+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Журнал регистрации заявлений работников. Журнал регистрации справок, выданных работникам Как регистрировать заявления сотрудников образец

Содержание

Журнал регистрации справок

Журнал регистрации заявлений работников. Журнал регистрации справок, выданных работникам Как регистрировать заявления сотрудников образец

Артикул 00-00003212

Журнал учета справок и копий документов применяется для регистрации документов, выдаваемых кадровой службой по запросу работника.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.(ТК РФ, Часть III, статья 62)Справка с места работы предназначена для подтверждения следующих фактов: фактическое место работы, должность или профессия, стаж работы, размер заработной платы и др. Справки оформляются на фирменном бланке организации, содержащем реквизиты организации, адрес и телефон. Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления. Например: посольство иностранного государства, ОВИР, суд, РУВД и т.д.Копия трудовой книжки или выписки из нее выдаются работнику по его письменному заявлению не позднее 3 дней со дня подачи этого заявления (ст. 62 ТК РФ).Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Для придания копии юридической силы ее необходимо заверить. Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.Реквизит «Отметка о заверении копии» описан в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.26). Эта отметка включает:заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.В связи с тем, что копия трудовой книжки или выписка из нее выдаются работнику на руки, отметка о заверении копии дополняется оттиском печати организации или кадровой службы. Если копия трудовой книжки или выписка из нее располагаются на нескольких страницах, то отметка о заверении копии при необходимости может помещаться в конце каждой страницы.Выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее имеют право работодатель или специально уполномоченное им лицо, которое приказом (распоряжением работодателя) назначено ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.(ГОСТ Р 51141-98)Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.Обратите внимание, что в соответствии с п. «ж» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Журналов учета справок и копий документов установлен срок хранения 3 года (с даты закрытия журнала). Графы для заполнения1. № п/п2. Дата3. ФИО работника4. Справка, копия ,выписка 5. справки наименование документа6. Наименование организации7. Справку /копию выдал8. Подпись сотрудника

ВАЖНО: Журнал учета справок и копий документов НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала. Все страницы журнала пронумерованы.

Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф.

Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф.

Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже:

  • Журнал регистрации справок, выданных работникам
  • Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам
  • Журнал регистрации служебных заданий
  • Журнал регистрации актов
  • Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)
  • Журнал регистрации и учета личных карточек

Журнал «пустой» — с незаполненными шапками граф выпущен в удобном формате (А4, книжный).

Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ).

Бумага белая качественная 80 г. 72 страницы

Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 2100 строк для записей. Ширина граф удобная.

Титульная страница «пустого» журнала — с незаполненными шапками граф выглядит следующим образом:

Таким образом, на титульной странице «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф самостоятельно заполняется наименование работодателя, а также пишется, что регистрируется/учитывается в журнале. Приведем примеры.

Пример 1

Пример 2

Пример 3

Пример 4

Пример 5

Пример 6

Пример 7

Пример 8

Пример 9

Пример 10

Пример 11

Пример 12

Графа «Начат: «___»_________20___г.» заполняется при открытии журнала. Графа «Окончен: «___»_________20___г.» заполняется при закрытии журнала.

На второй и третьей страницах журнала размещен раздел «Работники, ответственные за ведение журнала».

Остальные страницы журнала содержат пустые графы – по 5 граф на каждой странице. Первая графа немного уже, остальные – одинаковой ширины. Помимо строки-«шапки» на каждой странице 30 строк для заполнения.

Если Вы хотите вести журнал, имеющий мало граф (1-5), то можно делать записи на каждой странице. Если Вы планируете вести журнал, имеющий больше граф (6-10), то можно его вести «на разворот», строки на страницах слева и справа находятся ровно друг напротив друга.

Примеры заполнения содержательной части «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф

Пример 1. Журнал регистрации справок, выданных работникам

Пример 2. Журнал регистрации служебных заданий

Пример 3. Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам

Пример 4. Журнал регистрации актов

Пример 5. Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)

Пример 6. Журнал регистрации и учета личных дел

Пример 7. Журнал регистрации и учета личных карточек

«Пустой» журнал — с незаполненными шапками граф пронумеровывается самостоятельно.

Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). В таком случае на последней странице журнала об этом можно сделать соответствующие записи.

Как заполнить и вести журнал регистрации справок

Журнал регистрации справок, выданных работникам, облегчает поиск нужной информации и позволяет делать выборки для статистики. Помимо этого, руководитель, основываясь на реестре, может осуществлять контроль за выполнением соответствующих задач для определения объема выполненных видов работ, оценки эффективности работы отдела кадров и т.п.

