+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Журнал регистрации входящих коммерческих предложений. Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений Журнал регистрации входящих коммерческих предложений образец

Содержание

Как составить запрос ценовой информации по 44-ФЗ и для чего он необходим при заключении контракта?

Журнал регистрации входящих коммерческих предложений. Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений Журнал регистрации входящих коммерческих предложений образец

Одним из обязательных этапов при подготовке технической документации на проведение закупки является определение и обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Она может определяться различными способами, но наибольшей популярностью среди заказчиков пользуется метод сопоставимых рыночных цен.

Именно в процессе анализа рынка заказчику требуется запросить коммерческие предложения от потенциальных поставщиков.

Для чего требуется запрос коммерческих предложений

Независимо от того, каким способом будет проводиться закупка, заказчик в обязательном порядке должен привести обоснование начальной максимальной цены контракта. Рассчитанная им цена будет фигурировать во всей документации по закупке: в извещении, в документации по государственному контракту и в разосланных поставщикам приглашениях принять участие в закупке.

Правила определения и обоснования НМЦК приведены в ст. 22 ФЗ-44. Правильная и справедливая цена контракта способствуют эффективному расходованию бюджетных средств и привлечению к торгам надежных заказчиков, а также служит дополнительной гарантией получения качественных товаров.

По ч. 1 ст. 22 ФЗ-44 цена контракта может определяться с учетом метода сопоставимых рыночных цен, затратного, проектно-сметного, тарифного или нормативного метода.

Метод сопоставимых рыночных цен является самым популярным и предполагает анализ рынка поставляемых товаров или услуг. Для того чтобы процедура проведения рыночного анализа была унифицирована и стандартизирована, Минэкономразвития разработало рекомендации №567, содержащие перечень мероприятий, которые нужно провести заказчику для сбора данных.

Согласно указанному документу, заказчик перед проведением закупки должен запросить как минимум три коммерческих предложения.

Если количество ответов, полученных от поставщиков, будет больше, чем три, то при дальнейших расчетах используются те, которые содержат минимальные значения стоимости услуг или товаров.

Коммерческое предложение, которое запрашивается у поставщика, – это документ, подтверждающий стоимость товаров и услуг, предполагаемых к закупке. Все товары и услуги при этом должны соответствовать заявленным характеристикам.

Коммерческое предложение, полученное исполнителем, не влечет обязательств по заключению договора.

Регламент проведения запроса ценовой информации (коммерческих предложений)

В целях получения предложений от поставщиков заказчику необходимо подготовить запрос и разослать его поставщикам необходимых товаров и услуг.

Хотя заказчику необходимо получить ответы от 3 поставщиков, лучше изначально отправить запросы большему количеству компаний, так как никто не гарантирует, что все компании ответят (они предоставляют коммерческие предложения по своему усмотрению и закон не принуждает их к этому).

При выборе поставщиков для направления запроса заказчику следует придерживаться рекомендаций п. 3.7.1. Приказа №567. Так, здесь указано, что:

  1. Запросы направляются поставщикам, обладающим аналогичным опытом поставок за последние 3 года (это, например, те, с кем ранее работал поставщик).
  2. Информация о компании не должна присутствовать в реестре недобросовестных поставщиков.

При формировании и рассылке коммерческих предложений заказчику следует придерживаться следующего алгоритма:

  1. Сформировать описание объекта закупки. Это необходимо сделать максимально детально, чтобы получить корректные коммерческие предложения. В запросе следует указать количественные и качественные характеристики закупки, условия поставки (время, место и пр.), которые могут повлиять на цену контракта.
  2. Определить потенциальных поставщиков необходимого товара или услуги. В процессе поиска можно пользоваться общедоступными базами данных и каталогами, а также реестром контрактов в ЕИС.
  3. Составить официальный запрос на предоставление ценовой информации.
  4. Разослать его отобранным на предыдущем этапе поставщикам с помощью электронной почты (или иным способом).
  5. Дождаться ответов и провести анализ полученной информации.
  6. Рассчитать НМЦК.

Также ФЗ-44 допускает возможность размещения в ЕИС запроса цен от поставщиков, чтобы не заниматься их поиском самостоятельно. При этом в извещении о запросе коммерческих предложений необходимо указать финальную дату, до которой их требуется предоставить.

Заказчик может комбинировать способы получения нужной информации: одновременно направив запросы по почте и разместив данные в ЕИС.

Если же запросы не привели к получению нужной информации, то провести анализ цен можно на основании ранее заключенных контрактов в отношении аналогичной продукции. Для этого можно воспользоваться реестром контрактов из ЕИС.

Стоит отметить, что заказчик не вправе рассматривать для расчета НМЦК предложения, поступившие от анонимных поставщиков, а также те, которые не соответствуют установленным требованиям.

