателя документа; • местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; • наименование документа; • дата изготовления документа; • код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ. Но кроме этих реквизитов документ может содержать дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Электронное документирование

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В ст.

11 Федерального закона № 149-ФЗ установлены специальные требования к таким документам:
   «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

Придание документам юридической силы

  Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту.

Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе реквизиты.

Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа».

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов.

Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

  Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями и форме данного документа, способом документирования.

Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.

Этот документ устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (ОКУД):

  Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

  Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации).Код организации (ОКПО) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

ОГРН – основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН/КПП – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
  Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

  Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Например, «Правила внутреннего трудового распорядка», «должностная инструкция».

  Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Допускается два способа оформления даты документа: цифровой или словесно-цифровой.

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 февраля 2011 года следует оформлять в виде следующей записи: 05.02.2011.Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2011.02.05.

Этот способ оформления дат находит широкое применение в архивах – даты на стеллажах, папках и иных документах пишут в «обратной» последовательности.При словесно-цифровом способе дату следует оформлять: 05 февраля 2011 г.

  Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер документа присваивается на основе записи, внесенной в соответствующую регистрационную форму.

Выделяют следующие виды регистрационных форм: • регистрационно-контрольные карточки (РКК); • регистрационные журналы (книги); • экранные формы (при использовании компьютерных технологий).Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем. Формы документов можно посмотреть на странице Формы документов
  Незарегистрированный документ юридической силы не имеет !!!
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит обязателен для писем.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднительно его определить по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, использовать можно только общепринятые сокращения.
Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже,

Например:

Генеральному директоруОАО «Парус»В.А. Лаптевуили ООО «Маяк»БухгалтерияГлавному экономистуВ.М. Кочетовой

ПРОДОЛЖЕНИЕ 1 на СТР

Правовые основы применения электронных документов

Придание документу юридической силы. Придание юридической силы документам на электронных носителях

В Российской Федерации суды все больше признают юридическую силу электронных документов. Юридическую силу электронному документу придают подтвержденные полномочия создателя, реквизиты и подлинность.

Полномочия создателя электронного документа подтверждаются должностными инструкциями, приказами и другими документами. То есть лицо должно быть официально уполномочено на создание конкретного электронного документа.

Реквизиты электронного документа:

  • регистрационный номер и дата;
  • электронная подпись уполномоченного лица;
  • название и юридический адрес организации, в которой электронный документ был составлен;
  • иные реквизиты.

Реквизиты позволяют суду или должностным лицам идентифицировать электронный документ.

Формат электронного документа — структура содержательной части электронного документа, удобная для хранения и автоматической обработки. Эта структура может быть разной, главное, чтобы программное обеспечение смогло распознать и вывести информацию на экран пользователю.

Среди всего массива форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. ФНС утвердила обязательные форматы электронных документов для счета-фактуры (СФ), корректировочного счета фактуры (КСФ), книг покупок и продаж, журнала учета СФ. Для акта передачи работ (услуг) и товарной накладной формат был рекомендован и не является обязательным.

Порядок передачи может влиять на юридическую значимость электронного документа. Так, электронные СФ обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н. Для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет законодательно установленных требований к порядку передачи.

Подлинность и неизменность электронного документа обеспечивается при помощи электронной подписи.

  • защищает документ от подделки;
  • подтверждает, что электронный документ подписан уполномоченным лицом;
  • обозначает волю подписывающего лица;
  • позволяет придерживаться письменной формы документа.

Электронная подпись — электронный аналог обычной подписи, реализованный с помощью математических преобразований над содержимым документа. Специальные криптографические алгоритмы, используемые для создания и проверки электронной подписи, обеспечивают практическую невозможность ее подделки, поэтому электронная подпись гарантирует неопровержимость авторства.

В соответствии со ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ) электронным документом, равнозначным подписанному собственноручной подписью документу на бумажном носителе, признается информация в электронной форме, подписанная как квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью либо неквалифицированной электронной подписью.

Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

В соответствии с положением ФЗ «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ), участники электронного документооборота могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками. Полагаем, что электронный документ защищен в большей степени, если он подписан квалифицированной электронной подписью. В «АТИ-Доки» применяется квалифицированная электронная подпись. Квалифицированную электронную подпись можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Условия равнозначности электронной подписи и собственноручной подписи:

  • Наличие сертификата ключа проверки электронной подписи, относящегося к этой электронной подписи, который действует на момент проверки или действовал на момент подписания электронного документа, при наличии доказательств, определяющих момент подписания.
  • Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.
  • Электронная подпись применяется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа проверки электронной подписи.

Электронные документы являются письменными доказательствами

Согласно п. 3 ст.

75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, «документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации».

Согласно Российскому законодательству с 23 мая 2012 года стало возможным обмениваться электронными счетами-фактурами. В приказе Минфина Р Ф № 174н определен порядок обмена юридически значимыми электронными счетами-фактурами. Согласно приказу, для придания юридической значимости электронный счёт-фактура должен быть подписан электронной подписью уполномоченного лица и передан только через специального оператора электронного документооборота в установленном xml-формате.

В АТИ-Доки реализован установленный законодательством порядок обмена и формат юридически значимых электронных счетов-фактур и извещений. Оператором электронного документооборота счетов-фактур, отправляемых через АТИ-Доки, является ЗАО «ПФ «СКБ Контур».

Основные нормативно-правовые акты

Эти документы регулируют правоотношения в сфере электронного документооборота и вопросы, связанные с применением электронной подписи

Вам помогла эта статья?

Юридическая сила электронного документа

Придание документу юридической силы. Придание юридической силы документам на электронных носителях

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа?

От бумажного к электронному документообороту

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный.

Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной.

При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов.

Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160.

Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Реквизиты, определяющие юридическую силу

Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

  • наименование вида документа (кроме писем);
  • порядковый номер;
  • наименование организации,
  • дата регистрации;
  • место разработки и подписания;
  • электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

Защита корреспонденции

Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

  • наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
  • применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
  • наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации.

Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности.

Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность.

И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

Практические рекомендации

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения.

Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия.

Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

Что дальше?

Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал электронный документооборот, облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.