Скачать документы из статьи:

Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам образец.doc

Другие обязательные документы

Утвержденной формы журнала регистрации справок в 2019 году не существует, каждое предприятие вправе вести его в произвольной форме. Можно приобрести готовый формуляр и заполнять его, можно самостоятельно составить свой по нашему образцу, распечатав бланк.

Некоторые предприятия ведут учет выданных справок в электронном виде, используя MS Excel или специальные программы для организации документооборота.

В каком бы виде журнал не существовал в организации, его структура будет если не одинаковой, то весьма схожей. При большом количестве оформляемых документов допустимо организовать их дифференцированный учет — к примеру, по видам, по подразделениям и т.д.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно

Если делопроизводитель составляет журнал самостоятельно, он может использовать простую тетрадь формата А4, озаглавить ее соответствующим образом с указанием названия предприятия, а также отметить на обложке дату начала учета и оставить место для последующей даты его окончания.

► С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

В журнале регистрации справок в 2019 году желательно пронумеровать страницы, прошить его, сделав заверительную надпись «в журнале прошито и скреплено количество листов», завизировать подписью руководителя и поставить печать.

На первом листе будет располагаться раздел «Работники, ответственные за ведение журнала», в зависимости от объемов предприятия можно выделить на него 2-3 листа.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. Обычно это кадровый работник или же секретарь-делопроизводитель. Сложностей с заполнением раздела возникать не должно. Оформляется он в виде удобной таблички со столбцами:

  • номер по порядку;
  • начало работы с журналом;
  • окончание работы;
  • ФИО ответственного лица;
  • его должность;
  • реквизиты приказа руководителя, на основании которого на данного сотрудника возложена ответственность по регистрации;
  • подпись.

Основной раздел формуляра также представляется в табличном виде и содержит следующие сведения:

  • номер строки. Для каждого выданного документа предназначена отдельная строка, без пропусков между ними, во избежание регистрации «задним числом»;
  • дата выдачи справки, совпадающая с датой, указанной на самом документе;
  • ФИО работника, который запросил документ, его должность;
  • содержание документа (о размере зарплаты, об отчислениях в ПФ, о периоде работы и т.п.);
  • ФИО и должность выдавшего работника;
  • цель выдачи, место предоставления;
  • роспись просителя в получении. Если документ не передавался лично в руки, необходимо записать, каким способом он был передан сотруднику (заказное письмо, курьер);
  • целесообразно создать дополнительную графу для примечаний в нестандартных случаях (например, для внесения в нее исходящего реквизита, если таковой имеется)

Последовательность колонок и заголовки граф должны быть идентичны на каждом развороте. Когда журнал заканчивается, его отправляют в архив и заводят новый. В этом случае необходимо означить нумерацию томов в хронологическом порядке.

Исправление ошибок

Исправления в журнале регистрации справок допустимы. Ошибочная запись перечеркивается аккуратной линией, а верная информация записывается либо выше зачеркнутой, либо, если позволяет место, строкой ниже (без присвоения этой строке нового порядкового номера).

Если изначально верстается самостоятельно, разумно будет не экономить бумажное пространство и делать строки побольше по высоте, тогда при необходимости внести исправления, не придётся мельчить, и помарка не будет выглядеть неразборчивой и неаккуратной.

Обратите внимание

Потеряли или испортили кадровый документ? Собрали для вас полезную статью о том, что делать в таких ситуациях, что восстановимо и как, а что уже не восстановить

Оформив исправление по всем правилам, необходимо проставить рядом с ним надпись «Исправленному верить», а также подписи лиц: ответственного за ведение журнала и выдавшего справку (если это один и тот же человек, разумеется, подпись будет только одна).

новость Новые правила: Как Роскомнадзор теперь проверяет отдел кадров

Тема номера Роструд разрешил продлевать срочный трудовой договор. Стоит ли ему верить?

Также читайте о том, как в 2019-м вернуть деньги, которые потратили на лечение и учебу, как избежать штрафа за ошибки в СЗВ-М и какие изменения в правах многодетных доставят больше всего проблем.

Журнал регистрации заявлений работников. Журнал регистрации справок, выданных работникам Как регистрировать заявления сотрудников образец – Мир закона

Журнал регистрации заявлений работников. Журнал регистрации справок, выданных работникам Как регистрировать заявления сотрудников образец

Журнал регистрации справок, выданных работникам, облегчает поиск нужной информации и позволяет делать выборки для статистики. Читайте о том, как его правильно заполнять и вести, скачайте образец

Сколько хранить журнал

В соответствии с п. «ж» ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций», с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.00, для журналов учета справок и копий документов установлен срок хранения 3 года (с даты закрытия).