Требования к запросу коммерческого предложения

Требования к запросу на предоставление коммерческого предложения содержится в п. 3.10 Приказа №567. Данный документ должен содержать в себе следующие сведения:

  1. Описание объекта закупки, количество предполагаемого к закупке товара, единица измерения (либо объем необходимых услуг и работ).
  2. Сведения, позволяющие определять идентичность товаров и услуг, которые предлагаются поставщиками.
  3. Условия будущего контракта, который будет заключен на основании государственной закупки, сроки и место поставки товара, величина обеспечения, порядок перечисления платы.
  4. Финальная дата предоставления коммерческого предложения.
  5. Наименование и реквизиты заказчика.
  6. Номер запроса, согласно внутренней системе нумерации.
  7. Дата передачи запроса.
  8. Наименование и реквизиты поставщика.

Запрос необходимо также сопроводить текстом о том, что коммерческое предложение не обязывает поставщика подписывать контракт. Также нужно прописать, что ответ поставщика должен позволить однозначно определить предложенные товары и услуги, а также сроки действия данного ценового предложения.

Желательно сопровождать письмо на электронную почту телефонным звонком поставщику, так как письмо может уйти в спам, или на сайте могут быть указаны некорректные сведения.

Можно дополнить текст письма дополнительной фразой, которая бы стимулировала поставщика к предоставлению коммерческого предложения.

Требования к ответу на запрос

Коммерческое предложение оформляется поставщиком в установленные сроки на фирменном бланке организации. В данном документе должны содержаться такие сведения:

  1. Реквизиты компании (ИНН, КПП, наименование, фактический и юрадрес).
  2. Актуальная стоимость товаров и услуг, в отношении которых формировался запрос.
  3. Упоминание о том, что все расходы на доставку, отгрузку и пр. были включены в стоимость закупаемых товаров.
  4. Срок действия предоставленного коммерческого предложения.
  5. Дата отправки коммерческого предложения и его исходящий номер.

Оно должно быть заверено официальной печатью компании (если такая есть) и подписью руководителя. Стоит отметить, что коммерческие предложения без синей печати поставщики принимают с определенной опаской, так как в рекомендациях указано на необходимость такого заверения полученного предложения.

Поставщику желательно прямо указать в тексте, что коммерческое предложение не является публичной офертой (это означает, что поставщика не могут привлечь на основании него к заключению договора).

Стоит отметить, что коммерческое предложение имеет ограниченный срок действия. Связано это с постоянными изменениями рыночной конъюнктуры, что может потребовать от поставщика изменения ценовой политики.

Срок действия цен на предлагаемые товары и услуги определяется поставщиком по своему усмотрению. Обычно в тексте ответа исполнителем указывается дата, до которой предложенные цены считаются действительными.

Если поставщик не пропишет в коммерческом предложении временные рамки, то такое предложение будет признано бессрочным. Но по рекомендациям Минэкономразвития №567 п. 3.

14 при расчете НМЦК следует учитывать только те предложения, которые поступили не позднее, чем за полгода до проведения рыночного анализа. Поэтому перед проведением закупки следует всегда запрашивать актуальные предложения от поставщиков.

Только в исключительных случаях заказчику разрешают использовать старые сведения из коммерческих предложений. При этом актуальная стоимость товаров и услуг пересчитывается с учетом поправочного коэффициента (методика расчета приводится в п. 3.18 Приказа №567).

В Методических рекомендациях указано, что полученные от поставщиков коммерческие предложения подлежат хранению вместе с остальной закупочной документацией. Это могут быть как оригиналы коммерческих предложений, так и снимки экрана, содержащие изображения поступивших предложений и даты их формирования.

Таким образом, запрос рыночных предложений в рамках государственных закупок производится в целях анализа рынка при определении и обосновании НМЦК методом сравнимых рыночных цен. Рекомендации Минэкономразвития №567 содержат перечень информации для формирования запроса коммерческих предложений.

Требования к определению НМЦК на основании полученных предложений прописаны в 22 ст. 44-ФЗ. Запрос допускается отправить на личную почту поставщика либо опубликовать извещение о запросе ценовой информации в ЕИС.

Полученное от поставщика коммерческое предложение носит только ознакомительный и информационный характер и не может служить основанием для принуждения его к заключению договора на указанных условиях.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно! 

+7 (499) 110-86-72

Москва и область

Образец журнала регистрации коммерческих предложений. Журнал регистрации входящих коммерческих предложений

Журнал регистрации входящих коммерческих предложений. Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений Журнал регистрации входящих коммерческих предложений образец

Самый востребованный способ определения начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) — это анализ рынка.

Собирается ли бюджетная организация воспользоваться одним из конкурентных методов закупок или же рассматривает вариант приобретения товара или услуги у единственного поставщика — не имеет значения, ведь, в соответствии с действующим законодательством (ст. 22 44-ФЗ), в любом случае необходимо предоставить обоснование НМЦК.

Для того чтобы сделать это без нарушений, заказчику потребуется найти актуальные ценовые данные. Для этого необходимо собрать ряд коммерческих предложений от различных поставщиков, предлагающих искомый товар или услугу.

Коммерческие предложения в закупках

Для определения НМЦК бюджетная организация, которая выступает в роли заказчика, должна запросить коммерческие предложения минимум у пяти потенциальных исполнителей. В качестве ответа она должна получить как минимум три ценовых письма с описанием товаров или услуг, отвечающих всем заявленным в плане закупки условиям.