Источник:

Журнал регистрации заявлений о выдаче документов связанных с работой

Работник не должен объяснять причины, по которым он запрашивает документы, связанные с его работой. Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать. Запрашиваемый документ должен быть оформлен надлежащим образом и заверен работодателем.

Общим требованием к оформлению является наличие даты и номера регистрации документа в организации, подпись лица, которое утвердило или составило данный документ. На копиях документа ставится отметка о месте нахождения подлинника.

Все копии документов заверяются подписью руководителя, индивидуального предпринимателя или работника отдела кадров, имеющего такие полномочия. Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя.

Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии.

Источник: http://allzakon.ru/obraztsy/obrazets-zhurnala-registratsii-spravok-vydannyh-rabotnikam.html

Журнал регистрации заявлений работников

Сотрудники предприятия имеют возможность обратной связи с работодателем, которая осуществляется посредством подачи заявлений. В специальный журнал регистрации заявлений работников, если он входит в систему документооборота предприятия, вносятся все подобные обращения. Ведение журнала осуществляется ответственным лицом, назначенным по приказу руководителя.

Из статьи вы узнаете:

  • зачем нужен журнал регистрации заявлений работников;
  • как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников;
  • каков срок хранения журнала регистрации заявлений работников.

Зачем нужен журнал регистрации заявлений работников

Трудовые взаимоотношения между работником и работодателем регулируются соответствующим образом оформленной двусторонней сделкой — трудовым договором.

Этим документом, а также коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами устанавливается исчерпывающий регламент трудового процесса.

Но в процессе взаимодействия и работодателю, и работнику необходимо каким-то образом доводить до сведения другой стороны свои пожелания и сообщать о необходимости реализации того или иного своего права, оговоренного законом.

Свое управляющее воздействие работодатель осуществляет в оперативном порядке, издавая и доводя до сведения работников приказы и распоряжения.

Работники, со своей стороны, могут реализовать свои права и потребности, обратившись к работодателю в лице руководителя организации, написав заявление в письменном виде.

Оформленное надлежащим образом письменное заявление является юридически значимым документом и подлежит регистрации в специальном журнале.

Журнал регистрации заявлений работников не является обязательным документом, наличие которого установлено требованиями законодательства. Каждый работодатель вправе самостоятельно определять, необходимо ли включать такой журнал в систему документооборота предприятия.

Решение данного вопроса зависит не столько от специфики производственной деятельности компании, сколько от количества штатных единиц. Даже если предприятие небольшое, журнал регистрации заявлений лишним документом не будет.

Он необходим не только для того, чтобы заявления не ложились «под сукно» или не были просто потеряны, но и для того, чтобы, в случае трудового спора, стать подтверждением правоты одной из его сторон.

Подавляющая часть заявлений, которые составляют сотрудники, касается просьб о предоставлении отпусков или дней отдыха, а также увольнения.

Регистрация заявлений и последующее внесение сведений о зарегистрированных обращениях в журнал регистрации заявлений работников позволяет отследить момент, с которого начинается исчисление сроков, установленных законом для реагирования на данное обращение.

Как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников

Образец журнала регистрации заявлений работников не имеет унифицированной или типовой формы.

Но почти на всех предприятиях, где такие журналы ведутся, их форма приблизительно одинакова, она сложилась в результате практики кадрового делопроизводства.

Каждый работодатель волен вносить в этот журнал те графы, которые считает необходимыми, поэтому их количество и содержание догмой не являются.

В общем случае, в журнале регистрации заявлений работников данной организации должны фиксироваться все заявления, поданные работниками, независимо от тематики излагаемых в них просьб и обращений.

Но, естественно, для этого необходимо, чтобы работники подавали их в установленном порядке — через лицо, назначенное приказом ответственным за регистрацию заявлений, или же через специализированную службу — канцелярию. При этом заявление должно быть подано в двух экземплярах, на каждом из которых проставляется входящий номер.

После чего один экземпляр отдается на руки работнику, а второй остается у работодателя и информация о нем вносится в журнал регистрации заявлений.

Обратите внимание: Чтобы заявление имело юридический статус, необходимо обязательное заполнение такого реквизита, как «Дата подачи заявления». Достаточно, чтобы эта дата была проставлена под собственноручной подписью работника.