Основной целью является сбор действующей ценовой информации с целью последующей ее аналитики. По результатам тщательного анализа и выводится НМЦК.

  1. Максимально точное и подробное описание закупаемых товаров, работ или услуг. Это подразумевает и количественные данные, и единицу измерения, и объем выполняемых работ.
  2. Ряд заглавных условий из проекта контракта — все, что касается особенностей поставки, оказания услуг или специфических характеристик работ. Также отмечаются пункты оплаты и обеспечения контракта и необходимая гарантийная информация о закупаемых товарах, работах или услугах.
  3. Пояснения о том, что предоставленная ценовая информация указывает конкретную реальную стоимость запрашиваемых заказчиком товаров, работ или услуг и не является основанием для последующего заключения договорных отношений.

Предоставление коммерческого предложения

После того, как заказчик в поиске трех поставщиков для расчета НМЦК планируемой закупки рассылает письмо (образец запроса на коммерческое предложение представлен выше), ему приходят официальные ответы от выбранных организаций.

Так что же представляет собой ответ? В первую очередь, это документ на официальном бланке поставщика, заверенный «живой» печатью и подписью руководителя, а в некоторых случаях финансового директора или главного бухгалтера. Он включает в себя следующую информацию:

  • полные реквизиты предприятия;
  • актуальную на момент запроса цену предоставляемого товара или услуги;
  • полное описание включенных в стоимость услуг с конкретными характеристиками и плановыми сроками выполнения, если подразумеваются определенные виды работ.

Важно помнить, что такая бумага носит исключительно информационный характер и не является прямым побуждением к заключению договора.

Стоит отметить, что срока действия полученные данные о стоимости не имеют. Это также необходимо отметить в ответе. При использовании этого материала для расчетов в будущих периодах текущая цена будет индексироваться в соответствии с коэффициентом пересчета.

Запрос коммерческих предложений согласно 223-ФЗ

Если бюджетное учреждение оказывает дополнительные услуги населению, то есть ведет предпринимательскую деятельность и получает официальный доход, оно имеет право вывести часть закупок из-под жестких регламентаций 44-ФЗ и воспользоваться более лояльным к бюджетным заказчикам 223-ФЗ.

Стоит различать конкурентный способ определения поставщика и непосредственно запрос ценовой информации для проведения конкурса или аукциона по ФЗ-223. Данные о стоимости товаров, работ и услуг запрашиваются с той же целью, что и в ФЗ-44 — для выявления актуальных цен и определения НМЦК.

Письмо с просьбой предоставить информацию о ценах составляется аналогично 44-ФЗ.

На основании этого закона действует дополнительный конкурентный способ определения поставщиков, именуемый запросом предложений. Заказчик размещает в системе извещение о проводимой таким образом закупке и подробно указывает всю необходимую информацию.

При этом к участию могут приглашаться определенные исполнители, соответствующие техническим критериям заказчика. В запросе предложений может участвовать любая организация, которая удовлетворяет требованиям организатора закупки.

Затем идет прием, рассмотрение и финальная оценка заявок. Членами комиссии учитываются как минимум два установленных критерия для оценки. В результате, по итогам процедуры, заключается контракт именно с тем поставщиком, который предложил самые выгодные условия.

Итог ЗП также отражается заказчиком на официальном сайте в открытом доступе.

Этот способ также может применяться в случае расторжения заказчиком действующих контрактов или же при повторном проведении конкурентных способов (конкурс, аукцион) и признании их несостоявшимися.

Например, не предлагаем посетить важный обучающий семинар, а увеличьте прибыль на 20-40 благодаря новой информации, полученной на семинаре. У нас нет готовых рецептов, мы не верим в то, что существуют ответы на вопрос как написать коммерческое предложение. Представляя некие данные другому человеку, лучше идти от общего к частному.

Партнер, направивший вам коммерческое предложение, в любом случае изучает вашу реакцию. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.

Закон регулирует отношения, направленные на обеспечение государственных и муниципальных нужд, частности, осуществление закупок товаров, работ и услуг подскажите, пожалуйста, как вы ведете журнал регистрации входящихисходящих документов (коммерческих предложений и тд.

Предложение своей продукции (3) пример, образец делового письма на английском языке.

А ведь вероятна работа наверное выяснить потребность клиента, делая ставку на неё, сообщая про определенные, принципиальные для получателя услуги либо продукты. Всегда делюсь в общении с менеджерами историей одной большой компании, в которой ранее пришлось работать.

С одной стороны неофициальное событие, а с другой придерживаться определенный требований делового этикета необходимо. Радиатор rolls-royce никогда не изменялся, не считая варианта, когда в 1933 году скончался сэр генри ройс, монограмма rr из красноватой стала темной.

Уверена, что письма-отказы, написанные в согласовании с предложенной структурой, имеют все шансы охарактеризовывать создателя такового письма (компанию) как грамотного, корректного, цивлибозованного делового.

Итоговая цифра должна быть в начале, а не в конце таблицы. Зао агат реализует ежедневники, записные книги и блокноты besser от 1-го из ведущих производителей германии.

к примеру, можно сказать, что действует скидка на весь продукт в прайсе, который приложен к письму. Если речь идет о жарком кп, то есть обращенном к определенному, может быть, неизменному партнеру, неотклонимым является персонифицированное воззвание.

Постарайтесь придерживаться умеренного объема предложения не пытайтесь в нем указать сходу всё.

Образец коммерческого предложения

Вот некие отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. Ниже размещен типовой бланк и эталон коммерческого предложения на строй работы вариант которого можно скачать безвозмездно.

затратная это учетный документ установленной формы, используемый для учета поступления.Ниже приведем несколько образцов коммерческих предложений на оказание разных видов.Порядок и правила наполнения журнальчика регистрации, эталон наполнения по предприятию.

7 наилучших образцов коммерческого предложения. потому тут необходимо составлять документ так, чтоб он способен был сходу заинтриговать получателя даже при беглом ознакомлении.

Готовые авто на протяжении недели проходят доработку в особом тестовом центре, где подвергаются 98 отдельным испытаниям.

к Протоколу вскрытия конвертов с заявками на

участие в

ЖУРНАЛ

регистрации полученных заявок на участие в запросе коммерческих предложений на право заключения договора на поставку нефтепродуктов с возможностью отпуска через АЗС, расположенных на территории ЗАТО Железногорск Красноярского края по талонам, для нужд муниципального предприятия ЗАТО Железногорск Красноярского края «Комбинат благоустройства» на III квартал 2013 года

N заявки Дата и время поступления конверта с заявкойФИО лица, передавшего заявкуСпособ подачи заявки на участие в конкурсеСостояние конверта с заявкойПодпись подавшего заявку на участиев конкурсеПодпись принявшегозаявку на участие в конкурсе
15 часов 30 минутБумажный носитель
16 часов 05 минутБумажный носительБез повреждений и признаков вскрытия

протокол
РАССМОТРЕНИЯ ЗАЯВОК НА УЧАСТИЕ ВЗАПРОСЕ КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ

г. Железногорск 17.06.2013 г.

http://mpkbu.ru.

Как запросить коммерческие предложения для обоснования нмцк. Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений Образец коммерческого предложения

Журнал регистрации входящих коммерческих предложений. Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений Журнал регистрации входящих коммерческих предложений образец

Запросы на коммерческие предложения Заказчик регистрировал в секретариате, ответы на эти запросы не регистрировались в секретариате. Скажите, является ли нарушением то, что заказчик не регистрировал ответы на запросы, чем это может грозить Заказчику.

Ответ

Оксана Баландина, шеф-редактор Системы Госзаказ

С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры.

С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.

Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.

В соответствии со ст. 22 Закона № 44-ФЗ начальная (максимальная) цена контракта , цена контракта, заключаемого с единственным поставщик ом (подрядчиком, исполнителем), определяются и обосновываются заказчиком посредством применения следующего метода или нескольких следующих методов:

  1. метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка);
  2. нормативный метод;
  3. затратный метод.

Для получения полного доступа к порталу ПРО-ГОСЗАКАЗ.РУ, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет не больше минуты. Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

В соответствии с ч. 2 ст.

22 Закона № 44-ФЗ, метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка) заключается в установлении начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), на основании информации о рыночных ценах идентичных товаров, работ, услуг, планируемых к закупкам, или при их отсутствии однородных товаров, работ, услуг.

Согласно ч. 20 ст. 22 Закона № 44-ФЗ методические рекомендации по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), устанавливаются федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.

Так методические рекомендации по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) (далее Методические рекомендации) установлены приказом Минэкономразвития России от 2 октября 2013 г. № 567.

Т.к. согласно ст. 22 Закона № 44-ФЗ и п. 2.1 Методических рекомендаций, обоснование НМЦК заключается в выполнении расчета указанной цены с приложением справочной информации и документов либо с указанием реквизитов документов, на основании которых выполнен расчет.

При этом в обосновании НМЦК, которое подлежит размещению в открытом доступе в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”, не указываются наименования поставщиков (подрядчиков, исполнителей), представивших соответствующую информацию.

Оригиналы использованных при определении, обосновании НМЦК документов, снимки экрана (“скриншот”), содержащие изображения соответствующих страниц сайтов с указанием даты и времени их формирования, целесообразно хранить с иными документами о закупке, подлежащими хранению в соответствии с требованиями Закона № 44-ФЗ.

Т.е., коммерческие предложения, которые были использованы для расчета и обоснования начальной (максимальной) цены контракта, не подлежат размещению в единой информационной системе, и у заказчика есть право не раскрывать наименования поставщиков (подрядчиков, исполнителей), представивших соответствующую ценовую информацию.