Если такой документ работодатель сочтет нужным включить в систему документооборота компании, целесообразно установить и порядок заполнения журнала регистрации заявлений работников.

Этот порядок может регламентироваться одним из локальных нормативных актов, например, положением о кадровом делопроизводстве.

В нем необходимо оговорить и то, каким образом должны вносится исправления и дополнения в данный журнал.

Примеры заполнения журнала регистрации заявлений работников

Журнал регистрации заявлений можно оформить самостоятельно, выделив для этих целей общую тетрадь, готовый журнал также можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах или через интернет.

Вы также можете скачать пустую форму журнала здесь.

Как и всякий подобный регистрационный документ, журнал регистрации заявлений работников должен иметь титульный лист. Образец титульного листа представлен ниже.

Все листы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. На его последнем развороте концы нити заклеиваются бумажной формой, на которую в подтверждении указанных на ней сведений ставится подпись ответственного за ведение журнала лица и печать канцелярии. Образец опломбирования представлен ниже.

Ниже представлен журнал регистрации заявлений работников. Образец может быть дополнен и изменен в соответствии с учетом потребностей конкретного предприятия.

Срок хранения журнала регистрации заявлений работников

Работодатель, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ, обязан обеспечить сохранность документов по личному составу. Как и все остальные кадровые документы, журналы регистрации заявлений работников также подпадают под действие данного закона.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210851-qqq-17-m4-jurnal-registratsii

Ведение журнала регистрации уведомлений работникам образец

Журнал регистрации заявлений работников. Журнал регистрации справок, выданных работникам Как регистрировать заявления сотрудников образец

О каких-либо изменениях в рабочем процессе, трудовом договоре или других организационных процессах в компании руководство обязано сообщить работнику. Сделать это можно путем уведомления. Подобные документы составляются регулярно, поэтому для их учета создают журнал регистрации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Понятие уведомления

Уведомление – документ не обязательный, но удобный для кадровой службы. Чаще всего оно отправляется в письменном виде.

В нем указывается:

  • полное наименование организации;
  • отправитель (директор или специалист отдела кадров) и получатель (сотрудник);
  • название и заголовок. Например, уведомление о расторжении трудового договора;
  • регистрационный номер и дата отправки;
  • причины, по которым оно высылается, их обоснование;
  • подпись сотрудника, направившего документ;
  • Факт получения и ознакомления с содержанием уведомления подтверждается путем проставления подписи получателя и даты получения в ознакомительной визе.

Образец уведомления о сокращении:

Зачем нужен журнал и как он выглядит?

Для учета и контроля уведомлений, на предприятии заводят специальный регистрационный журнал. Помимо того, что в нем отражена и сгруппирована информация обо всех уведомлениях, ведение журнала выданных уведомлений исключает возможность фальсификации данных путем регистрации уведомлений задним числом.

Унифицированной формы и требований к внешнему виду журнала, установленных законодательно, нет. Не запрещено использовать обычную тетрадь. Но для его сохранности и доказательства достоверности указанных данных, лучше использовать бумажный носитель с твердым переплетом и прошитыми пронумерованными страницами.

Здесь можно скачать бесплатно форму журнала регистрации уведомлений.

Содержательная часть документа включает два раздела:

  1. Заголовок. Указывается название журнала, наименование компании, количество страниц, дата начала и окончания ведения.
  2. Таблица. Состоит из следующих столбцов:
  • порядковый номер;
  • дата создания уведомления;
  • регистрационный номер;
  • Ф.И.О. специалиста, направившего уведомление, и его должность;
  • сведения о сотруднике, которому оно направлено;
  • дата вручения;
  • отметка об ознакомлении.

Так может выглядеть журнал регистрации:

Каждая организация составляет журнал по своему усмотрению, добавляя, убирая или объединяя столбцы. Также в продаже имеются готовые журналы в удобном книжном формате с уже напечатанной основой.

Таким же образом ведется и журнал по технике безопасности. Подробнее об этом читайте тут.

Правила ведения и хранения

За сохранность и ведение документа отвечает ответственный специалист отдела кадров или делопроизводитель (если есть). Все записи вносятся по порядку. Ошибочная запись фиксируется, аккуратно перечеркивается и ставится подпись лица, вносившего его.

Разрешается вести электронную версию журнала, но в этом случае не получится подтвердить достоверность данных подписями сотрудников, а также высок риск потери информации.

Рекомендуется заводить новый журнал на каждый рабочий год. Срок хранения документа составляет 5 лет.