Но, например, по запросу участника закупки заказчик обязан разъяснить ему положения документации об закупке, в том числе порядок расчета и обоснования начальной (максимальной) цены контракта. При этом заказчик не обязан предоставлять участникам закупки коммерческие предложения, которые использовались для расчета и обоснования начальной (максимальной) цены контракта.

Считаем, что оригинал документации о закупке должен содержать, в том числе, коммерческие предложения от потенциальных участников, размещать же в ЕИС их не нужно.

Данные коммерческие предложения целесообразно хранить вместе с обоснованием цены контракта и иными документами о закупке. Т.к. они могут понадобиться, например, при разъяснении порядка обоснования цены по запросу участника закупки.

Порядок регистрации указанных коммерческих запросов не регулируется нормами Закона № 44-ФЗ. Т.е., Закон № 44-ФЗ не обязывает заказчика регистрировать их в секретариате. Это определяется внутренним порядком работы Вашей организации.

Журнал «Госзакупки.ру» – это журнал, на страницах которого практические разъяснения дают ведущие эксперты отрасли, а материалы готовятся при участии специалистов ФАС и Минфина. журнала – это высшая степень достоверности.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок – Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Примерная форма журнала регистрации поданных коммерческих предложений

Скачайте образец журнала регистрации входящих документов здесь (формат Word .doc) Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки. Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции.

Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений

Вместе с договорами должны храниться Коммерческие предложения, которые в свою очередьдолжны быть отражены в Журнале регистрации Коммерческих предложений (п.

2)Если по каким-то договорам у Вас проходила экономия и мы (или Вы) готовили допсоглашение,оно также дожно быть подложено к Договору! СКАЧАТЬ ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ПАПКА №5ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРОВЕДЕННЫМ ТОРГАМ ПО 44ФЗ(КОТИРОВКИ, АУКЦИОНЫ, КОНКУРСЫ) ПОЯСНЕНИЯ:Папке №5 — формируется у нас в ЮР_отделе!Здесь будет находиться вся Ваша Документация по проведенным закупочным процедурам (ТОРГИ)Вся документация по котировкам, аукционам, конкурсам, проведенным в течении года!Эту папку Вы получите (уже заполненную) в конце года от ЮР_отдела! Уважаемые Руководители и Контрактные управляющие!Мы предлагаем Вам провести данную работу по формированию папок для закупок на летних каникулахДО 01.09.2015 г.

Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений. Журнал регистрации входящих коммерческих предложений Предоставление коммерческого предложения

Журнал регистрации входящих коммерческих предложений. Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений Журнал регистрации входящих коммерческих предложений образец

Как правило, в инжиниринговых компаниях и на производственных предприятиях инженерные службы занимаютсявопросами поиска поставщиков на сложное техническое оборудование. Высококвалифицированные специалисты – инженеры составляют техническое задание или оформляют описание оборудования.

Если характеристики оборудования определены проектной документацией и это оборудование изготавливается под заказ, то специалисты инженерных служб осуществляют поиск компаний-производителей, запрашивают у них коммерческие предложения, взаимодействуют с ними по техническим вопросам, порой несколько раз переписывают заявку на заказ, чтобы она соответствовала форме предприятия-изготовителя.

Запрос предложений и поиск поставщика не являются основными должностными обязанностями специалистов инженерных служб, зачастую отнимают много времени и имеют высокие трудозатраты квалифицированных специалистов.

Мы провели небольшой эксперимент по запросу коммерческого предложения на электрооборудование, которое изготовляют под заказ. Заявка была от реального заказчика, мы вместо него проделали работу «вручную» по поиску производителя на изготовление электрооборудования, стоимость которого варьировалась от 1,5 до 2 млн. рублей.

Какие получились результаты?

Статистика следующая. 40% компаний не открыли электронные письма даже с названием в теме «Заявка». Эти письма попросту теряются в общей почте.

Из 24 прочитанных заявок:

8 компаний прислали прайсы, либо перенаправили на сайт заполнить их форму заявки;

6 компании ответили, что не изготавливают оборудование в данной комплектации, либо не повезут в наш регион;

Через 3 недели перезвонили 2 менеджера по продажам и спросили, есть ли у нас ещё потребность в оборудовании, которое производит их компания, при этом на предыдущую заявку не ответили, и они будут звонить с периодичностью 1 раз в месяц (такая работа)!

6 компаний проигнорировали заявку по иным причинам и ничего не ответили;

Только 2 компании направили адресные коммерческие предложения.

Мы потратили около 16 часов рабочего времени на поиск контактов, рассылку запросов в каждую компанию, сбор и анализ результатов. Как уже отмечено, некоторые компании не успевают обработать заявку вовремя, но телефон попадает в их базу, и они ещё долго будут звонить «в холодную» и выявлять потребность в их продукции.

Если оборудование дорогостоящее, то два коммерческих предложения это очень мало для анализа и принятия решения. Поэтому всё приходится повторять – обзванивать тех, кто не ответил, переписывать заявку, поэтому фактические трудозатраты удваиваются.

Что важно при запросе предложений?

При запросе предложений важно получить достаточное количество предложений, в удобном формате – для анализа, с необходимой информацией, и в заданные сроки. Задача не простая – это знают специалисты, которые занимается закупками регулярно.

Во-первых, необходимо найти контакты поставщиков и производителей оборудования. Во-вторых, сформировать запрос так, чтобы поставщики ответили в едином формате, удобном для сравнения.

В-третьих, задать вопросы, которые актуальны при заказе оборудования такие, как сроки изготовления, стоимость доставки, опыт работы, качество работы.

И, в-четвёртых, срок приёма предложений ограничен и для ускорения процесса получения предложений специалисты обзванивают даже своих поставщиков.

Как оптимизировать процессы поиска поставщиков и получения коммерческих предложений?

Одновременно должны быть соблюдены 4 критерия:

Количество предложений;

Удобный формат предложения;

Достаточность информации;

Соблюдение сроков приёма предложений.

Если первый критерий зависит от количества охваченных поставщиков, то остальные три – это к вопросу составления качественного запроса и профессионализма компаний-поставщиков, которые в своём предложении постараются соблюсти форму и ответить на все ваши вопросы.

Для охвата широкого круга поставщиков нет необходимости делать рассылку на 40-100 контактов. Одной публикацией запроса предложений в электронной системе RFP вы охватите всех качественных поставщиков и производителей, которые в заданные сроки ответят на ваш запрос.

Качественный запрос предложений можете составить по одному из образцов, представленных ниже. Оформите спецификацию, техническое описание или задание на оборудование или материалы отдельным документом, при необходимости приложите схему.

Если Вам необходимо 3-4 качественных коммерческих предложения от прямых поставщиков и производителей и у вас есть минимум одна неделя для сбора коммерческих предложений, то опубликуйте запрос предложений в электронной системе RFP, прикрепите спецификацию, техническое задание и(или) принципиальную схему. В заданные сроки вам ответят те поставщики и производители, которые готовы выполнить ваш заказ по вашим условиям. Самое главное, вы потратите на это не более 15 минут собственного рабочего времени, а дальше поставщики и производители сами свяжутся с вами для уточнения деталей заказа.

Что вы получаете в результате публикации потребности в закупке в системеRFP?

В результате публикации своей заявки на закупку в электронной системе RFP вы получите:

Три-четыре коммерческих предложения от прямых производителей без посредников и перекупщиков;

Гарантии недоступности ваших контактных данных для недобросовестных производителей и поставщиков, которые применяют методы холодных звонков; также ваши контактные данные не доступны для случайных посетителей ресурса RFP;

Экономию трудозатрат высококвалифицированных специалистов.

Что можете сделать прямо сейчас?

Вы можете бесплатно скачать образец запроса предложений под любые закупки и даже на выполнение работ. Если вы не нашли свой идеальный образец запроса предложений или у вас нестандартные задача или оборудование, то напишите об этом на электронную почту и обязательно вам ответим!

Если у вас уже сейчас есть потребность в запросе предложений на технически сложное оборудование по спецификации, то воспользуйтесь сервисом электронной площадки RFP.

1. Скачайте образец запроса коммерческих предложений, заполните его на бланке своей компании.

2. Подключите свою организацию к электронной системе RFP ().

3. Опубликуйте запросы коммерческих предложений на любые товары, материалы, оборудование или услуги на площадке RFP ().

Обращаем ваше внимание, что консультации наших высококвалифицированных специалистов, подготовка документации и публикация запроса предложений в электронной системе RFP осуществляется бесплатно! Обо всех условиях Вы можете узнать в разделе “Заказчики” и из презентации”Личный кабинет Заказчика или как эффективно работать в электронной системе RFP!” .

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок – Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Запрос на коммерческое предложение по 44-ФЗ + Образец 2019

Журнал регистрации входящих коммерческих предложений. Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений Журнал регистрации входящих коммерческих предложений образец

Законодателем установлено несколько способов определения начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Самым востребованным на данный момент является метод сопоставимых рыночных цен.

Чтобы по нему провести расчет заказчику необходимо проанализировать рынок. Самый простой способ получить актуальную информацию – запросить коммерческие предложения на требуемые товары или услуги у потенциальных поставщиков.

В этой статье мы рассмотрим особенности составления такого запроса.

Что такое коммерческое предложение

Коммерческим предложением принято называть документ, который подтверждает стоимость товаров или услуг, отвечающих заявленным характеристикам. Он составляется на официальном бланке организации, предоставляющей информацию. Передача коммерческого предложения не влечет за собой обязательств по заключению договора (однако лучше прямо указать, что оно не является офертой).

Необходимость сбора государственным заказчиком предложений от потенциальных поставщиков установлена статьей 22 44-ФЗ. Чтобы унифицировать процедуру сбора такой информации и расчета НМЦК Министерство экономики и развития России разработало рекомендации № 567 от 02.10.2013 г. В них содержится перечень мероприятий, которые должен провести заказчик для анализа рынка. 

Согласно действующим рекомендациям перед проведением закупки заказчик должен получить не менее трех коммерческих предложений. Если документов поступит больше, то в расчете НМЦК разрешено использовать те из них, которые содержат минимальные значения стоимости товаров или услуг. 