Журнал регистрации уведомлений представляет собой книгу с одной большой таблицей. В ней отражены основные сведения об отправленных уведомлениях сотрудникам компании. Наличие записи и подпись получателя в журнале лишний раз доказывает факт донесения до работника необходимой информации.

Такие же журналы многие предприятия ведут для внесения предложений сотрудниками. Так мнение каждого работника не останется незамеченным.

Посмотрите видео о регистрационных журналах:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Журнал регистрации справок, выданных работникам. Как заполняется журнал регистрации заявлений работников? Журнал регистрации заявлений работников на увольнение образец

Журнал регистрации заявлений работников. Журнал регистрации справок, выданных работникам Как регистрировать заявления сотрудников образец

Поступившие письменные обращения к руководству предприятия от сотрудников, в которых они излагают свои намерения о будущих действиях в правовых отношениях с организацией, должны быть учтены в книге для фиксации внутренней документации.

Иногда для этого заводят отдельный журнал учета. Зачем нужно регистрировать письменные обращения работников, и кто это должен делать в компании — рассмотрим в нашей статье.

Зачем вести учет заявлений?

Заявления персонала являются юридическим документом и оказывают широкое влияние на решение различных вопросов в кадровой сфере.

На бумаге сотрудник излагает просьбу или согласие о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении, переводе и т. д.

В законодательстве РФ о письменных обращениях рабочего к руководству в процессе трудовых отношений упоминается во многих нормативных актах. Особенно часто на них ссылаются в статьях ТК России.

В заявлении лицо лично описывает свой вопрос для согласования с работодателем. Во всех случаях обращения в нём обязательно присутствует:

  • название структурного подразделения;
  • занимаемые должности работодателя и сотрудника;
  • фамилии с инициалами руководителя и подчиненного;
  • дата составления документа;
  • личная подпись обращающегося лица.

Для удовлетворения или отказа в просьбе, изложенной рабочим на бумаге, документ рассматривается руководителем, которому он адресован. Начальник описывает принятое решение в резолюции, которая служит основанием к созданию и оглашению приказа по личному составу предприятия.

При передаче письменного заявления от сотрудника к руководителю на нем указывают реквизиты о регистрационном номере и дате, когда человек сдал его в приемную. Запись о порядковом номере и дате получения данного документа от рабочего вносят в книгу регистрации.

Кто и когда ведет учет?

При внесении учетных записей в журнал происходит официальное подтверждение свершившегося факта получения письменного обращения от сотрудника. Фиксация даты приема с присвоением порядкового номера документу придает ему юридическую силу. До этого момента изложенные на бумаге мотивации по вопросам трудовых отношений между работником и руководством не имеют весомого значения.

Четких правовых оснований о ведении книги регистрации в законодательстве России нет, поэтому этот вопрос решается на уровне внутреннего документооборота по предприятию.

Заводить или нет такой журнал, должно быть указано в приказе о порядке ведения документации. Если организация имеет большой штат сотрудников, то его лучше оформить отдельным документом. Компаниям с небольшим можно регистрировать заявления в журналах внутреннего учета движения документов.

Регистрация заявлений при поступлении их к руководителю на рассмотрение и принятие решения проводится секретарем или работником отдела кадров. Ответственность за выполнение данной обязанности наступает по распоряжению руководства учреждения после ознакомления исполнителя под роспись.

Нужно учесть, что срок хранения работников, утвержденный Росархивом 06.10.2000, установлен в 75 лет. Поэтому заявления, автобиографии, копии приказов и журналы учета подлежат архивации и хранению на протяжении указанного срока.

Какие заявления регистрируются?

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • на отпуск;
  • об отгулах;
  • о переводе на другое рабочее место;
  • о других кадровых вопросах, связанных с трудовыми отношениями между сотрудниками и их работодателем.

Порядок заполнения документа

Поскольку общей унифицированной формы в трудовом законодательстве России не предусмотрено, то кадровые службы предприятий разрабатывают книгу в произвольной форме. Страницы в ней имеют вид таблиц, в которые построчно вносят данные о каждом полученном заявлении. В строку записывается следующая информация:

  • номер по порядку и дата получения письменного обращения;
  • занимаемая должность и ФИО заявителя;
  • кратко излагают смысл документа (об увольнении, отпуске, отгуле, и т. д.);
  • содержание вынесенной резолюции руководителя.

В книгу вносятся только такие графы, которые необходимы для дальнейшей работы. Учетные записи вносят постепенно, в порядке поступления каждого очередного документа и датируют числом предъявления его к рассмотрению.