Срок действия коммерческого предложения

Экономическая ситуация в стране постоянно меняется, следовательно, коммерческие предложения поставщиков могут быстро потерять актуальность. Чаще срок действия цен на товары и услуги компания определяет самостоятельно и указывает эту информацию в своем прайс-листе. В тексте коммерческого предложения при этом прописывается дата, до которой цены считаются действительными.

Если поставщик не определил срок действия коммерческого предложения, то оно признается бессрочным. Однако, согласно пункту 3.

14 приказа Минэкономразвития №567, при расчете НМЦК целесообразно использовать информацию, предоставленную заказчику не более чем за 6 месяцев до даты проведения анализа рынка.

Поэтому перед каждой закупкой рекомендуется собирать обновленные коммерческие предложения.  

В ситуациях, когда нет возможности обновить ценовую информацию, разрешено использовать старые данные. При этом стоимость товаров и услуг пересчитывается с учетом поправочного коэффициента. Методика расчета приведена в пункте 3.18 Приказа №567.

Порядок получения коммерческих предложений

Для получения коммерческих предложений заказчик должен составить соответствующий запрос и разослать его потенциальным поставщикам. Рекомендуется отправлять просьбу пяти и более компаниям. Заказчик должен будет провести следующие мероприятия:

  1. Сформировать описание закупаемого объекта. Указать все требуемые количественные и качественные характеристики. Обозначить условия поставки, которые могут отразиться на итоговой стоимости продукции или работ.
  2. Определить компании, которые могли бы выступить в роли поставщиков.
  3. Составить запрос о предоставлении ценовой информации и оформить его на официальном бланке организации.
  4. Разослать подготовленный документ всем выбранным поставщикам. Для этого можно использовать факсимильную связь, а также электронную почту.
  5. Получить ответ и проанализировать предоставленную информацию.
  6. Произвести расчет НМЦК.

В случаях, когда заказчику не удается собрать коммерческие предложения, Минэкономразвития рекомендует провести анализ ранее заключенных аналогичных договоров. Сделать это можно, пользуясь реестром контрактов, размещенным в ЕИС. Ценовую информацию из них допустимо использовать при расчете НМЦК.

Запрос на предоставление коммерческого предложения

Порядок формирования запроса ценовой информации описан в пункте 3.10 Приказа № 567. Документ должен содержать в себе следующие сведения:

  1. Описание закупаемого объекта, количество товара и единицу его измерения, объем необходимых услуг или работ.
  2. Сведения, которые помогут определить идентичность товаров или услуг предлагаемых поставщиком.
  3. Ключевые условия контракта, заключаемого по итогам будущей закупки. Обязательно прописываются сроки и место поставки, порядок оплаты, размер обеспечения исполнения контакта, требования о наличии гарантийных обязательств.
  4. Информация о том, что предоставление коммерческого предложения не обязывает заказчика заключать контракт.
  5. Ссылка на то, что из ответа поставщика должны быть однозначно понятны предлагаемые им цены на товары или услуги, а также срок их действия.
  6. Крайняя дата подачи коммерческих предложений.

В тексте документа должны быть прописаны наименование и реквизиты заказчика, а также контакты лица, ответственного за сбор коммерческих предложений.

Перед тем как отправить запрос рекомендуется известить об этом потенциального поставщика посредством телефонного звонка.

Если документ отправляется по электронной почте, то в теме письма желательно указать фразу, которая пробудит в контрагенте желание предоставить информацию.

Пример документа:

На фирменном бланке

Исх. № 12/17 от 01.04.2018 г.                                                                    Директору ООО “Ромашка” Петрову П.П.

Запрос о предоставлении ценовой информации

Уважаемый Директор ООО «Ромашка», МУП «Горсвет» планирует проведение электронного аукциона на поставку моющего средства. В соответствии с требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г.

№44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и в целях изучения рынка цен на закупаемый товар, просим предоставить информацию о стоимости поставки товара, соответствующего указанным характеристикам.

Наименование товараТехнические и функциональные характеристики товараЕд. измеренияКоличество
 Средство для мытья посудыФлакон 500 мл. Срок годности не менее 1 года.штука100

Ключевые условия контракта, заключаемого по результатам закупочной процедуры:

Срок поставки: в течение 10 рабочих дней с момента заключения договора.

Место поставки: г. Москва, ул. Спортивная, д.1 

Порядок оплаты: в течение 15 дней с момента поставки товара.

Размер обеспечения заявки: 1500 рублей.

Размер обеспечения контракта: 10000 рублей.

В ответ просим указать цену на предлагаемый товар, а также срок ее действия. Коммерческое предложение должно быть передано заказчику не позднее 20.02.2018г. на электронный адрес Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Ответ на запрос не влечет за собой возникновения каких-либо договорных обязательств.

Директор МУП «Горсвет» ____________________ Иванов Иван Иванович

У кого запрашивать коммерческие предложения

Согласно требованиям пункта 3.7.1 Приказа №567 запросы на предоставление ценовой информации рассылаются поставщикам, имеющим опыт аналогичных поставок.