Журнал шнуруется с указанием в заверительной надписи, сколько страниц в нем пронумеровано.

Инструкция

При поступлении заявления от сотрудника проверьте, чтобы на нем стояла дата и подпись самого сотрудника, а также от его непосредственного начальника. Для регистрации на самом документе напишите «Получено», поставьте текущую дату приема заявления. Далее укажите должность того, кто регистрирует документ, напишите регистратора и поставьте подпись.

В соответствующих полях журнала внесите сведения о дате поступления, полном имени сотрудника, подавшего заявление. Для крупного предприятия необходимо также дополнительно указать структурное подразделение и табельный номер . Далее укажите суть документа (увольнение, отпуск или другое). В отдельном поле запишите резолюцию руководителя, проставленную на заявлении.

При поступлении любого заявления по необходимо заполнить входящей корреспонденции. Присвойте заявлению порядковый номер входящего документа.

В журнале укажите дату его получения, полное наименование и адрес отправителя, а также сотрудника, расписавшегося в принятии письма. Таким же образом отметьте в журнале документа и конечную резолюцию по нему руководителя.

Входящий документ необходимо зарегистрировать сразу же по его прибытии.

Источники:

  • как регистрируется документ
  • Заявления, представляемые на государственную регистрацию

Регистрация входящего документа – это фиксация факта получения документа в организации. Будь то бумажный документ или электронный, ему необходимо присвоить регистрационный индекс и сделать отметку о его получении в регистрационных формах. Это необходимо для контроля за исполнением документации и облегчения поиска нужной информации.

Вам понадобится

  • – компьютер с доступом в интернет;
  • – браузер.

Инструкция

Запустите программу «СБ Входящие документы», чтобы провести регистрацию входящего документа. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы внести документ. Выберите команду «Новый документ», присвойте порядковый номер .

Заполните поле «На чье имя», по умолчанию это директор организации, если получатель документа другой, нажмите кнопку справа от поля и внесите другой элемент в справочник, например, заместитель директора. Выберите тему документа, для начала внесите ее в справочник.

Щелкните по черной стрелке, в пустой строчке введите тему документа. Нажмите кнопку «Закрыть», далее выберите введенную тему в поле.

Присвойте документу код, чтобы дополнить регистрационный индекс, далее установите дату получения документа, ее же нужно проставить на входящем документе, далее присвойте входящий номер документа, его тоже нужно отметить на самом документе. Далее перенесите с входящего документа его дату и номер. Регистрация входящего документа от физического лица возможна, нажмите кнопку «Физическое лицо» и введите данные о нем.

Заполните поле «От кого», чтобы зарегистрировать входящий документ. Щелкните по черной стрелочке и добавьте в справочник отправителя, или выберите в этом поле уже существующего. Далее заполните поле «Краткое описание и резолюция».

Здесь внесите суть документа, а также резолюцию руководителя (что нужно сделать, в какие сроки). Заполните поле «Кому направлен», это облегчит дальнейший контроль за исполнением документа. Внесите эту информацию из резолюции руководителя.

Заполните поле «Кто подписал», добавив сначала должностное лицо в соответствующий справочник. Выберите дату контрольного срока исполнения в соответствующем поле. Это позволит программе напомнить о приближающихся сроках исполнения документа. Заполните дату исполнения документа.

Загрузите документ в систему, нажав кнопку «Обзор». Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить регистрацию входящего документа.

Запустите альтернативную программу, чтобы зарегистрировать входящий документ. Программы для электронного документооборота подразумевают аналогичную последовательность действий с регистрацией входящих документов. Используйте такие программы, как «Делопроизводство», «Евфрат», «Дело».

по теме

Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем – задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря.

Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству.

Если же она отсутствует, при обработке новых документов нужно придерживаться определенного порядка действий.

Вам понадобится

  • – журнал регистрации входящей корреспонденции;
  • – штамп «Входящее письмо».

Инструкция

Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным (бумажным).

Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию.

Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.

Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему – простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами:1. Дата регистрации.

Входящие письма учитывайте в день получения передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма.

Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Автор письма (организация, частное лицо), например, «ООО «Встреча» или «Администрация области, заместитель главы В.С.

Сидоров» и т.д.;4. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам.

Например, «О заключении договора на транспортные услуги» или «О предоставлении сведений по налогу на прибыль до 12.12.2011» и т.д.;5. Исполнитель. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения.

Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.6. Примечания. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.