Информация о таких компаниях должна отсутствовать в реестре недобросовестных поставщиков. Для расчета НМЦК не могут быть использованы сведения, полученные из анонимных источников.

Коммерческие предложения на товар, не отвечающий требуемым параметрам, также не рассматриваются.

Для поиска потенциальных поставщиков заказчикам разрешено использовать различные информационно-поисковые системы и прочие общедоступные источники. Поможет также и реестр контрактов, опубликованный в ЕИС. 

Журнал регистрации коммерческих предложений образец

Журнал регистрации входящих коммерческих предложений. Порядок регистрации заказчиком поступивших коммерческих предложений Журнал регистрации входящих коммерческих предложений образец

Этот вспомогательный документ обусловлен потребностью конкретного заказчика. Обязательной или строго установленной формы нет. Однако вести и пополнять его актуальной информацией не только удобно, но, как правило, необходимо.

Предложение на ряд процедур может быть подано в письменной форме в запечатанном конверте. У заказчика в связи с этим возникает обязанность зарегистрировать ее и выдать расписку о получении. В ряде госорганов установлен порядок приема корреспонденции. Тогда обязанность вести регистрационную книгу подкрепляется внутренним регламентом.

Другим примером необходимости вести такую книгу является регистрация с указанием хронологии подачи предложений в запросе котировок.

Согласно правилу 44-ФЗ, при их рассмотрении заказчик ориентируется на критерий наиболее низкой цены.

Но когда возникает ситуация с подачей нескольких предложений с одинаковой низкой ценой, закон установил, что победит та, которая поступила ранее других (ч. 6 ст. 78 44-ФЗ).

Заполненный заказчиком журнал регистрации котировочных заявок придет на помощь. Дата и время поступления каждого конверта будут подтверждены соответствующей регистрационной записью. Еще такой документ предотвратит прием двух и более заявок на котировочную процедуру (запрет по ч. 4 ст. 78) и поможет при нарушении участником сроков подачи.

В целом документ находит применение в любой закупочной процедуре. Так, и в конкурсе, и в запросе предложений, на которые предусмотрена бумажная форма подачи заявок, зафиксированные в книге регистраций данные окажут поддержку заказчику.

Более того, даже в электронных процедурах от функции ведения журнала не отказались, а делегировали ее оператору электронной площадки. Он присваивает номер корректно направленному предложению и отклоняет те, которые поступили с нарушениями.

Как заполнить журнал регистрации

Рекомендуем вести сквозную нумерацию, четко фиксировать даты и время события. Если данные в журнал заносятся со слов третьих лиц, то упоминать их Ф.И.О. и их должности. Также следует заносить сведения о способе поступления предложений.

Также имеет смысл указывать данные по каждой процедуре (номер и дата извещения) и включить в содержание в отношении поступивших заявок следующую информацию:

  1. № п/п.
  2. Дата и время поступления.
  3. Регистрационный номер.
  4. Форма (бумажный носитель, электронный документ).
  5. Отметки о состоянии при поступлении (без повреждений / с наличием повреждений).
  6. Способ передачи.
  7. Ф.И.О., подпись лица, от которого получено поступление (действует непосредственно или через представителя).
  8. Отметки о выдаче расписки в получении.
  9. Ф.И.О., должность и подпись ответственного лица заказчика.

к Протоколу вскрытия конвертов с заявками на

участие в запросе коммерческих предложений

регистрации полученных заявок на участие в запросе коммерческих предложений на право заключения договора на поставку нефтепродуктов с возможностью отпуска через АЗС, расположенных на территории ЗАТО Железногорск Красноярского края по талонам, для нужд муниципального предприятия ЗАТО Железногорск Красноярского края «Комбинат благоустройства» на III квартал 2013 года

Дата и время поступления конверта с заявкой

ФИО лица, передавшего заявку

Способ подачи заявки на участие в конкурсе

Состояние конверта с заявкой

Подпись подавшего
заявку на участие

Подпись принявшегозаявку на участие

в конкурсе

15 часов 30 минут

Без повреждений и признаков вскрытия

16 часов 05 минут

Без повреждений и признаков вскрытия

протокол
РАССМОТРЕНИЯ ЗАЯВОК НА УЧАСТИЕ ВЗАПРОСЕ КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ

г. Железногорск 17.06.2013 г.

1. Предметом закупки посредством запроса коммерческих предложений является право назаключение договора на поставку нефтепродуктов с возможностью отпуска через АЗС, расположенных на территории ЗАТО Железногорск Красноярского края по талонам для нужд Муниципального предприятия ЗАТО Железногорск Красноярского края «Комбинат благоустройства» на 3 квартал 2013 года.

Извещение о проведении закупки было размещено на официальном сайте http://***** и на сайте предприятия http :// mpkbu . ru .

Начальная (максимальная) цена договора: Лот 1 – 476100 рублей; Лот 2 – 2686800 рублей; Лот 3 – 3471600 рублей.
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.